Round table Od

De round table-expertgroep bestond uit een gemêleerd gezelschap van collega’s uit het werkveld. Zij hielden voorafgaand aan de round table een drietal presentatie over respectievelijk ‘actieve openbaarheid’, ‘werken aan authenticiteit met een businessgame’, en ‘naar een hoog kwalitatief, transparant en toegankelijk gegevenslandschap’.

De deelnemers:

De round table-expertgroep bestond uit een gemêleerd gezelschap van collega’s uit het werkveld. Zij hielden voorafgaand aan de round table een drietal presentatie over respectievelijk ‘actieve openbaarheid’, ‘werken aan authenticiteit met een businessgame’, en ‘naar een hoog kwalitatief, transparant en toegankelijk gegevenslandschap’.

De deelnemers:

• Michiel Simons, werkzaam bij de gemeente Haarlem; hij helpt als senior adviseur Informatiebeheer de gemeente om haar data actief open te stellen en te delen met de burger. 
• Jack Karelse, beleidsmedewerker DIV bij de gemeente Borsele en trainer Informatiebeheer bij VHIC; gaat met behulp van business games het gesprek aan op verschillende lagen van de organisatie over zaken betreffende de informatiehuishouding. 
• Arjan El Fassed, directeur Open State Foundation door omstandigheden verhinderd; zijn plek werd ingevuld door André Plat, projectleider en adviseur E-diensten bij KING en tevens redacteur bij Od. 

Onder leiding van hoofdredacteur Jeroen Jonkers schoven zij gezamenlijk aan tafel om verder van gedachten te wisselen. Een verslag.

In goed vertrouwen
Jeroen Jonkers stelt vast dat authenticiteit, oftewel geloofwaardigheid, de rode draad vormt in de drie presentaties en geeft het woord aan André Plat. Deze zet gelijk de toon: “De overheid moet anders omgaan met de burger! Het gaat over vertrouwen. Als je ambtenaar bent, mag je ervan uitgaan dat iemand is wie hij zegt dat hij is.” De overheid lijkt burgers met open armen te ontvangen, maar checkt op de achtergrond eerst direct de identiteit van de persoon in kwestie. Michiel Simons is het hiermee eens: “Breng eerst je risico’s in kaart en acteer daarop.”

Jonkers geeft aan dat het lijkt alsof de overheid stimuleert om zaken niet eerlijk in te vullen om zodoende meer kans te maken op iets wat we willen. De overheid is zelf ook niet transparant en eerlijk naar de burger toe. De anekdotes rollen over de tafel hoe ‘kenners’ wisten welke antwoorden ze moesten geven op aanvraagformulieren of welke stappen ze moesten nemen om tot het gewenste resultaat te komen. Burgers worden dus gestimuleerd creatief om te gaan met de overheid en niet om authentiek te handelen.

Dit is, volgens Michiel Simons, de reden waarom de overheid wordt gewantrouwd. Het is geen onwil, maar er is geen awareness met betrekking tot eigen beleid en eigen processen. De overheid ziet de barrières die zijzelf opwerpt niet. Jonkers herkent dit beeld wel: “Het maken van afspraken bij gemeentes gaat vaak via DigiD. Dit is een probleem, want veel mensen weten niet hoe dit werkt.” Voor afspraken heb je DigiD eigenlijk niet nodig, maar is een formulier voldoende. Gemeentes met dergelijk formulieren zien een stijging in het aantal afspraken.

Simons geeft aan dat je de toegang voor burgers zo eenvoudig mogelijk moet regelen. Plat heeft dit laatst ook ervaren toen hij voor een autoverzekering een meldcode nodig had. Hij wilde deze opzoeken op de website van de RDW. Pas nadat hij was ingelogd met DigiD bleek dat de meldcode daar niet te vinden was. Uiteindelijk blijkt dat met behulp van DigiD je meldcode vinden alleen maar meer tijd kost.

Jonkers: “Dit soort nummers zitten ook in registers. Arjan El Fassed gaf vanochtend al aan dat deze registers actief moeten worden opengesteld. Hoe kan de overheid hiervan zelf meer gebruik gaan maken?”

Open data en transparantie
Jeroen Jonkers vraagt zich af waarom er wet- en regel geving nodig is om gemeentes te dwingen data open te stellen.
“We willen best informatie openbaar beschikbaar maken, maar burgers gaan dan vragen stellen. Dat is lastig in de beleving van sommige ambtenaren,” aldus Jack Karelse. “Zij geven aan: ‘We zijn toch al toegankelijk? Je kunt ons bellen of je kunt langskomen, waarom moeten we dan ook onze data openstellen?’”

Simons stelt dat vragen van burgers niet moeten worden gezien als gezeur, maar als kans: “Alles wat je open zet, staat ten dienste van het op orde krijgen van je data. Daar kan niemand iets op tegen hebben. Als beleid voor een gemeente moet je dit kantelen. Meer openheid leidt ook tot meer vertrouwen van de burger.” Bij veel overheden is hier volgens Karelse nog niet voldoende over nagedacht.

Tijdens Arjan El Fasseds presentatie kwam ook naar voren dat data soms niet open worden gezet, omdat dit inzicht geeft in de (beperkte) kwaliteit van de processen van de overheid. Bijvoorbeeld: de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA) zou data beschikbaar moeten stellen over de locaties waar controles op koffiehuizen plaatsvinden. Uit deze data blijkt dat de NVWA hoofdzakelijk binnen een bepaalde straal van Utrecht (waar de hoofdvestiging staat) controleert. Jonkers: “Als je in Limburg en Noord-Brabant zit, is er dus weinig kans op controle. In die gevallen kun je begrijpen waarom het management dergelijke gegevens niet naar buiten wil brengen.”

André Plat wil dit punt richting het vakgebied van de informatie professional draaien: “Als je je archieven en dossiers open gaat stellen, vergroot je de relevantie ervan. Je moet niet wachten op de overbrengingstermijn van twintig jaar. Dat moet je vandaag doen! Wij zijn daar niet actief in, omdat we achter de beleidsmedewerker gaan zitten. De beleidsmedewerker wil dit dicht houden om gedoe te voorkomen.” Deze zorg komt doordat er niet vooraf goed is nagedacht over de vorming van het dossier. Door informatie te openbaren dwing je de medewerkers om bewuster aandacht te hebben voor informatiekwaliteit.

Nieuwe vaardigheden
“Organisaties hebben andere vaardigheden nodig om de informatie op orde te krijgen en projecten als het openen van data op poten te zetten,” aldus Michiel Simons. “Je hebt bijvoorbeeld data-analisten nodig en niet zozeer een programmeur. Waar het vooral om gaat is dat je een ander speelveld hebt gecreëerd als je naar de ‘I’ van ICT kijkt. En daar horen dus ook andere mensen bij. Je moet je organisatie toekomstproof maken. Je moet in je opleidingen- en personeelsbeleid over op andere functies.”

Jonkers vraag zich af wat dit betekent voor de traditionele DIV-hoek. Welke slag moet hierin worden gemaakt? Simons zegt hierover: “Voor mijn rol als adviseur Informatiebeheer zou ik niet alleen moeten gaan over een document, maar mij juist bezig moet houden met sets van gegevens. Dat wil niet zeggen dat iedereen in deze ontwikkeling gelijk mee moet, maar je kunt niet alleen maar zeggen: ‘Ik ken de Archiefwet uit mijn hoofd en dan ben ik er’. Weet je, er zijn straks geen documenten meer!”

Van documenten tot databestanden
Hoe leg je dan achteraf verantwoording af als alle informatie bestaat uit losse elementen? Volgens Michiel Simons bieden al die losse elementen bij elkaar nog steeds een mogelijkheid tot bewijslast, maar staat dit los van de klassieke perceptie op het begrip document. “Hier zou je je e-depot ook op aan moeten passen. Nu wordt vaak aangegeven dat je informatie moet aanleveren in PDF/A. Je gaat toch geen XML-bericht op een A4’tje plakken? Dat is echt niet meer van deze tijd.”

De gemeente Haarlem publiceert nu veel datasets op haarlem.nl. Simons stelt dat nationale archieven door dergelijke nieuwe ontwikkelingen zich moeten afvragen wat hun toegevoegde waarde is. Een toehoorder van het gesprek werpt in dat de gebruikswaarde van al die pdf’s over honderd jaar beperkt is. Datasets met achtergronddata zeggen veel meer over hoe een samenleving functioneerde.

“Ik vond het een mooi voorbeeld van Arjan El Fassed vanochtend over die gemeente die een bepaalde Excellijst kwijt was,” aldus André Plat. “Dit is niet gek, want een dergelijke Excel is nooit langs DIV of de postkamer geweest. Zij beheren dit niet, op het eindrapport na. Bij het uploaden van bestemmingsplannen naar bestemmingsplannen.nl stopt het informatiebeheer. De CAD-bestanden, die betrouwbaarder, beter en origineler zijn dan de plannen en het formele raadbesluit, verdwijnen. Er moet veel meer oog zijn voor databestanden naast de documenten.”

Informatie moet (een beetje) op orde zijn
Michiel Simons stelt dat iedere overheidsinstelling hard bezig is met het op orde krijgen van de basis maar dat dit nooit gaat gebeuren. “Er komen elke keer weer nieuwe informatie en wegen bij waar je iets kunt neerzetten.
De gemeente Haarlem is heel vooruitstrevend en heeft een mooi verhaal en een mooie visie, maar we hebben wel een i-schijf, h-schijf, OneDrive, enzovoorts. Hoe ga je al die informatie vangen?”

Jonkers vraagt zich af: “Maar als je zegt dat je de boel nooit op orde gaat krijgen… dat is toch raar om zo te zeggen?” Karelse stelt dat je de informatie naar vermogen zo goed mogelijk op orde moet brengen. Volgens een toehoorder gaat de Archiefwet ervan uit dat ALLES op orde moet zijn: “Er is te veel. Dat is onmogelijk.”

Plat is het hier niet mee eens: “De informatieprofessional moet ambitie tonen! Ik ben het eens met jullie argumenten, maar de ambitie zou moeten zijn: het moet wel op orde zijn! Anders moet je je baan opzeggen. Ik voel me verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid bij 388 gemeenten. Het moet op orde komen! Ik ben bezig met een actieplan met als uitgangspunt ‘archiveren-by-design’. Dat vraagt om herontwerp van het proces, want het zit nu gewoon niet goed in elkaar. Het mikt een beetje op logistiek, bewaren, openbaarheid, efficiëntie, risico’s en ga zo maar door. Het gaat alle kanten op. Je moet je uitgangspunten bepalen. Uiteindelijk gaat het erom dat je een dossier hebt, deze voor jezelf kunt vinden, voor je collega, je bestuurder, je burger en je ondernemer.”

Slotwoord
Ook dit jaar is gebleken dat de round table veel losmaakt bij de aanwezigen. Burgers moeten vertrouwen krijgen in de overheid. De overheid heeft hier een groot aandeel in door data actief open te stellen. Hierdoor worden datasets en archieven vollediger, betrouwbaarder en relevanter. Om dit voor elkaar te krijgen moet er ook binnen het vakgebied van de informatieprofessional het een en ander veranderen. Er zijn nieuwe vaardigheden nodig en meer aandacht voor data-archivering. En bovenal, moeten wij informatieprofessionals ambitieus en daadkrachtig zijn! Focus je op je taak en zorg voor vindbare, toegankelijke en, last-but-notleast, betrouwbare informatie voor zowel ambtenaren als voor burgers.

Bart.Hekkert@nationaalarchief.nl, Bart Hekkert is redactielid Od