15 april 2013

Samenwerken is mensenwerk!

image for Samenwerken is mensenwerk! image

Marianne Kollaard
Marianne Kollaard
Edwin Driessen

Marianne Kollaard
Marianne Kollaard
Edwin Driessen
Edwin Driessen

Het afgelopen jaar kreeg de samenwerking tussen DNB en AFM een nieuwe dimensie. Verschillende projecten werden opgestart om de samenwerking verder te intensiveren, onder andere het project ‘één informatieschil’. Dit project richt zich op verdere informatie-uitwisseling tussen beide toezichthouders.

De uitdaging
Uitgangspunt van het project ‘één informatieschil’ is de gedeelde overtuiging van de besturen van de AFM en de DNB dat structurele informatie-uitwisseling een belangrijke bijdrage levert aan de invulling van de eigen rol als toezichthouder.
Op dit moment wordt de informatie die bij DNB en AFM is opgeslagen niet vrij uitgewisseld. Van casus tot casus vindt er tussen vrager en eigenaar van de informatie afstemming plaats, waarbij de eigenaar steeds opnieuw de afweging maakt of de informatie gedeeld kan worden. Door zowel het proces van informatie-uitwisseling onder de loep te nemen, als wel inzicht te geven in de informatie bij de andere toezichthouder wordt relevante informatie toegankelijker.

Welk effect?
Het doel van het project is dat beide toezichthouders toegang hebben tot elkaars beschikbare informatie met betrekking tot ondernemingen die onder toezicht staan van de Wet op het financieel toezicht en de Wet toezicht accountantsorganisaties. Hiervoor moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:

  1. Wettelijke belemmeringen die uitwisseling in de weg zouden kunnen staan, zijn vastgesteld en maatregelen om deze wettelijke belemmeringen te slechten, worden voorgesteld.
  2. Een beschrijving van het proces dat deze uitwisseling mogelijk maakt en een inventarisatie van de verschillende soorten informatie en informatiebronnen worden gemaakt. De informatie die gedeeld kan worden zal toegankelijk gemaakt moeten worden via een gezamenlijk benaderbare informatieschil.
  3. Op hoofdlijnen zijn de stappen in kaart gebracht die bijdragen aan het creëren van de informatieschil (verkenning technische realisatie).

De daadwerkelijke technische realisatie van de informatieschil is buiten dit project gehouden. Het is aannemelijk dat deze technische realisatie van de informatieschil een lange doorlooptijd zal kennen. Hierbij wordt onderkend dat het effect van informatie-uitwisseling alleen succesvol kan zijn, als ook daadwerkelijk alle relevante informatie gedeeld gaat worden via de informatieschil.

Om dit alles te bereiken is het project opgedeeld in vijf deelprojecten:

  • Deelproject 1 heeft de wettelijke kaders onderzocht die invloed hebben op de verregaande uitwisseling van informatie tussen beide toezichthouders.
  • Deelproject 2 heeft, naast de gebruikerswensen, ook de wijze waarop bij beide organisaties informatie wordt ontsloten onderzocht en welke systemen hiervoor ingezet kunnen worden.
  • Deelproject 3 heeft de nadruk gelegd op het proces van informatiedeling. De centrale vraag was daarbij welke processtappen een toezichthouder moet zetten om informatie te delen en te verkrijgen uit de gezamenlijke informatieschil.
  • Deelproject 4 is een globale inventarisatie van de technische (on)mogelijkheden om een één informatieschil te realiseren.
  • Deelproject 5 heeft de nadruk op communicatie en cultuur gelegd en de overeenkomsten en verschillen verder in kaart gebracht.

Samenwerking DIM en informatiediensten
Dit artikel zal verder ingaan op deelproject 2, omdat dit deelproject een samenwerking is van Marianne Kollaard (afdelingshoofd Informatiediensten DNB) en Edwin Driessen (manager Document- en Informatiemanagement AFM).

De centrale vragen die in dit deelproject zijn gesteld zijn: Welke toezichtinformatie is bij DNB en de AFM beschikbaar en wat zijn de overeenkomsten en verschillen in de archief- en informatiesystemen van DNB en de AFM? Hoe kunnen beide systemen functioneel aan elkaar worden gekoppeld? Hoe krijgen toezichthouders op een eenvoudige en overzichtelijke wijze toegang tot de beschikbare informatie, zonder dat er sprake zal zijn van informatie-overload? Welke informatievraag hebben de toezichthouders?

  • Er is een inventarisatie gemaakt van de beschikbare interne en externe bronnen bij AFM en DNB. Inzicht in de gebruikerswensen is verkregen door het afnemen van interviews van toezichthouders die zich richten op gelijke onderwerpen en/of ondernemingen, waarvan één persoon werkzaam is bij DNB en de ander bij de AFM. Dit leverde gebruikerswensen op die toezien op het delen van documenten zoals rapportages, brieven en notities en de wensen voor het delen van systemen en registers.
  • In de vergelijking van de bronnen Livelink en TRIM is ook gekeken naar de standaardfolderstructuren voor het toezichtdeel. Hierbij is geconstateerd dat er op bepaalde gebieden overeenkomsten zijn in de mappenstructuur, maar ook grote verschillen. Dit heeft onder meer te maken met de verschillende vormen van toezicht die AFM en DNB uitvoeren en de hierbij gebruikte terminologie. Dit onderzoek heeft aangetoond dat voor een goede informatie- uitwisseling eenduidige naamgeving van mappen gewenst is.
  • Ook is onderzocht op welke wijze een eventuele koppeling van de door beide organisaties gebruikte zoekmachines tot stand gebracht zou kunnen worden. Beide zoekmachines kunnen wellicht een rol spelen in het effectief doorzoeken van elkaars bronnen in een daarvoor bestemde ‘gecontroleerde’ omgeving.
  • Daarnaast is onderzocht op welke wijze we elkaar toegang kunnen verlenen aan de interne (DMS) en externe bronnen (LN). Hierbij liepen we al vrij snel aan tegen technische en juridische restricties.
  • Er is een informatiebalie ingericht: zowel het team DIM bij de AFM als de informatiediensten bij DNB hebben een (al dan niet fysieke) informatiebalie. Hier kunnen de interne klanten terecht met informatievragen of vragen voor ondersteuning bij het gebruik van de informatiesystemen. Zolang de toegang tot elkaars bronnen niet is geregeld, spelen deze informatiebalies een rol in de informatie-uitwisseling tussen AFM en DNB.

Daarnaast leverden de gesprekken ook zogenaamde ‘softe’ gebruikerswensen op voor het centraal loket binnen zowel AFM als DNB, waar men terecht kan voor informatie wie wanneer met welke onderwerpen bezig is (geweest).

Al met al misschien geen wereldschokkende resultaten, maar voor het team DIM en de afdeling Informatiediensten zijn het grote stappen. De versterking van de persoonlijke band van de auteurs en allen die betrokken zijn geweest bij dit project zien wij als een belangrijk resultaat van het project. Het project heeft voor meer inzicht en begrip gezorgd voor elkaars sterke punten en ontwikkelpunten. Eén informatieschil is een prachtig streven. Ons is daarbij duidelijk geworden dat niet de techniek leidend is. Informatie delen is en blijft mensenwerk.

M.C.Kollaard-Overzier@DNB.NL, Marianne Kollaard (DNB) is communicatieadviseur en woordvoerder bij het Nationaal Archief.
Edwin.Driessen@afm.nl, Edwin Driessen (AFM) is redactielid Od.