12 november 2014

Van buiten naar binnen

image for Van buiten naar binnen image

Peter Blom

Peter Blom
Peter Blom

Het vraagt tijd het patroon van het niet openbaar stellen van informatie te doorbreken, maar dat wil niet zeggen dat er geen vooruitgang is geboekt. Veel informatie wordt al jaren actief beschikbaar gesteld voor iedereen. Voorbeelden zijn: overheidinformatie.nl1, en specifiek binnen het domein van OCW onder andere: ‘Open Onderwijs Data’2 en ‘Digitale Museale Collectie Nederland (DiMCoN)’3.

Ongestructureerde informatie
De uitdaging waar we nu voor staan is de beschikbaarheid van ongestructureerde (beleids)informatie. Dat is complex en in de praktijk nog niet zo eenvoudig te realiseren. Het vraagt om een doordachte aanpak met een goed beeld van welke informatie we in huis hebben en interessant kan zijn voor doelgroepen, zowel intern als extern. Een optimaal ontsloten informatievoorziening maakt dat vraag en aanbod op elkaar aansluiten, zodat de informatie contextueel vindbaar, interpreteerbaar, (her)bruikbaar en integreerbaar is in tal van processen en vraagstukken. Een lastig gegeven omdat ‘de’ eindgebruiker niet vooraf te definiëren is, maar juist kan bestaan uit een diversiteit aan individuele actoren en omgevingen; zowel binnen als buiten het werkveld van OCW. Er is dus niet één doelgroep van eindgebruikers, maar er is sprake van multidisciplinaire groepen die kunnen variëren van burgers, bedrijven en instellingen, van bestuurders tot aan beleidsmakers. Bij voorkeur wordt de informatie of worden data aan een zo breed mogelijk palet aan eindgebruikers (doelgroepen) beschikbaar gesteld.

Metadata bij creatie
Dit stelt hoge eisen aan de voorspelbaarheid van informatie, lees toegankelijkheid en beschikbaarheid. Contextueel zoeken en presenteren van informatie moet mogelijk zijn. Voor de overheid als aanbieder van informatie betekent dit dat zij alle overheidsinformatie (in de vorm van documenten, dan wel gegevensverzamelingen) al bij creatie of ontvangst moet voorzien van toereikende beschrijvende gegevens of metadata. Dit kan alleen worden gerealiseerd als er een geïntegreerd systeem is dat ondersteuning biedt op het gebied van:

  • documentbewerking en werkstroomsturing;
  • informatiebeheer en (web)ontsluiting en -presentatie;
  • informatiediensten en kennismanagement;
  • communicatie en voorlichting.

Integrale digitalisering
In deze opzet zullen de processen waarin de informatie wordt gecreëerd, zo zijn ingericht dat ze als bijproduct informatie halen en toeleveren aan relevante (digitale) doelsystemen: intern en extern. Samenwerkingsruimte, documentmanagement, archiefmanagement en publicatiemanagement integreren hierbij tot één proces van creatie, ontsluiting en beheer van digitale informatiebronnen.

Integrale digitalisering van de processen zal de nodige voordelen opleveren zoals:

  • vergroting van de efficiency van de processen: digitalisering leidt ertoe dat verschillende tussenstappen overbodig worden;
  • kwaliteitsverbetering: verzamelen, ontsluiten en bewerken vormen niet alleen de basis voor openbaarheid, maar ook voor de ontwikkeling van kennismanagement;
  • de transparantie van de overheid wordt vergroot, met de kansen voor snellere terugkoppeling en betere dienstverlening aan burgers.

Strategie van geleidelijkheid
Het zwaartepunt van de veranderingen en het doorbreken van de oude patronen, ligt bij inpassing van digitale documentprocessen in de organisatie en het ermee leren omgaan. Om ervoor te zorgen dat de organisatie en haar medewerkers voldoende tijd voor leren en inpassen krijgen, hanteren we een ontwikkelstrategie van geleidelijkheid (opklimmende complexiteit):

  • digitalisering van de informatiestromen, waaronder ook procesherontwerp;
  • systematisch inzicht in welke informatie er binnen de organisatie is (een informatieregister);
  • interne beschikbaarheid en contextuele ontsluiting van informatiebronnen op niveau van medewerker, organisatie en rijk;
  • externe digitale beschikbaarheid en contextuele ontsluiting van informatiebronnen op niveau van burger/instelling;
  • digitale beschikbaarheid en contextuele ontsluiting op zelfontsluitend niveau.

Samenwerken
Deze fasen van digitalisering, waar we nu midden in zitten, staan niet op zichzelf en worden waar mogelijk parallel uitgevoerd door binnen de rijksdienst samen te werken op de punten:

  • functionele specificaties en het maken van afspraken over te hanteren standaards;
  • functionele beschrijving, keuze en implementatie van voorzieningen; voor de selectie van IT-voorzieningen voor het digitaal en duurzaam samenwerken (samenwerkingsruimten en documentmanagement, contentmanagement etc.) wordt een gezamenlijk traject doorlopen;
  • ondersteuning van de implementatie in de organisatie door middel van een pool van deskundigen; deskundigheid op het gebied van verandering, herontwerp van processen, documentaire informatievoorziening, metadatering, vraag- en aanbodstructurering en dergelijke.

Op deze wijze wordt aan innovatie in overheidsorganisaties een belangrijke impuls gegeven, maar het is wel een weg van de lange adem. Want tegenover belangen als democratische verantwoording en economische groei staan belangen als veiligheid, beleidsintimiteit, privacy en bedrijfsgevoelige informatie. Maar met de focus op de informatie die zonder al te veel problemen – bijvoorbeeld waar de privacy niet in gedrang komt – openbaar kan worden gemaakt, kunnen er al belangrijke stappen worden gezet. En vandaaruit de grenzen van openbaarheid verder oprekken ter voorkoming van oeverloze discussies over waar de uiterste grenzen zouden moeten liggen.

Integrale sturing
Hiermee leggen we een basis gelegd voor een helder en toepasbaar uitvoeringsbeleid voor (open) overheidsinformatie die meer richting geeft aan de omgang met beleidsintimiteit, informatiebeveiliging, privacy. Omdat het organiseren van beschikbaarheid van overheidsinformatie een lijnverantwoordelijkheid (bronhouders) is, vraagt dit om een meer integrale sturing op de organisatie van dit proces, alsmede een eenduidige strategie rond de externe toegankelijkheid van overheidsinformatie (informatie wordt nu ontsloten via meerdere overheidswebsites). Een belangrijke rol hierin is weggelegd voor de departementale Chief Information Officers (CIO’s).

Kortom: een open en verbonden overheid stelt eisen aan de processen, informatievoorziening en gegevensverzamelingen. Maar het vraagt ook een omslag in denken en het doorbreken van patronen. We zullen actiever moeten luisteren naar wat de samenleving van ons vraagt. Van buiten naar binnen dus.

p.j.blom@minocw.nl, Peter Blom is Chief Information Officer intern bij OCW


1 https://www.overheid.nl/overheidsinformatie/
2 http://www.ib-groep.nl/organisatie/open_onderwijsdata/default.asp
3 http://www.digitalecollectienederland.nl/