DNB verankert informatiebeheer in het dagelijks werk

Tekst: DNB
Beeld: Hilbert Krane

In 2023 startte De Nederlandsche Bank (DNB) met een traject om haar selectielijst te vernieuwen. Voor de uitvoering van dit project won DNB in 2024 de Od Kwaliteitsaward in de categorie Rijksoverheid. De jury prees vooral de gekozen aanpak: het gebruik van de procesarchitectuur als basis voor het gesprek over bewaartermijnen en informatie­beheer. Inmiddels is de aandacht verschoven. Niet alleen de selectielijst, maar de bredere informatiehuishouding staat centraal.

Het raamwerk voor de nieuwe selectielijst is de procesarchitectuur van DNB. Deze architectuur bestaat uit 21 waardeketens (end-to-end-processen) die beschrijven hoe waarde wordt geleverd aan gebruikers. De waardeketens vormen de basis voor de categorieën in de selectielijst. De procesarchitectuur kent meerdere niveaus. Het tweede niveau bleek geschikt om bewaartermijnen te bepalen, met waar nodig een verdere specificatie op een derde niveau. Door deze aanpak kon DNB op een efficiënte en eenduidige manier taakgebieden aanduiden en verantwoordelijken aanwijzen. Volgens DNB voorkwam dit overlap en onduidelijkheid die bij een meer organieke aanpak waarschijnlijk zouden zijn ontstaan. Voor het bepalen van bewaartermijnen volgde het projectteam steeds dezelfde stappen. Eerst werd een voorstel opgesteld, gebaseerd op bestaande selectielijsten, het Generiek Waarderingsmodel Rijks­overheid en voorbeelden van andere organisaties. Deze voorstellen zijn vervolgens besproken met procesexperts en proceseigenaren die al in de procesarchitectuur waren geïden­tificeerd. Daarna zijn de voorstellen getoetst door juristen, privacy officers en archiefspecialisten. Juristen keken of de voorstellen in lijn waren met geldende wet- en regelgeving, privacy officers toetsten aan privacy-eisen en archiefspecialisten beoordeelden mogelijke erfgoedbelangen. Parallel hieraan bleef afstemming plaatsvinden met het Nationaal Archief, dat meelas en adviseerde op conceptversies van de selectielijst.

Vijfde pijler

Het programma Open op Orde bij DNB loopt sinds 2022. Net als andere organisaties werkt DNB langs vier actielijnen: informatie­professionals, informatiesystemen, beleid en kaders en besturing en naleving. Daarnaast heeft DNB actieve openbaarmaking als vijfde pijler toegevoegd. Uit de jaarlijkse volwassenheidsmeting blijkt dat DNB op alle pijlers groei doormaakt. Inmiddels wordt op elk spoor de gewenste score 3 gehaald. Daarmee verandert DNB stap voor stap op alle niveaus. De kern van de aanpak ligt volgens DNB in geïntegreerd werken en samen­werking tussen meerdere disciplines, van Informatiediensten tot IT, Data en Risicobeveiliging en van Juridische Zaken tot organisatieadvies en HR.

*Dit artikel verscheen in Od 49: Open overheid in beweging. Meer lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.

Od Kwaliteitsawards 2026: inschrijvingen geopend

Overheids- en non-profitorganisaties kunnen hun eigen organisatie aanmelden of een andere organisatie nomineren die aantoonbaar werk maakt van het verbeteren van de informatiehuishouding.

Inschrijven of nomineren kan via: https://kwaliteitsaward.od-online.nl/