, 7 december 2017

Zaakgericht werken bij de gemeente Dongen

image for Zaakgericht werken bij de gemeente Dongen image Interview
In deze aflevering:
Wat: Zaakgericht werken
Waar: Gemeente Dongen
Gesproken met: Veerle Ultee (Informatiemanager Gemeente Dongen)

Welk probleem moesten jullie oplossen?

In deze aflevering:
Wat: Zaakgericht werken
Waar: Gemeente Dongen
Gesproken met: Veerle Ultee (Informatiemanager Gemeente Dongen)

Welk probleem moesten jullie oplossen?
In oktober 2015 is de gemeente Dongen zaakgericht gaan werken met als doel het digitaliseren van de organisatie, verbeteren van de bedrijfsvoering en informatievoorziening als basis voor een betere en digitalere dienstverlening.
We hebben zaakgericht werken generiek, gemeentebreed met een big bang geïmplementeerd. Dat vraagt niet alleen een goede voorbereiding, maar zeker ook goede nazorg en borging.

Wat was de uitdaging?
Een van de uitdagingen was om de nieuwe werkwijze duurzaam te laten landen in de organisatie en goed contact te houden met de praktijk: hoe wordt de nieuwe manier van werken ervaren, waar liggen kansen voor verfijning en doorontwikkeling en waar ontstaan knelpunten? Een van de manieren om die aansluiting te houden, is het oprichten van het gebruikersoverleg ZGW.

Welke stappen heb je ondernomen?
De key users, één per team of procescluster, vormen samen met (een vertegenwoordiger van) DIV, functioneel beheer, procesoptimalisatie en informatiemanagement het gebruikersoverleg. Iedere zes weken komen we een uurtje bij elkaar om de stand van zaken te bespreken. Key users wisselen tips uit, functioneel beheer brengt de laatste ontwikkelingen rondom het zaaksysteem in, DIV vertelt iets over de nieuwe selectielijst, procesoptimalisatie denkt mee over het optimaliseren van de werkwijze etc. etc.

Wat zijn voor jou de succesfactoren? Waarom is het geslaagd?
Het overleg is grotendeels praktisch van aard. Er wordt veel informatie gedeeld, key users leren van elkaar en de ondersteuners krijgen zo een goed beeld van wat er speelt op de afdelingen. Bovendien kunnen zij key users gericht informeren over ontwikkelingen, waardoor zij hun afdelingen weer op de hoogte houden.

Hoe is DIV betrokken bij dit traject?
DIV is een belangrijk lid van het overleg. Naar aanleiding van zaken die tijdens het gebruikersoverleg naar voren komen, zoeken zij vaak verdere afstemming met een specifiek team of specifieke afdeling.

Zijn er zaken waar je collega’s voor wilt waarschuwen?
Houd vol. Er zijn periodes dat er wat minder agendapunten lijken te zijn, of dat key users af dreigen te haken. Maar houd dan vol. Ook al duurt het overleg maar twintig minuten, de ervaring leert dat er altijd zinvolle zaken besproken worden. En houd het uiteindelijke doel van zaakgericht werken centraal. Het is een mooie methode om nog veel mooiere zaken op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering te realiseren. In dat perspectief wordt het maken van de juiste keuzes soms een stuk eenvoudiger.

eric.Kokke@GOopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid Od