Beeld: Shutterstock, Tekst: Sharon van de Woerdt
Het rapport Ongekend onrecht en het daaropvolgende rijksbrede actieplan Open op Orde was voor de Belastingdienst aanleiding om aan de slag te gaan met haar informatiehuishouding. Sindsdien is er veel vooruitgang geboekt.
Onze ambitie is vertaald naar het programma Informatie op Orde (IOO). In deze context zijn wij als dienst gestart met een aanpak gericht op deskundigheidsbevordering en bewustwording rondom informatiehuishouding. Hoewel er binnen de organisatie al langer initiatieven waren om de informatiehuishouding te verbeteren, ontbraken daarvoor vaak de benodigde middelen en bestuurlijke aandacht. Het rapport Ongekend onrecht gaf ons de noodzakelijke rugwind om deze inspanningen te versterken en structureel te verankeren.
We zagen dat medewerkers zich onvoldoende bewust waren van hun rol in het verantwoord omgaan met informatie. Daarom hebben we in 2022 besloten om via een projectmatige aanpak deze bewustwording te vergroten. Strategisch kozen we voor een gefaseerde aanpak: klein beginnen met onboarding van nieuwe Belastingdienstmedewerkers en IHH-professionals, en vervolgens opschalen naar bredere doelgroepen.
Weerstand overwinnen
We merkten dat informatiebeheer c.q. informatiehuishouding vaak als “iets van anderen” werd gezien. Bij medewerkers was er soms onbekendheid of verwarring over begrippen als archiveren, metadata en selectielijsten. Bij het management ontbrak soms urgentie.
Onze aanpak was om het onderwerp te koppelen aan herkenbare werkprocessen en het gesprek aan te gaan: wat betekent informatiehuishouding voor jouw werk? Daarbij benadrukken we ook het bredere belang: de informatie waarmee medewerkers werken heeft directe impact op burgers en bedrijven, en speelt een rol in politieke en maatschappelijke verantwoording, bijvoorbeeld richting media en toezichthouders.
Om het draagvlak binnen de organisatie te vergroten, zetten we daarnaast in op zichtbaarheid, intervisie en het versterken van ambassadeurschap.
*Dit artikel verscheen in Od 48: Initiatieven delen. Meer lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
