Tekst: Eric Kokke
Eric Kokke is redactielid Od
Bij de gemeente Zaanstad wordt de afgelopen jaren hard gewerkt aan het wegwerken van een forse achterstand in het analoge archief. Wat begon als een project van ongeveer 900 meter, groeide uit tot een meerjarig programma waarin beleid, uitvoering, samenwerking en cultuurverandering samenkomen. Marije Hoep-Modder, recordmanager bij Zaanstad, deelt openhartig de succesfactoren, tegenslagen en valkuilen. ‘Als je het doet, doe het goed. Geen half werk.’
Marije Hoep-Modder werkt sinds twee jaar bij de gemeente Zaanstad en kwam binnen vanuit een totaal andere wereld: de woningcorporaties. ‘Ik had echt geen idee dat er zoiets was als een recordmanager,’ vertelt ze. Tijdens haar sollicitatie werd al snel duidelijk wat de kern van de uitdaging was: ‘Er lag één grote achterstand in het analoge archief.’
Omvangrijker
Die achterstand bleek omvangrijker dan gedacht. ‘We hadden toch wel zo’n 900 meter, en inmiddels is het zelfs iets groter geworden.’ Het ging om archief dat jarenlang was blijven liggen, deels buiten beeld, deels omdat andere prioriteiten voorgingen. ‘Je bent bezig en je komt erachter: het is toch wel goed als we dit ook aanpakken, want het ligt er ook al heel lang.’
De eerste stap was daarom niet harder lopen, maar beter kijken. Haar afdelingsmanager Jaap de Vries liet een externe partij door het hele depot gaan om in kaart te brengen: ‘Zij heeft grofweg alles genoteerd en gekeken: waar zit de prioritering?’ Pas daarna werd het projectplan concreet: wat moet voor 2024 worden overgedragen of vernietigd, en wat kan later? Die volgorde bleek essentieel, juist omdat het depot niet leeg is als je start. ‘Je bent bezig en je komt erachter dat er meer ligt dan op de lijst stond, dat er nieuwe logische deelprojecten opduiken en dat je keuzes moet blijven maken om niet weer te verdrinken in de omvang.’
Een voordeel in Zaanstad is dat het gemeentearchief letterlijk dichtbij is. ‘Het gemeentearchief zit in hetzelfde pand.’ Het archief heeft een eigen ruimte, maar overleg is laagdrempelig: ‘We kunnen zo naar elkaar toelopen.’ Dat lijkt een detail, maar in de dagelijkse praktijk van selectie, overbrenging en vragen over dossiers is het goud waard. Het maakt het makkelijker om samen te werken en om sneller knopen door te hakken als er discussie ontstaat over bewaartermijnen, volledigheid of uitzonderingen.
Hoep-Modder: ‘We hebben gekeken waar de meeste behoefte aan is. Dat bleken toch wel omgevingsvergunningen. Die dossiers hebben een groot publiek belang en worden vaak geraadpleegd. Daarom werden die als eerste aangepakt: ‘We zijn met drie blokken met omgevingsvergunningen gestart en trokken externe capaciteit aan om dat te bewerken.’
Dat brengt ons bij een van de grootste succesfactoren: middelen en mandaat. Zaanstad zette vanuit de Woo een groot programma op: Zaanstad Open. Daarin zitten twee pijlers: actief openbaar maken en informatiebeheer op orde. En daarin kreeg het analoog archief een duidelijke plek. Voor Hoep-Modder was dat de gewenste katalysator. ‘Niet alleen omdat er geld kwam, maar ook omdat het project daarmee onderdeel werd van een breder gemeentelijk verhaal en niet meer alleen een afdelingsding in de kelder.’
Die inbedding was extra belangrijk omdat de afdeling het niet alleen kon. ‘Er was veel kennis weg na een reorganisatie,’ vertelt ze. ‘En zelfs als de kennis er wél was geweest was ons team gewoon niet groot genoeg om dit aan te pakken. Daarom is er ook realistisch gepland. We hebben direct afgesproken om het niet in een jaar doen. Is niet te doen.’ Er werd een driejarig traject van gemaakt: ‘Van 2024 tot en met 2026.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 51: Papier. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
