22 oktober 2012

Someone’s gotta DIV

image for Someone’s gotta DIV image

Het vakgebied is volop in beweging. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van documentaire informatiesystemen, informatie- en communicatietechnologie, inrichting van Lean-processen volgen elkaar in rap tempo op. Wat vandaag wordt bedacht, is morgen al verouderd. De toekomst van DIV ligt in het slim inzetten van haar kennis en kunde met betrekking tot de informatiehuishouding1 van de organisatie. Techniek speelt daarbij een ondersteunende rol. DIV stelt eisen aan systemen, zodat gebruikers snel en overal kunnen beschikken over actuele, duurzame en toegankelijke informatie.

Het vakgebied is volop in beweging. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van documentaire informatiesystemen, informatie- en communicatietechnologie, inrichting van Lean-processen volgen elkaar in rap tempo op. Wat vandaag wordt bedacht, is morgen al verouderd. De toekomst van DIV ligt in het slim inzetten van haar kennis en kunde met betrekking tot de informatiehuishouding1 van de organisatie. Techniek speelt daarbij een ondersteunende rol. DIV stelt eisen aan systemen, zodat gebruikers snel en overal kunnen beschikken over actuele, duurzame en toegankelijke informatie. De DIV’er is informatiespecialist, is proactief, adviseert, controleert en regisseert. DIV is dé spin in het web in een moderne informatiehuishouding.

Processen zonder franje
De inzichten op de inrichting van de informatievoorziening veranderen onder druk van de maatschappij en de organisatie. We leven en werken in een digitale informatiemaatschappij. Overal is informatie om ons heen. Informatie moet steeds sneller, efficiënter en effectiever worden verwerkt, beheerd en opgeslagen. We moeten met steeds minder mensen grote hoeveelheden informatie verwerken. Klantgerichte dienstverlening tegen lage kosten, maar met een zo hoog mogelijke klanttevredenheid. Processen moeten worden ontdaan van overbodige franje. Dit betekent dat in de toekomst alle processen nagenoeg volledig zullen zijn gedigitaliseerd en geautomatiseerd. DIV heeft een bredere rol binnen de organisatie. Er wordt samengewerkt met informatiespecialisten uit andere disciplines (architecten, bedrijfs- en procesanalisten), waarbij informatie dé bindende factor is.

Het driesterrenrestaurant
Als we nu eens de inrichting van de informatiehuishouding bezien vanuit een ander oogpunt en de vergelijking maken met de keuken van een driesterrenrestaurant. In de keuken is de chef-kok heer en meester. In zijn gerechten, zijn smaak, creativiteit en presentatie de sleutel tot het uitserveren van een topgerecht. Hij maakt daarbij gebruik van de beste ingrediënten, verdeelt de taken over het keukenpersoneel, maakt de mise-en-place, overlegt het menu met de bediening, combineert wijn en spijs, bereidt de producten, proeft en controleert en ziet erop toe dat zijn gasten het beste van het beste krijgen geserveerd. Samenwerken en een goede onderlinge communicatie zijn hierbij essentieel. Wanneer in zijn keuken de processen niet goed samenkomen, de communicatie ontbreekt of de kwaliteit van de ingrediënten te wensen overlaat, zal de gast dit op zijn bord terugzien en loopt het restaurant risico zijn sterren te verliezen.

De DIV’er als chef-kok
Binnen de documentaire informatievoorziening is in de toekomst alleen nog plaats voor de sterren uit het vakgebied. De informatiespecialisten vervullen de rol van chef-kok. DIV moet haar meerwaarde blijvend kunnen aantonen en zich meer gaan richten op de bedrijfsvoering (business). De informatiehuishouding is ondersteunend aan de business en moet eerst op orde zijn om aan de gebruikers te kunnen presenteren. Alleen wanneer de basis op orde is kan de stap naar informatie van waarde2 worden gemaakt. DIV stelt eisen aan de informatie ongeacht de verschijningsvorm of soort proces en biedt daarvoor instrumenten (bijv. metadatamodel). DIV levert een wezenlijke bijdrage aan het in goede en geordende staat beschikbaar stellen van informatie.

De kookworkshop
Weten wat er speelt in de organisatie, hoe de processen lopen en wie de eigenaar van dat proces is? Wie maakt gebruik van welke informatie en wat is relevant en noodzakelijk? In de informatiekeuken bereidt de DIV’er als chefkok samen met zijn klant het gerecht. In de voorbereiding overlegt hij met zijn klant welke ingrediënten worden gebruikt. Hij bepaalt het menu, verdeelt de taken, controleert de kwaliteit, proeft en gaat vervolgens gezamenlijk het gerecht bereiden. Informatie als hoofdingrediënt, gecombineerd met de juiste technieken, bereid met zorg en aandacht, gepresenteerd op een zilveren bord, maakt het DIV-gerecht compleet. In dit proces denkt de DIV’er proactief mee, communiceert met en adviseert zijn klant.

Het topgerecht
Het serveren van een topgerecht vereist specialistische kennis en kunde. De DIV’er is een informatiespecialist en in staat om samenhang tussen processen te zien en een bijdrage te leveren aan het stroomlijnen van processen. Hij kent de smaak van zijn klant, beschikt over voldoende creativiteit om voor elk probleem een oplossing te bedenken en presenteert zijn gerecht met de juiste stijl en flair. De komende jaren zal de hoeveelheid en verscheidenheid van informatie verder toenemen. Binnen de informatiekeuken zullen daarom meerdere koks werken aan het gerecht. De DIV’er als chef-kok weet vanuit zijn expertise een passend instrument te bieden en is in staat om een topgerecht uit te serveren.

marjandik@gmail.com, drs. Marjan Dik is bestuurslid van de Vereniging SOD en voorzitter van de commissie Visie Vereniging SOD.
paula.prins@dino4.nl, Paula Prins is secretaris van de Vereniging SOD.


1 Informatiehuishouding is het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en opslag en/of archivering van informatie.
2 Informatie van waarde is informatie die de organisatie en de samenleving optimaal ten goede komt. Dat vergt:

  • informatie die rijksbreed op orde is (dus waarvan de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid geborgd is);
  • rijksbreed doelmatig en doeltreffend beheer van informatie;
  • rijksbreed optimaal, dus zoveel mogelijk gedeeld, informatiegebruik. jking tussen de inrichting van de informatiehuishouding en de keuken van een driesterrenrestaurant.