Archieven worden niet bewaard om het bewaren en worden niet gevormd om de historicus ter wille te zijn. Een goede administratie is eenvoudigweg het beste wapen tegen corruptie en draagt bij aan een controleerbare en betrouwbare overheid en voedt het nationale geheugen. Goede archiefvorming en adequaat archiefbeheer dragen bij aan het democratisch proces en de dienstverlening aan de burger. Vandaar dat men in ontwikkelingssamenwerking tegenwoordig niet alleen aandacht besteedt aan infrastructurele werken, maar ook aan de informatiehuishouding van de overheid.
Archieven worden niet bewaard om het bewaren en worden niet gevormd om de historicus ter wille te zijn. Een goede administratie is eenvoudigweg het beste wapen tegen corruptie en draagt bij aan een controleerbare en betrouwbare overheid en voedt het nationale geheugen. Goede archiefvorming en adequaat archiefbeheer dragen bij aan het democratisch proces en de dienstverlening aan de burger. Vandaar dat men in ontwikkelingssamenwerking tegenwoordig niet alleen aandacht besteedt aan infrastructurele werken, maar ook aan de informatiehuishouding van de overheid. Als je een goed bevolkingsregister hebt en dus de samenstelling van je bevolking kent, dan weet je hoeveel scholen, ziekenhuizen en bejaardentehuizen er moeten worden gebouwd. Een goed en betrouwbaar ingericht kadaster voorkomt dat men elkaar de hersens in slaat over een betwist stuk land.
Wereld van het erfgoed
Tegen de tijd dat archieven worden opgeslagen in archiefbewaarplaatsen, en dus hun directe nut voor de administratie hebben verloren, worden ze voer voor historici en andere onderzoekers en betreden we de wereld van het erfgoed. Overheidsinstellingen zijn volgens de Archiefwet verplicht om hun archieven in bewaring te geven, particuliere instellingen en personen doen dit vrijwillig. Beide soorten archieven vullen elkaar aan en zijn onontbeerlijk indien een historicus het beeld van een samenleving in een bepaalde periode wil reconstru-eren. Archieven zijn er uiteraard ook voor de recht- en bewijszoekende burger die bijvoorbeeld wil weten hoe het staat met zijn of haar pensioenrechten.
In Nederland bedroeg de overbrengingstermijn van overheidsarchieven naar een archiefbewaarplaats tot de Archiefwet van 1995 vijftig jaar. Met genoemde wet, die de oude wet van 1918 verving, is die termijn teruggebracht naar twintig jaar. Zeker de eerste overbrengingstermijn betekende een kloof tussen de administratie en de archiefbewaarplaatsen zoals gemeentearchieven en rijksarchieven, tussen de ambtenaren belast met de registratuur en de archiefambtenaren bij de instellingen. Beide groepen hadden en hebben een heel ander soort opleiding, qua inhoud en qua niveau. Alleen de archiefinspecteur bemoeide zich conform de wet en namens de archivaris actief met de lopende administratie.
Digitale aardbeving
Midden jaren tachtig werd het archieflandschap getroffen door een digitale aardbeving, met tot op de dag van vandaag heftige naschokken. Aanvankelijk was er niet zoveel aan de hand: de typemachine maakte plaats voor de computer. Typistes gingen, een systeembeheerder kwam. Sommige archiefinstellingen zagen al vroeg de voordelen van digitalisering. Zo besloot het Haags Gemeentearchief midden jaren tachtig om zijn foto’s te digitaliseren. Op een tweetal pc’s op de studiezaal zouden bezoekers ‘straks’ de foto’s kunnen bekijken en bestellen, en de originelen zouden voortaan in de kast kunnen blijven, goed bewaard voor de eeuwigheid.
Omdat archiefinstellingen heel veel materiaal beheren (strekkende kilometers archief met honderdduizenden zo niet miljoenen afbeeldingen, boeken enzovoort) duren digitaliseringsprojecten doorgaans lang. In Den Haag was men midden jaren negentig ‘klaar’ met de foto’s. Inmiddels was de digitale aardbeving gevolgd door een tsunami: internet kwam en verspreidde zich razendsnel. ‘Everybody got connected.’
Voor archiefinstellingen betekende het aanbieden van gedigitaliseerde informatie op internet een enorme winst aan publieksbereik. Tegenover elke tienduizend studiezaalbezoekers staan een paar honderdduizend websitebezoekers. Er werden applicaties gebouwd voor het beschikbaar stellen van foto’s, voor stamboomgegevens, voor kranten enzovoort. Gedigitaliseerde archievenoverzichten werden de norm. Achter de schermen werd alles zo goed en zo kwaad als dat ging aan elkaar geknoopt.
Kanteling
De websites van de archiefinstellingen reflecteerden qua indeling vaak de opzet van de organisatie. Archieven, bibliotheek en atlas (prenten, tekeningen, foto’s, bewegend beeld en geluid) waren en zijn nog vaak aparte menu-items. Geleidelijk kwamen er firma’s die voor elk van de collectieonderdelen applicaties leverden: maatwerk met een gesloten contentmanagement systeem en hoge licentiekosten.
Langzamerhand groeide het inzicht dat het de bezoeker gaat om ‘zoeken’ of liever gezegd ‘vinden’, waarbij Google als voor beeld dient. Dus bij voorkeur één zoekingang in plaats van aparte zoekmethoden voor archieven, bibliotheek en atlas. Verfijnd zoeken moet natuurlijk wel kunnen. Open source en open standaarden verdrongen en verdringen het gesloten CMS. Webbased services zijn de norm.
Het Stadsarchief Amsterdam was een van de eersten die rond de eeuwwisseling afstand deed van de verschillende applica ties en overging tot één beherend systeem. Het ontvlechten van het applicatielandschap leidde bij hen tot meer veran deringsvermogen. Eén beherend systeem voor archieven en verzamelingen, dwingt tot het hanteren van één beschrijvings systematiek, in plaats van de door de onderscheiden afdelingen gehanteerde verschillende regels. Als je dat hebt bereikt kun je heel anders gaan werken. Je kunt bijvoorbeeld teams van ‘beschrijvers’ formeren (over de oude afdelingsgrenzen heen) die gezamenlijk werken aan de ontsluiting van een collec tie, bijvoorbeeld affiches. Het publiek krijgt op een gegeven moment ‘alle’ affiches digitaal en bestelbaar gepresenteerd. Dat sorteert meer effect (pr) dan dat een bepaalde conservator per dag een paar affiches aan de database toevoegt. De organisatie kantelt en sturing op processen en projecten wordt de norm, waarbij het bedrijfsmatige niet ten koste mag gaan van de inhoud. Deze ontwikkeling is bij meerdere archiefinstellingen gaande/aanstaande en dat is echt een ommekeer.
Het E-depot
Terug naar de administratie. Terwijl het archiefwezen druk bezig was met het beschikbaar stellen van gedigitaliseerde informatie op de websites, was de overheid druk aan het auto matiseren. In het archiefwezen groeide de zorg over digitaal gevormde archieven. Een overbrengingstermijn van twintig jaar voor digitale informatie is niet reëel. Automatiseringsparken worden immers elke vier tot vijf jaar vernieuwd en de kans op verlies van digitale bestanden die van belang zijn voor de controleerbare overheid en/of voor onze geschiedenis is groot. Deze bestanden zullen voor duurzame bewaring moeten wor den overgebracht naar een E-depot (Elektronisch Depot) en uiteindelijk beschikbaar worden gesteld via een Digitale Balie in een Virtuele Studiezaal.
Het Gemeentearchief Rotterdam begon in 2004 met de ontwikkeling van een E-depot. Bij aanvang van het project is het E-depot of digitaal depot gedefinieerd als ‘het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het Gemeentearchief Rotterdam in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen’. In 2009 wordt een deel van het E-depot (de opname procedure) in gebruik genomen.
De kernvraag is: aan welke voorwaarden moet een E-depot voldoen voor het veilig en geordend bewaren en beschikbaar stellen van authentieke digitale bestanden? Hoe regel je het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van digitaal ontstane archieven?
Een papieren archief dat je verwerft heeft bepaalde kenmer ken: er staan opschriften of registratuurkenmerken op de dozen, ordners en dossiers en de stukken zijn gedateerd. Bij een digitaal gevormd archief is dat niet anders.
Regiewens
Goed archiefbeheer begint uiteindelijk bij de ‘leverancier’ van de bestanden en met deze moeten afspraken komen over de digitale informatieobjecten in het beginstadium, zowel tech nisch als wat betreft selectie. Een digitaal informatieobject is meer dan dat ene wordbestand. Het bestaat, naast de inhoud, ook uit gegevens over het bestand, de zogenaamde meta data. Het gaat dan in de eerste plaats over administratieve of beheersmetadata over het proces (wie heeft het gemaakt en gewijzigd, wat iets zegt over de ‘authenticiteit’) en de technische metadata over het bestand zelf (wat is het formaat). Deze metadata vormen, mét de beschrijvende of contextuele metadata die er later door de beheerder aan toe worden gevoegd, de basis waarmee de bestanden kunnen worden geïdentificeerd. Ook deze metadata zullen zoveel mogelijk van de leverancier moeten komen, die immers de context van ontstaan en gebruik het beste kent. Met andere woorden: aan digitale archiefbe scheiden worden reeds in de registratuurfase beschrijvende metadata toegekend, zoals een fotograaf ook data toekent aan zijn digitale foto’s.
Gedurende het project groeide het besef dat het eigenlijk wel doelmatig zou zijn als het Gemeentearchief de regie kreeg over de digitale archiefvorming bij de gemeentelijke diensten. Het ‘records continuüm’ (de informatieketen) was tenslotte waar het om ging. In plaats van problemen achteraf te herstellen kun je de zaken beter goed regelen aan de voorkant, bij de archiefvormer, bijvoorbeeld door mee te beslissen over de aan schaf en inrichting van een postregistratiesysteem. Zowel het Stadsarchief Amsterdam als het Gemeentearchief Rotterdam hebben deze ‘regiewens’ in hun beleidsplan staan. Ook dit is een ommekeer. De kloof tussen Documentaire Informatie Voorziening of Informatie Management en de bewaarplaatsen verdwijnt.
Auditdienst
Een heel ander scenario is ook mogelijk. De verandering in 2002 van Algemeen Rijks Archief in Nationaal Archief was meer dan een naamsverandering. De oude Rijksarchiefdienst viel uit een en de rijksarchieven in de provincie werden verzelfstandigd. Deze instellingen transformeerden in Regionaal Historische Centra (RHC), al dan niet na fusie met een gemeentearchief, bibliotheek of museum. Het werden echte erfgoedinstellin gen. ‘Erfgoed’ is hot. De vraag is of deze instellingen berekend zijn op de uitdaging om de duurzame bewaring van digitaal gevormde archieven te borgen. Zo niet, wie doet het dan wel? Denkbaar is een auditdienst bij overheden, een combinatie van accountantsdienst en archiefinspectie, die toeziet op de nale ving van wet- en regelgeving op de gebieden van financiën en informatievoorziening. De inspecteur werkt dan wel onder ver antwoordelijkheid van de archivaris, maar is niet noodzakelijk gevestigd in de archieforganisatie.
Hoe dan ook, het archiefwezen is in beweging en het onder scheid ‘statisch, semistatisch en dynamisch’ wordt door de voortschrijdende digitalisering betekenisloos. Openbaarheid- en privacyregels blijven natuurlijk wel van kracht.
Niet voor niets woedt er in het archiefwezen een stevige discussie over het archiefbestel. Het archiefwezen staat voor een enorme uitdaging, enerzijds de duurzame opslag en toe gankelijkheid van digitale en gedigitaliseerde informatie en anderzijds de beschikbaarstelling van die informatie aan een zo groot mogelijk publiek dat ook nog eens wil participeren (web 2.0). Is het archiefbestel toegerust op al deze uitdagingen? Wat is de strategie? Past de archiefwet nog of moet er een Informatiewet komen? Hoe ziet het bestel er eigenlijk uit en wie is verantwoordelijk waarvoor? Over welke competenties moet de archivaris beschikken?
De komende tijd zullen onder meer de brancheorganisatie voor het archiefwezen, BRAIN, en de Koninklijke Vereniging voor Archivarissen (KVAN) zich over deze vraagstukken buigen. In oktober van 2008 namen velen deel aan de digitale leden raadpleging over het archiefbestel. Deze peiling had als doel de besturen van beide verenigingen een indruk te geven van de opvattingen van de leden over fundamentele inrichtingsvragen met betrekking tot het archiefbestel. De peiling is de opmaat naar een in het voorjaar van 2009 uit te brengen advies aan de minister van OCW over de op handen zijnde wijziging van de Archiefwet 1995. DIV’ers en DIM’ers zouden mijns inziens via de SOD in die discussie moeten participeren. Zie ook www.kvan.nl en www.archiefbrain.nl
René Spork is projectleider Digitale Dienstverlening bij het Gemeentearchief Rotterdam.
