Het op orde brengen van de informatiehuishouding bij het rijk is van groot belang, zeker nu onze samenleving steeds digitaler wordt. Papieren archieven maken plaats voor digitale archieven en het goed bewaren van ook appberichten en social media posts is essentieel geworden. Om de informatiehuishouding op orde te krijgen is op 10 november de interne, rijksbrede campagne ‘Goed Bewaard, voor nu en later’ gelanceerd. De campagne richt zich op alle medewerkers binnen het Rijk, met als oproep: zorg dat je de informatie waarmee je werkt altijd op de juiste manier bewaart. De afzender van de campagne is het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI), een gezamenlijk initiatief van de ministeries van OCW en BZK.
Belangrijker dan je denkt
De Rijksoverheid wil een efficiënte, betrouwbare en geloofwaardige partner zijn en blijven voor burgers, bedrijven en organisaties. Het is daarom belangrijk dat medewerkers binnen het Rijk goed omgaan met overheidsinformatie. De campagne licht dit toe en maakt duidelijk wat er van medewerkers wordt verwacht. Dat benadrukt ook Marjan Hammersma, SG van het ministerie van OCW: “Jouw werk is belangrijker dan je denkt, omdat onze democratie niet goed kan functioneren zonder goed vindbare overheidsinformatie”, vertelt ze in een video op de campagnesite. “Mensen in Nederland moeten kunnen traceren hoe besluitvorming bij de Rijksoverheid tot stand komt. Dat is een essentieel recht. Wanneer er vragen op ons afkomen, moeten we snel het antwoord kunnen vinden”. Naast de verantwoording die wij hebben aan de maatschappij, maakt deze campagne het ook makkelijker om het gesprek aan te gaan met collega’s: Welke informatie sla jij op? En waar?
Goed bewaard voor nu en later
Meer informatie over de campagne is te vinden op de speciale campagnewebsite www.goedbewaardvoornuenlater.nl. Verschillende medewerkers van het Rijk vertellen met welke overheidsinformatie zij te maken hebben, hoe ze ermee omgaan en waar ze tegenaan lopen. Daarnaast bevat de site een toolkit met allerlei middelen die kunnen bijdragen aan bewustwording en helpen om het gesprek te voeren binnen een afdeling of team over goed omgaan met overheidsinformatie en de uitwerking daarvan, bijvoorbeeld door het maken van afspraken over naamgeving van documenten. Voorbeelden hiervan zijn een infographic, een kennisquiz en een basispresentatie om het gesprek mee te starten.
Resultaten en vervolg
De werkwijze voor het omgaan met overheidsinformatie verschilt per organisatie. Het is daarom aan de ministeries en uitvoeringsorganisaties zelf om de komende tijd verder invulling te geven aan de boodschap van de campagne Goed Bewaard. Verschillende rijksorganisaties zijn al actief aan de slag gegaan met een doorvertaling naar een eigen, organisatie specifieke communicatie (campagne). Zij gaven aan dat de rijksbrede campagne een mooie kapstok biedt om eigen boodschappen te versterken. Ook helpen de campagnetools het thema te agenderen en het gesprek erover aan te gaan. Verschillende bestuursdepartementen zijn al enthousiast aan de slag gegaan met de campagne.
De lancering van de campagne is nog maar het begin. Naast interne rijksbrede online bijeenkomsten waar uitwisseling van ervaringen en tips centraal staan, nieuwsbrieven volgt in december 2020 een e-zine special over de campagne. De eerste campagneperiode loopt tot eind december 2020. De campagne zal ook de komende jaren periodiek rijksbreed worden ingezet, met telkens wisselende (deel)thema’s.
