Vlaardingen houdt koers

Tekst: Eva de Vries
Beeld: Pexels

Bij de gemeente Vlaardingen werken we aan een belangrijk doel: beter omgaan met informatie. Dat klinkt technisch, maar het raakt aan de kern van ons werk. Want zonder goed georganiseerde informatie kun je geen betrouwbare besluiten nemen, geen transparante overheid zijn en geen goede dienstverlening bieden aan inwoners.

Allereerst is het van belang vast te stellen wat persoonsgegevens zijn: elke informatie die direct of indirect Informatie speelt een rol in alles wat we doen, maar de verantwoordelijkheid ervoor ligt bij verschillende teams. Ons team Informatiebeheer valt onder het domein Bedrijfsvoering, terwijl het team Informatiemanagement onder Sociaal en Dienstverlening valt. Dat lijkt op het eerste gezicht onhandig, maar het is juist een interessant vertrekpunt voor samenwerking.

Ons team Informatiebeheer bestaat grotendeels uit nieuwe adviseurs met verschillende achtergronden — van retail en grafisch ontwerp tot informatiemanagement. Die mix zorgt voor een frisse blik. Zelf heb ik eerder als informatiemanager gewerkt, en dat helpt mij om de taal van informatiemanagement beter te begrijpen. Niet iedereen in het team heeft die ervaring, dus we investeren veel in kennisontwikkeling. We volgen opleidingen en interne trainingen om ervoor te zorgen dat we allemaal dezelfde basis hebben.

Water

Voordat we dieper ingaan op de samen­werking binnen de organisatie, eerst wat context. Water loopt als een blauwe draad door de Vlaardingse geschiedenis. Via de zee bracht het handel, visserij en voor­spoed. Niet voor niets worden Vlaardingers liefkozend haringkoppen genoemd. Deze sterke identiteit komt ook terug in de manier waarop we in de organisatie plannen maken: in onze iVisie wordt bijvoorbeeld gesproken over vaarroutes: onze ontwikkelpaden.

Binnen die iVisie zijn zeven vaarroutes uitgestippeld. Voor Informatie­beheer zijn vooral de volgende vier van belang: iProcessen op orde, iOrganisatie in haar kracht, Data op orde en Documenten op orde. Op deze sporen is ons team nadrukkelijk aangehaakt. Wat deze visie bijzonder maakt, is dat archiving by design het uitgangspunt vormt. Daarmee wordt informatiebeheer niet pas achteraf, maar vanaf het begin meegenomen in de inrichting van processen en systemen.

*Dit artikel verscheen in Od 48: Lessons learned. Meer lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.