12 november 2014

Toezicht op de informatiehuishouding

image for Toezicht op de informatiehuishouding image

René Spork
René Spork

Ideale samenleving

René Spork
René Spork

Ideale samenleving
In een ideale samenleving houdt een overheidsorgaan zich aan alle bepalingen van de Archiefwet en zorgt voor optimale toegankelijkheid van (digitale) informatie die zo spoedig mogelijk openbaar wordt gemaakt (actieve openbaarheid). Dit uiteraard met inachtneming van de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
En wat levert dat op? Openbaarheid van informatie maakt de overheid ‘transparant.’ Dat betekent in ieder geval openheid, verantwoording afleggen en het verstrekken van de juiste informatie (rekening en verantwoording, recht en bewijs).

Met name langs digitale weg benut de overheid de mogelijkheden om overheidsinformatie openbaar te maken, niet alleen basisinformatie zoals wetten, voorschriften en verordeningen, maar ook informatie inzake beleidsvoorbereiding, besluitvorming, uitvoering en evaluatie. Aldus wordt ‘actief burgerschap’ (participatie) bevorderd. Mondige en participerende burgers dankzij het openzetten van de informatiekanalen, wie kan daar nu tegen zijn?

Addertjes onder het gras
Er zit wel een addertje onder het gras, of misschien wel een heel nest met addertjes: een archiveringsadder, een metadata-adder, een geheugenadder en hun moeder: de betrouwbaarheidsadder. Bereikbaarheid van informatie, volledigheid, juistheid, vindbaarheid…, hebben we daar het internet niet voor uitgevonden? Je zou het zeggen, maar informatie staat niet alleen op de websites van overheidsorganen, maar ook op de computerschijven van ambtenaren; informatie is opgeslagen in documentsystemen (data) en is in veel gevallen nog steeds ook op papier (dossiers) beschikbaar. De vraag is: waar staat welke informatie en hoe volledig/betrouwbaar is de informatie en hoe kom je daar als burger bij? Deze vraag raakt het toezicht dat op archiefzorg en de inrichting van de informatiehuishouding wordt uitgeoefend. Het initiatiefvoorstel voor een nieuwe openbaarheidswet, de Wet open overheid (Woo), moet de Wob gaan vervangen en brengt – inclusief de introductie van een informatiecommissaris (toezicht) – wellicht verbeteringen.

Rapportcijfer
Dat een overheidsorgaan op zijn website besluitvorming en beleidsvoorbereiding publiceert oogt ‘transparant’, maar deze ‘transparantie’ zou aan betrouwbaarheid winnen indien overheidsorganen daarnaast zouden worden verplicht onafhankelijke inspectierapporten inzake hun informatiehuishouding te publiceren. Is de informatiehuishouding in orde, wat staat waar digitaal, wat staat waar op papier, welke bewerkingsachterstanden zijn er, welke bedreigingen zijn er? Daar komt een kwaliteitsoordeel (rapportcijfer) over het archief/informatietoezicht uit en dat geeft de burger een indruk met wat voor een overheidspartij hij of zij te maken heeft: alle informatie op orde of één grote puinhoop. Het dwingt het overheidsorgaan om maatregelen te nemen in plaats van te klagen over het aantal beroepen dat wordt gedaan op de Wob. De informatie is tenslotte van de burger.

Toezicht
De Erfgoedinspectie, sector archieven, is belast met het toezicht op de naleving van de wettelijke regels bij de centrale overheid (art. 25a en 25b Archiefwet 1995). Een provinciearchivaris oefent, conform artikel 29 van de Archiefwet, toezicht uit op de niet overgedragen archieven van de provincies. De gemeente- en waterschapsarchivarissen hebben deze taak ten aanzien van niet overgebrachte archieven van gemeenten of waterschappen. Deze archivaris of een van zijn medewerkers is ook wettelijk belast met het toezicht op het beheer van de moderne archieven die door die gemeente(n) of waterschappen worden gevormd en beheerd (www.erfgoedinspectie.nl).
Voor het functioneren van de informatiehuishouding van de overheid is toezicht van groot belang. Bij de gemeenten rapporteert een medewerker van de gemeentearchivaris (mogelijk een archiefinspecteur) over de stand van zaken. Het college van B&W kan de rapportages ter harte nemen of ter zijde schuiven. Aansturing, toezicht en risicomanagement inzake de inrichting van de informatiehuishouding en archiefzorg zijn minder onafhankelijk dan wenselijk is. De burger is juist gebaat bij een onafhankelijke controle en onafhankelijk toezicht. Dat pleit voor een andere positionering van in elk geval gemeentelijke archiefinspecteurs, bijvoorbeeld gelijk aan die van de gemeentelijke ombudsman, rekenkamer en accountantsdienst.
Het Wetsvoorstel open overheid kent anders dan de Wob een toezichthouder: de informatiecommissaris. Deze zal ook toezien op de informatiehuishouding. Hoe deze commissaris zich verhoudt tot de archiefinspectie is niet helemaal duidelijk. Twee kapiteins op één schip (?) is geen prettig scenario.

rw.spork@Rotterdam.nl, René Spork is hoofdredacteur van het Archievenblad.