Het is belangrijk om ook vanuit het vakgebied – met kennis van archiveringsprincipes en van SharePoint – een vinger in de pap te kunnen hebben in de fase waarin keuzes nog mogelijk zijn. Te vaak gaan implementaties van SharePoint voorbij aan de vakbroeders en -zusters – voor het gemak: de recordsmanager. Niet gevraagd door ICT, te laat betrokken en in de plannen was archivering doorgeschoven naar een latere fase in een onbekende toekomst.
Het is belangrijk om ook vanuit het vakgebied – met kennis van archiveringsprincipes en van SharePoint – een vinger in de pap te kunnen hebben in de fase waarin keuzes nog mogelijk zijn. Te vaak gaan implementaties van SharePoint voorbij aan de vakbroeders en -zusters – voor het gemak: de recordsmanager. Niet gevraagd door ICT, te laat betrokken en in de plannen was archivering doorgeschoven naar een latere fase in een onbekende toekomst.
Office 365 en recordsmanager
Wat geldt voor het gebrek aan betrokkenheid bij Share- Point-implementaties, is nog meer van toepassing op de introductie van Office 365 in organisaties. Office 365 is de zakelijke cloudoplossing van Microsoft op abonnementsbasis, met tal van kantoorfuncties: e-mail, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Online en meer (ik kom daar zo op terug). Misschien niet vreemd dat er niet meteen een (alarm)lampje gaat branden bij de recordsmanager: Office 365 wordt immers vaak door ICT geintroduceerd als een vervangende of aanvullende oplossing voor e-mail en de bekende Office-applicaties. Ook wordt Office 365 wel door afzonderlijke businessunits of -projecten in gebruik genomen om flexibel en met externen te kunnen samenwerken. Niemand heeft het over ‘archivering’ gehad, toch?
De recordsmanager, die toch al worstelt om grip te krijgen op de informatiehuishouding, krijgt er een hoop meedenkwerk bij. Naast het DMS, waarin hij moedig de ingekomen post en vrijwillig aangeboden e-mailberichten en documenten blijft registreren, is er nu ook SharePoint, of SharePoint Online. Of misschien wel allebei. Hoewel het implementatietraject voortraast om de laatste release van SharePoint nog in productie te krijgen voordat de volgende staat te dringen (SharePoint 2016 is al beschikbaar als preview voor download), moet de recordsmanager met een slim advies komen wat waar te archiveren. En hoe.
Archiveren in SharePoint: begin aan de voorkant
De recordsmanager zal zich dus een plek aan de tafel van het ontwerpteam moeten zien te verwerven. In het eerste artikel gaf ik aan dat SharePoint in staat is om op verschillende manieren te archiveren. En dat het (geautomatiseerd laten) toevoegen van een proceskenmerk voldoende kan zijn voor een goede verwerking in de SharePoint-archiefomgeving (recordcenter). De afgiftebibliotheek van het recordcenter, beide standaardfunctionaliteiten, zorgt voor de correcte routering naar een recordbibliotheek met bijpassende bewaartermijn. Daar hoeft de eindgebruiker dus niet mee lastig te worden gevallen. En dat gebeurt idealiter helemaal vooraan bij creatie of toebedelen van sites en documentbibliotheken. Recordsmanagement is daarmee ook een onderdeel van site-provisioning. Het standaardaanbod aan teamsite– en projectsite-templates kan dan beter vervangen worden door aangepaste templates, die de proceskenmerken al als default-metadata hebben meegekregen. Dus zelfs als je de creatie van een archief in SharePoint zou uitstellen (want archivering sneuvelt doorgaans te snel in de scopings-drang), is er een mogelijkheid om voorbereid te zijn op recordsmanagement.
Office 365: kijk voorbij SharePoint Online!
Tot hier geen verschil tussen SharePoint on premise en SharePoint Online. Voor recordsmanagement gelden dezelfde inrichtingsprincipes. Wel worden aan Office 365 telkens nieuwe functionaliteiten toegevoegd, zodat er in SharePoint Online mogelijkheden beschikbaar kunnen zijn, die pas in SharePoint 2016 worden toegevoegd voor on premise.
Maar niet alleen worden telkens nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan Office 365, het aanbod aan functionaliteiten wordt ook steeds meer geintegreerd. Dat heeft gevolgen die ook de recordsmanager raken.
Enerzijds wordt de functionaliteit van SharePoint Online ook gebruikt in andere onderdelen van Office 365, anderzijds maken nieuwe onderdelen het gebruik van SharePoint Online minder nodig. De naam SharePoint Online is in Office 365 voor de gebruiker inmiddels gereduceerd tot kortweg ‘Sites’. Twee voorbeelden: OneDrive voor Bedrijven (OneDrive for Business) en Groepen (Groups).
Microsoft heeft de afgelopen jaren voor wat verwarring gezorgd door verschillende oplossingen voor cloudopslag te introduceren en gaandeweg ook de namen te wijzigen. In het public cloud-aanbod was er onder andere Googledrive, Dropbox en ook Microsofts Skydrive. Dat werd uiteindelijk OneDrive, waar iedereen met een Microsoft Account 15Gb gratis gebruik van kan maken. Binnen Office 365, de betaalde service, is er OneDrive voor Bedrijven. Deze laatste is een vervanger voor Mysite in SharePoint en is zelf ook technisch een onderdeel van SharePoint in Office 365. Dat betekent ook dat het karakteristieken en functionaliteit bevat uit SharePoint-bibliotheken, met mogelijkheden voor delen, synchroniseren en volgen van bestanden. Een gebruiker kan dus met deze functionaliteiten in zijn persoonlijke ruimte binnen Office 365 een heel eind komen zonder SharePoint.
Dat laatste wordt versterkt door introductie van Groepen (Groups) in Office 365. Dat bevat de andere basale functies voor samenwerking: niet alleen bestanden delen en bewerken, maar ook online conversaties en een mailgroep (distributielijst) vind je daar. Daar zal binnenkort nog een soort light-versie van sites aan worden toegevoegd. Deze vernieuwingen komen zeker tegemoet aan alle tijdelijke samenwerkingsverbanden waarvoor de inrichting van een site of site-collectie in SharePoint te ver gaat. Het is snel, gebruikersvriendelijk en fraai geintegreerd met mail.
Dat Groepen gebruikmaakt van een verborgen documentbibliotheek in SharePoint Online, zal de gebruiker wellicht niet boeien. De groepen en daarbij behorende documenten zijn prima toegankelijk: de groepen in de mappenlijst van mail en OneDrive voor Bedrijven en de documenten ook via Delve. Dit laatste is een functionaliteit die voor de gebruiker al zijn relevante content presenteert, ook als hij niet van locatie of bestaan afwist. Deze nieuwe functie bestaat een jaar en biedt de gebruiker die door de bomen het bos niet meer ziet, wel snel resultaat: ik weet niet meer waar het staat, maar kan het wel terugvinden. Of: ik wist niet dat mijn collega daar ook een document over had. Zolang je gemachtigd bent, presenteert Delve op basis van algoritmen de voor jou relevante inhoud uit Office 365.
Verdiep je in visie en functionaliteiten
Dat is allemaal zeker mooi voor de eindgebruiker, maar de recordsmanager zal zich bij dit telkens vernieuwende aanbod in de Microsoft cloud telkens moeten afvragen: wat betekent het voor compliance en recordsmanagement? Welke functies binnen Office 365 en/of SharePoint Online kan ik inzetten om inhoud te beveiligen, te bewaren of tijdig te vernietigen. Stel je op de hoogte van de beveiliging die Microsoft zelf aanbrengt rond Office 365 en verdiep je in de groeiende compliance- en recordsmanagementfunctionaliteit in Office 365, die de organisatie zelf zal moeten toepassen. Via internet is een schat aan actuele informatie binnen te halen: de Office blogs, de Office 365 roadmap, de video’s van Office mechanics en Microsoft’s Channel 9.
In de compliance visie van Microsoft is de locatie van de content binnen de muren van Office 365 niet relevant voor beveiliging of archivering. Het Compliance Center is het dashboard voor de compliance-officer (of security-officer, recordsmanager) om vandaaruit maatregelen te treffen voor e-mail, voor inhoud in OneDrive voor Bedrijven, in SharePoint Online. Maar die compliancevisie moet gedeeltelijk nog gerealiseerd worden, zodat de beschikbare maatregelen mogelijk niet passen bij alle scenario’s in (ambtelijke) organisaties, of nog in ontwikkeling zijn en daardoor niet tijdig beschikbaar.
Het voordeel van OneDrive voor Bedrijven, Groepen en SharePoint Online is in ieder geval wel dat de gebruikers opereren binnen de muren van een systeem. En dat is nog altijd een stuk veiliger (en nog veiliger te maken) dan de Googledrives, Dropboxen en persoonlijke (cloud)mail die zich vult met gevoelige informatie uit bedrijfsprocessen.
Juist ook in het management heeft men allang de cloud omarmd voor persoonlijk en zakelijk gebruik. Want waar de plaats- en deviceonafhankelijkheid niet snel genoeg verzorgd kan worden door bedrijfsapplicaties, grijpt de moderne informatiewerker gemakkelijk naar andere oplossingen. Dat zijn vaak gratis oplossingen met beperkte rechten voor de klant. En zelfs als het betekent dat bedrijfsinformatie openbaar beschikbaar komt (zoals veelvuldig bij de gratis variant van Prezi), krabt de medewerker zich niet achter de oren. Het prille antwoord van Microsoft, om met Sway een storytelling tool binnen Office 365 te halen, is daarom ook welkom (al biedt het nog niet dat 360˚-canvas van Prezi).
Tot slot
De recordsmanager zal moeten accepteren dat de informatiewerker van nu desnoods zelf zijn middelen kiest, regels of geen regels. Dat betekent dat we ook vanuit het vakgebied niet kunnen vasthouden aan methoden en instrumenten die te belemmerend zijn. We kunnen wel griepen dat de medewerker niet bereid is om velden in te vullen van een verder weinig gebruikte, afzonderlijke applicatie, maar wel kunnen we beter proberen om met de stroom mee te roeien en de mogelijkheden van vriendelijker systemen uit te buiten. De uitdagingen blijven, dat is zeker, maar het garandeert meer kans op behoud, bescherming en tijdige verwijdering van al datgene dat binnen de muren van het systeem verblijft.
eric@ericburger.nl, Eric Burger is oprichter van eric burger document management.
Noot
1 In Od #3 van april dit jaar vertelde de auteur in een eerste artikel wat Microsoft SharePoint zoal te bieden heeft aan recordsmanagementfunctionaliteiten.
