Met het actieplan Open op Orde wil de Rijksoverheid de informatiehuishouding verbeteren. Bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zet het programma ENIGMA, Informatiehuishouding Open op Orde SZW zogenoemde GoedBewaard coaches in om medewerkers te ondersteunen bij het beter archiveren van hun informatie. Felix Poortman coördineert dit. ‘Ik hoop dat wat we nu opbouwen in 2026 onderdeel is van het dagelijks werk van ambtenaren.’
Wat doet een GoedBewaard-coach precies? ‘Wij maken de vertaalslag vanuit het programma ENIGMA naar de medewerkers,’ vertelt Poortman. ‘Wat wordt er van ze verwacht? Wat houdt dit praktisch in voor hun werk? We zijn de eerste vraagbaak voor de SZW-collega’s, die bezig zijn met de verbetering van de eigen informatiehuishouding. Het kan namelijk voor medewerkers best verwarrend zijn, er komt veel op ze af.’
Een doorsnee dag bestaat er niet voor een GoedBewaard coach, gaat Poortman verder. ‘We maken werkinstructies over hoe je informatie het beste opslaat. Hoe zet je documenten en e-mails in het documentmanagementsysteem? Welke richtlijnen zijn er voor naamgeving daarin bijvoorbeeld? Uit de instructies komen weer verbeterpunten naar voren, waarover we advies geven aan de directies. Daarnaast geven we workshops en organiseren we archiveersessies. Ook doen we regelmatig een peiling om te kijken hoe het gaat. Kortom: er is veel afwisseling.’
Afwisselend
Tijdens zijn studie heeft Poortman nooit overwogen om voor de Rijksoverheid te werken. ‘Nu is het lastig voor te stellen om ergens anders te werken,’ lacht hij. Vooral de complexiteit en de veelzijdigheid trekken hem aan in zijn werk. ‘Daardoor raak je niet vastgeroest.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit de Od special Open Huis IT&IV @Rijksoverheid. Lees hier verder
