Joyce van Aalten is specialist in taxonomieën en metadata, in het bijzonder in Office 365. Tijdens de Od Kennissessie op dinsdag 12 april geeft zij één van de workshops.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij het goed vindbaar maken van informatie binnen Office365?
‘Informatie, zowel in de vorm van documenten en bestanden, maar ook in andere vormen, zoals bijvoorbeeld chatgesprekken, wordt binnen Office365 versnipperd opgeslagen. Er zijn verschillende Teams-omgevingen en SharePoint sites waar mogelijk waardevolle informatie opgeslagen wordt. Het is voor een gebruiker niet altijd duidelijk waar hij moet zoeken naar informatie die voor hem relevant is. De zoekmachine van Office365 maakt een groot gedeelte van deze informatie weliswaar doorzoekbaar, maar daarmee is deze informatie niet automatisch goed vindbaar. Dat kan verschillende oorzaken hebben: een gebruiker heeft wellicht niet de juiste toegangsrechten waardoor informatie niet toegankelijk is. Of een gebruiker herkent een relevant document niet als zodanig omdat de titel of bestandsnaam nietszeggend zijn. Daarnaast vallen of staan de resultaten van de zoekmachine met de kwaliteit van de informatie die je er in stopt: ook dubbele bestanden, verouderde of irrelevante documenten worden immers ook door de zoekmachine gevonden.’
Welke rol speelt metadata bij het vindbaar maken van informatie in Office365?
‘Metadata zijn kenmerken van een document of bestand. Aan de hand van metadata kan een gebruiker zien wie het geschreven heeft, wanneer het document gewijzigd is, wat de status is en ga zo maar door. In feite allemaal extra data op basis waarvan een gebruiker kan bepalen of een document voor hem relevant is, zonder het document daadwerkelijk te hoeven openen of lezen. Metadata kan worden ingezet bij het filteren van documenten of het maken van gepersonaliseerde weergaven. Maar het kan ook helpen bij het optimaliseren van de zoekmachine.’
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten wanneer een organisatie metadata wil gaan gebruiken binnen Office365?
‘Sommige voor de hand liggende metadata wordt al automatisch door Office 365 aan bestanden toegekend, bijvoorbeeld aanmaakdatum en naam van maker. Soms is dit de enige metadata die een organisatie gebruikt, maar Office365 biedt veel meer mogelijkheden. Verschillende metadatavelden zijn mogelijk, van eenvoudige tekstvelden tot uitgebreide taxonomieën. Het is belangrijk om goed te bepalen welke metadata gewenst en benodigd is. Meer metadata is namelijk niet altijd beter, want die metadata moet ook (goed) toegekend gaan worden. Office365 biedt weliswaar mogelijkheden voor automatisch toekennen van meer complexe metadata, maar hiervoor moet het systeem wel getraind worden.’
Wil je er ook bij zijn op 12 april bij de Od Kennissessie? Meld je dan hier aan!
