Tekst: Eric Kokke
DUO werkt al 15 jaar aan een sterke informatiehuishouding. De organisatie pakt het tegenwoordig echter op een geheel eigen manier aan. Eerdere methodes, die vooral bestonden uit droge instructies en waarschuwingen, zijn overboord gegooid. Od sprak met coördinator informatiebeheer Marloes Roossien, informatiebeheerder Folkerd de Wit en tactisch adviseur archief en informatiemanagement Rolf Stoit over hoe zij creativiteit inzetten in het veranderproces.
‘Iedereen die zijn werk doet, heeft het idee dat hij het goed doet,’ legt Rolf Stoit uit. ‘Maar het moet eigenlijk beter en anders. Dat hebben we nooit op de juiste manier verteld. Om mensen zich daarvan bewust te maken, heb je een creatieve aanpak nodig in plaats van simpelweg iets uitleggen – dat slaat niet aan. Dat heeft het verleden ons wel geleerd.’ Het team koos daarom bewust voor een andere aanpak dan alleen vertellen wat er niet goed gaat. Marloes Roossien vult aan: ‘Het geven van informatie is niet genoeg om verandering in gang te zetten. Iedereen weet dat roken en drinken slecht voor je is, maar die kennis doet niks met wat je in je dagelijkse leven uitvoert.’ Volgens haar is het belangrijk dat DUO campagnes opzet, omdat iedere medewerker met informatiebeheer te maken heeft, maar zich daar niet altijd van bewust is. ‘Het programma heeft verschillende producten ontwikkeld die soms heel specifiek zijn en waarvoor je een recordsmanager nodig hebt.’ Maar ondertussen zijn er veel mensen in teams die je niet dagelijks in contact kunt brengen met informatiebeheer. ‘Daarom proberen we bredere campagnes op te zetten met activiteiten die mensen aanspreken, om ze bewust te maken dat iedereen een rol heeft in het op orde brengen van de informatiehuishouding bij de rijksoverheid,’ aldus Roossien.
Van workshops tot escaperooms
Het team begon ongeveer een jaar geleden met verschillende initiatieven. ‘Jan-Willem van Dijk, destijds programmamanager, ontwikkelde met het team een workshop gericht op gedragsverandering, met componenten als omgeving, weerstand, motivatie en benodigde competenties,’ vertelt Roossien. ‘We hebben inmiddels vooral ingezoomd op het herkennen van verschillende soorten weerstand en hoe je die kunt wegnemen. We geven deze kennis ook door aan teamleiders, zodat zij met hun medewerkers het gesprek kunnen aangaan. Wij kunnen immers niet bij iedereen tegelijk zijn.’ Folkerd de Wit vult aan: ‘Sommige mensen zijn sceptisch en zoeken naar redenen waarom iets niet werkt. Wij laten zien hoe je dat kunt ombuigen, zodat mensen het toch willen proberen.’ De workshop bevat ook interactieve opdrachten, zoals een oefening met magnetische bouwstaafjes waarbij twee mensen met de rug naar de groep zitten en instructies moeten geven aan de anderen. ‘Dat maakt ons ervan bewust dat wat voor ons helder lijkt, niet per se duidelijk is voor degene die het moet uitvoeren,’ legt hij uit. Een andere interventie is de workshop over goed omgaan met e-mail. De Wit: ‘Die gaat vooral over het beheren van je eigen Outlook. DUO heeft zo’n veertien terabyte aan e-mails op de server. We geven handvatten om daar orde in te scheppen: sorteer op grootte, verwijder vergaderverzoeken, maak agenda’s leeg waar soms honderden megabytes aan data in staan die je niet nodig hebt. Een deelnemer zei: ik had 43 gigabyte in mijn inbox. Simpele dingen die ik kan doen om dat te verminderen, waren echt een eyeopener.’
*Dit artikel verscheen in Od 48: Lessons learned. Meer lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
