We moeten slagkracht ontwikkelen om een goed archiveringsbeleid te ontwikkelen

Welke uitdagingen zie jij voor de archiefsector?
‘Een van de grote uitdagingen in de archiefsector is dat we bestuurders in staat stellen om hun verantwoordelijkheid te nemen en dat zorgdragers bij de verschillende overheidslagen de slagkracht ontwikkelen die nodig is om een goed archiveringsbeleid te ontwikkelen en uit te voeren. We moeten overheden meer in control brengen vanuit hun eigen verantwoordelijkheid. Overheidsorganisaties zouden zichzelf bijvoorbeeld kunnen verbeteren door zich aan de Archiefwet te houden. Dat moet uit henzelf komen: de inspecties hebben niet voldoende capaciteit om het verschil te maken.’

Worden de bestaande regels onvoldoende nageleefd?
‘We zien dat weinig organisaties zich aan de Archiefwet houden, maar dat er geen sancties volgen. Omdat die mogelijkheid er niet is of omdat sancties niet worden toegepast omdat ze niet op steun van de politiek en bestuurders kunnen rekenen. Bij rapportages blijft het bij een schrikeffect: dat is wel zichtbaar. Toezicht op depot lijkt wel eenvoudiger dan toezicht op beheer, omdat dat complexer is. Uiteindelijk zien we (nog) niet dat ministers elkaar aanspreken op archiefbeheer. En we kunnen er niet van uitgaan dat er in de loop van de tijd een echte gedragsverandering op gang komt, waardoor ambtenaren zich allemaal aan de Archiefwet houden. Dit in tegenstelling tot de regels rond privacy en beveiliging, die worden veel beter nageleefd. Maar daar zie je dat er rond de AVG verschillende interpretaties van de regels gebruikt worden en dat er sprake is van conflicterende belangen. De dynamiek rond die verplichtingen is wel anders.’

Zie je ook positieve veranderingen?
Een strategie die wel werkt is Archivering by design. Samen met het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) is het Nationaal Archief bezig met:

• vereenvoudiging, standaardisatie en harmonisatie van bijvoorbeeld selectietermijnen;
• e-mailarchivering;
• archivering sociale media (berichten);
• web-archivering (checklist).

Het Nationaal Archief heeft samen met het RDDI tekstanalyses uitgevoerd waarbij bekeken werd of het mogelijk is automatisch onderscheid te maken tussen zakelijke berichten en ruis. Daarbij bleek dat de techniek onderscheid kan maken tussen formeel en informeel berichtenverkeer. In de loop der tijd nam het vertrouwen in het algoritme bij de gebruikers toe. Nu houdt het Ministerie van Justitie en Veiligheid een pilot met de techniek. Het doel is ruis en zakelijke berichten te onderscheiden en zo het volume aan berichten die bewaard moeten worden te verkleinen. De intelligente filters werken nu op e-mail en berichten en kunnen wellicht ook op de inhoud van netwerkschijven worden toegepast.

Het Ministerie van JenV heeft ook een checklist opgesteld die wordt gehanteerd bij het opstellen van wetgeving, zodat de opname van criteria gestructureerd wordt. De archiefinstellingen vervullen een nuttige rol. In die rol zitten checks and balances ingebouwd voor de archiefbeheerfuncties die formeel behouden moeten blijven en de openbaarheid. Bij archiveringsketens zie je dat partners afspraken maken, daar ontstaan “spots” van archief beherende instellingen. Het Algemeen Rijksarchief neemt daarbij de regie, om erop toe te zien dat er vanuit de bedoeling, afspraken en voorzieningen wordt gewerkt, en door het beheer te faciliteren. Bovendien wil het Algemeen Rijksarchief bevorderen dat experimenten worden uitgedacht, zoals bij de samenwerking met het Kadaster en de Kamer van Koophandel. Voorbeelden waarbij de publieke toegankelijkheid wordt geborgd, zonder dat we het archief naar binnen halen.’

Gaat de nieuwe Archiefwet helpen?
‘De intenties zijn goed. Denk dan aan het verkorten van de overbrengtijd, het eerder digitaal veiligstellen en de openbaarheid vervroegen. Er komt een uitvoeringstoets op de nieuwe Archiefwet, waarbij de Rekenkamer bijvoorbeeld naar de haalbaarheid kijkt en de archiefvormers op de verschillende niveaus ieder een eigen uitvoeringstoets doen. Tegelijkertijd zie je veel obstakels. Daarom zijn de uitvoeringstoetsen van belang. Al met al gaat de nieuwe wet ons niet in het paradijs brengen. Hij maakt wel meer zichtbaar in de digitale wereld, waardoor we elkaar bijvoorbeeld minder in de weg zitten op archiefbewaarplaatsen. Ook het archiveren bij de bron is een vooruitgang, daarmee zijn we beter in staat om materiaal toegankelijk te houden. De nieuwe wet gaat geen nieuwe bewaarplaatsen benoemen, maar omgeeft het uitstel van overbrengen wel met waarborgen.’

Marens Engelhard wordt bescheiden als het om de WOO gaat. De beoogde vergroting van openbaarheid en transparantie laat nog op zich wachten.
‘Openbaar maken zou nu toch aan relevantie moeten winnen. De WOO is ook voorportaal voor archiefvorming: om openheid van zaken te kunnen geven, moet de informatie goed toegankelijk zijn.’

Waar zit dan de ‘uitdaging’?
‘Digitale vormen van informatieverwerking vragen om veranderingen in het gedrag en de houding van de overheid. Daar moeten organisaties naar toe, dat ze zich minder regentesk opstellen – wat hardnekkig is. Maar daarmee alleen ben je er niet. De techniek ontwikkelt zich te snel en is te complex. Daarom moeten we middelen ontwikkelen die het eenvoudig maken om die techniek goed in te zetten. Vandaar de pilot met het filteren van e-mails en berichten. Archieven moeten beter doorzoekbaar worden voor vragen die op basis van de WOB/WOO worden gesteld. Het helpt om daarbij uit te gaan van sleutelfiguren in een proces. Maar het verzamelen van relevante informatie moet wel gemakkelijker gemaakt worden met goed doordachte ‘design’-oplossingen.

Op dit moment organiseren de verschillende lagen overheidsorganisaties mogelijk te weinig gezamenlijke slagkracht om de bestuurders te ‘raken’. Daarom zoekt het Nationaal Archief ze op. Het komt wel steeds vaker op de bestuurlijke agenda, maar we zijn er nog niet.

Jeroen Jonkers
hoofdredacteur Od

André Plat
redactielid Od