Beeld: Pexels, Tekst: Martijn Aslander
Het begon ooit als een liefdesverhaal. We omarmden Word, Excel en PowerPoint alsof ze ons naar een digitale toekomst zouden leiden. Ze gaven ons de illusie van professionaliteit en moderniteit. Maar 30 jaar later zitten we gevangen in een toxisch huwelijk. Documenten kosten miljarden en maken cruciale informatie onvindbaar. Het is tijd om eerlijk te zijn: de overheid moet scheiden van Word. Niet morgen, niet over tien jaar, maar vandaag. Alleen door open standaarden, platte tekst, Markdown, YAML en slimme inzet van AI kan de relatie tussen overheid en informatie gezond worden.
Na de jaren van WordPerfect leek Microsoft Office een ideale partner. Brieven zagen er professioneel uit, rapporten kregen een strakke opmaak en met track changes konden we efficiënt samenwerken. Maar de verliefdheid verblindde ons. Wat begon als een handige tekstverwerker, groeide uit tot ons archief, onze database en ons kennismanagementsysteem. Dat was nooit de bedoeling, en daar ligt de kern van ons probleem.
Terugkerend patroon
De gevolgen zijn overal zichtbaar. Bij de Belastingdienst Toeslagen kostte het vierhonderd uur om een ouderdossier samen te stellen uit verspreide documenten in TVS, DAS, q-schijven, mailboxen en persoonlijke mappen. In Groningen bleken 250.000 documenten over aardbevingsschade verspreid over systemen, waardoor cruciale veiligheidsrapporten pas jaren later opdoken. Bij het UWV bleken duizenden WIA-dossiers incompleet omdat medische rapporten zoek waren. En in het FSV-schandaal kregen 30.000 burgers onterecht invorderingen doordat bezwaarschriften zoekraakten in de documentenchaos.
Dit patroon keert steeds terug: documenten zonder metadata, verspreid over systemen, ontoegankelijk voor zoekmachines. Burgers betalen de prijs in de vorm van fouten, vertragingen en jarenlang onrecht.
*Dit artikel verscheen in Od 48: Initiatieven delen. Meer lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
