Tekst: Eric Kokke
Beeld: Pexels
De Kenniscommunity Informatie en Archief (KIA) en de KNVI organiseerden op 25 februari jongstleden een werkdebat over de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Ruim 20 informatiebeheerders gingen onder leiding van Layla Hassan (FIMK) en Ilona van der Linden (gemeente Utrecht) met elkaar in discussie om de gevolgen en uitdagingen van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer te ontdekken.
Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer; een mondvol. En ook een wet die leidt tot verwarring. Om te beginnen al met de naamgeving. Is het nu Wmebv, Webv, Webvm of toch iets anders? Maar de echte uitdaging ligt vooral in de uitwerking en de implementatie van deze wet.
Stille wet
Een van de deelnemers noemde het een stille wet met grote gevolgen. En dat klopt eigenlijk wel. Ondanks dat de wet sinds 1 januari van kracht is, hoor je er nog weinig over in relatie tot informatiebeheer. In eerste instantie is het een dienstverleningswet, bedoeld om de burger beter te informeren over het verloop en proces van aanvragen en interactie met de overheid. Maar er zit een enorme informatiebeheercomponent aan vast. En die blijkt niet voor iedereen even duidelijk of wordt, net als bij de Woo en de Omgevingswet, onderschat of zelfs vergeten.
De kern van de wet is helder: de bewijslast van communicatie en handelen ligt bij de overheid. Dat betekent meer inzicht in hoe processen verlopen, notificaties bij elke stap, berichtenboxen en statusupdates. Maar het betekent ook dat al die communicatiemomenten moeten worden beoordeeld. Moeten ze worden gearchiveerd? Is het nodig om bewijs te hebben van al die momenten? En ja, dat is zo.
Communicatiekanalen
Bovendien geldt dit voor alle formele kanalen waarmee de overheid met burgers communiceert. Daar begint de eerste grote klus. Organisaties moeten hun hele website doorlichten: e-mailadressen, berichtenboxen, webformulieren verzamelen en beoordelen. Zijn ze nog in gebruik? Wat gebeurt er met de informatie? Wordt er alleen doorgestuurd of ook bewaard? Op welke manier? Alle mogelijke communicatiekanalen worden vastgelegd in het aanwijzingsbesluit.
Hier worden de uitdagingen zichtbaar. De eerste uitdaging is het in kaart brengen van alle communicatiekanalen en bijbehorende adressen. De tweede is technisch: bij elke communicatiestap moet een notificatie of bevestiging worden gegenereerd en vastgelegd. De derde uitdaging is het beheren van al deze informatie.
Op de goede weg?
Uit de inventarisatie onder de deelnemers blijkt dat veel organisaties nog zoekende zijn. Een aantal staat nog aan het begin. Andere hebben al een aanwijzingsbesluit en zijn klaar voor de volgende stap. En een paar deelnemers zijn langer bezig en zoeken bevestiging: zitten we wel op de goede weg? Bij sommige organisaties ligt de hele wet alleen bij de juridische afdeling, elders is informatiebeheer wel aangesloten. Waar organisaties al verder zijn, worden ook de uitdagingen en ervaringen gedeeld.
Een deelnemer geeft aan dat men al aan het vierde project bezig is. Waarop terecht werd opgemerkt: dit is geen project, dit is een programma. De implementatie is te complex en te omvangrijk om binnen een jaar af te ronden. Het overstijgt afdelingen en raakt techniek, processen, cultuur en de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het is in feite een organisatieverandering en een volgende stap in echt digitaal werken. Daarnaast betekent het een cultuurverandering. Want de burger kan nu continu de status van zijn proces volgen: waar bevindt het zich, waar stagneert het, wie is aan zet? Naast betere dienstverlening betekent dit ook transparanter overheidshandelen met zichtbare verantwoordelijken.
*Dit is het eerste deel van een servicebericht uit Od 51: Papier. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
