Tekst: Eric Kokke
Eric Kokke is redactielid Od
Terwijl veel organisaties hun blik richten op AI, digitalisering en de toekomst van informatiebeheer, speelt zich in menig gemeente een minstens zo actuele operatie af: het wegwerken en bewerken van de analoge archieven. De gemeente Utrecht is daar volop mee bezig. De praktijk is weerbarstig en leerzaam, zoals blijkt uit ons gesprek met Fidan Birgin (coördinator van het project Archiefbewerking) en Daniele Mores (recordmanager/senior adviseur bij het organisatieonderdeel Ruimte).
Eind 2014 verhuisde de gemeente Utrecht naar een nieuw centraal Stadskantoor. Organisatieonderdelen die voorheen verspreid zaten over verschillende panden, werden samengebracht op één locatie. Daarbij hoorde een duidelijke opdracht: we gaan plaats- en tijdonafhankelijk werken en daarmee papierarm. Medewerkers kregen beperkte kastruimte en moesten hun papieren archieven opschonen.
De papieren dossiers die niet direct nodig waren, verhuisden naar een externe opslag. Sommige organisatieonderdelen hadden hun archief keurig geordend en beschreven in dozen geplaatst. Andere ruimden onder tijdsdruk op: dossiers verdwenen in dozen met minimale metadata en omschrijving. Wat op dat moment een praktische oplossing leek, bleek jaren later een nieuwe opgave te creëren. In de jaren daarna zijn meerdere archiefbewerkingsprojecten gestart. Het huidige project richt zich op risicovolle en blijvend te bewaren archieven. Op basis van een inventarisatie is vastgesteld welke archieven bewerkt moeten worden en uiteindelijk naar Het Utrechts Archief worden overgebracht. De planning: twee jaar. De realiteit: verlenging met een jaar. En een fase twee die zich al aandient.
Het duurt altijd langer dan je denkt
Een van de belangrijkste lessen uit Utrecht is even simpel als confronterend: archiefbewerking kost meer tijd dan vooraf wordt ingeschat. ‘Je kunt denken: we hebben zoveel meter archief, dus dat doen we in een jaar,’ zeggen Birgin en Mores. ‘Maar de praktijk laat iets anders zien. In één doos kunnen alleen eenvoudige dossiers zitten of juist een handvol extreem complexe dossiers. Dat maakt enorm verschil in bewerkingstijd.’
Meters zeggen iets over omvang, maar weinig over complexiteit. De inhoud van de dozen blijkt soms een verrassing. Projectmatige dossiers kunnen verspreid zitten over meerdere dozen. Metadata ontbreekt of is summier. Wat ooit onder tijdsdruk is opgeborgen, moet nu zorgvuldig worden uitgezocht.
Daar komt bij dat waarderen en selectie in het verleden niet altijd vlekkeloos verliepen. Archieven die als vernietigbaar waren aangemerkt, bleken bij herbeoordeling toch opnieuw bekeken of zelfs bewerkt en overgedragen te moeten worden. Dat soort herstelwerk kost niet alleen tijd, maar onderstreept ook hoe belangrijk zorgvuldige waardering is.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 51: Papier. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
