Er lijken bronnen te over, echter voor lokale overheden lijkt geen eenduidige set van vragen beschikbaar en mist het overzicht van de voortgang van de informatiehuishouding. De Informatiehuishouding is versnipperd. Voor elke archiefvormer een eigen verantwoordelijkheid en ook het toezicht is per archiefvormer apart geregeld. Hoewel inspecties meerdere archiefvormers ‘bedienen’ mist een eenduidige vragenlijst. Keuze is er genoeg voor vragenlijsten, denk hierbij aan Baseline DIV en KPI.
Er lijken bronnen te over, echter voor lokale overheden lijkt geen eenduidige set van vragen beschikbaar en mist het overzicht van de voortgang van de informatiehuishouding. De Informatiehuishouding is versnipperd. Voor elke archiefvormer een eigen verantwoordelijkheid en ook het toezicht is per archiefvormer apart geregeld. Hoewel inspecties meerdere archiefvormers ‘bedienen’ mist een eenduidige vragenlijst. Keuze is er genoeg voor vragenlijsten, denk hierbij aan Baseline DIV en KPI. Voor ZBO’s bestaat de vragenlijst EGI, een geautomatiseerde uitvraag waar de Erfgoedinspectie inmiddels ook trends kan halen en waaruit, indien dit open data zou zijn, ook eenvoudig een benchmark kan worden afgeleid.
Voor gemeenten komt er overzicht in de vorm van KPI. Naast dat de vulling van de database vanaf oktober 2012 zeer traag verloopt (heeft uw gemeente uw KPI’s al gepubliceerd?), hoor ik ook al dat voor de voortgang van de duurzame toegankelijke informatiehuishouding de vragenlijst wellicht niet volstaat. Vraag 4 zou onvoldoende gegevens opleveren. Zeker waar het gaat om overzicht van (de achterstand in) digitale bronnen waarin nog te bewerken archiefbescheiden zitten. Bij een overbrenging van 20 jaar binnen 10 jaar zouden alle databases en digitale bronnen (servers, gedeelde schijven) van voor 1995 in beeld moeten zijn.
Dit roept bij mij vragen op:
1. zijn we met de fragmentatie van toezicht op het beheer (zorgdragers doen het -2- jaarlijks zelf), zeg maar de inspectie en WSJG op de goede weg
2. is het handig dat een private onderneming (fier.nl) de enige benchmark regelt voor de informatiehuishouding? Kan dat facultatief – of zouden we daaraan allemaal moeten bijdragen -, zou dit verplicht kunnen worden en dan ondergebracht bij TNO/NIPO (zoals Erfgoedinspectie doet), of gezien het maatschappelijke belang en economische/maatschappelijke waarde bij CBS (waarvoor wellicht het Ministerie door OCW en/of UvW, IPO en VNG betaalt zou moeten worden) of is WSJG van KING volgens u een duurzame voorziening voor de komende 20 jaar, waarop alle overheden en zbo’s gaan aansluiten?
3. hoe ziet uw benchmark eruit en op welke plek deelt u informatie hierover en met wie?
4. als u duurzame toegankelijke informatiehuishouding op orde hebt in het proces, optimale integratie tussen gegevensbronnen (databases) en (bron)documenten realiseerde en dit proces zodanig ‘in control’ heeft dat u inzicht heeft in uw digitale achterstanden per 1995, danwel die heeft weggewerkt wilt u dit dan delen door te reageren op deze blog?
Als u iemand verantwoordelijk zou willen zien voor de landelijke coördinatie van inzicht en overzicht, wie zou dat dan volgens u moeten zijn, en levert u daar dan ook spontaan uw professionele bijdrage aan?
Wat is heeft u daarbij nodig en wat is nodig om hier verbetering te realiseren?
Zie ook: http://www.archief2020.nl/nieuws/start-nulmeting-deel-2-archiefvormers
