2 november 2022

Worstelen met openbaarmaking

image for Worstelen met openbaarmaking image

Aan de uitvoering van actieve openbaarmaking en goede digitale informatiehuishouding schort nog een hoop. Dat blijkt uit onderzoek in opdracht van het programma Open Overheid, uitgevoerd door Market Response.

Het belang van actieve openbaarmaking wordt weliswaar onderschreven door ambtenaren, maar er is ook verwarring over. Bijvoorbeeld over of alles wat ambtenaren goed en correct opslaan ook direct openbaar wordt gemaakt, of dat het misschien beter zou zijn om aan het einde van een traject een definitief document op te slaan in de tekstverwerker, zonder dat allerlei conceptversies te zien zijn. Een andere kwestie draait om de omgang met niet gekozen richtingen in bijvoorbeeld beleidsstukken: moeten die door de actieve openbaarmaking ook onderbouwd worden? Hierover leeft de angst dat media selectief zullen rapporteren uit dergelijke stukken.

Een andere conclusie is dat managers op het vlak van actieve openbaarmaking niet verder zijn in hun kennis dan medewerkers. Wel hebben managers een meer rationele benadering tot het onderwerp, waar medewerkers er meer emotioneel en onzeker naar kijken.

Vier van de tien managers sprak nog nooit met hun team over het thema. Ongeveer de helft vindt dat ze niet voldoende weten van de regels en richtlijnen om hun team goed te kunnen aansturen. Bij ruim een derde van de managers leeft weerstand tegen actieve openbaarmaking – zij vinden niet dat het leidt tot een transparantere overheid.

Vergeleken met actieve openbaarmaking praten ambtenaren met minder enthousiasme over het thema digitale informatiehuishouding, al wordt ook het belang van dit thema onderkend. Voor veel medewerkers is het nog geen automatisme om informatie direct op te slaan, waaronder bijvoorbeeld ook informatie in e-mails van derden. Dat komt in sommige gevallen doordat er geen recente regels voor het opslaan van informatie zijn afgesproken en er door managers vrijwel nooit op wordt gecontroleerd. Overigens denkt de meerderheid van de managers zelf dat ze het goede voordbeeld geven op het vlak van digitale informatiehuishouding.