Tekst: Vincent Lageweg en Eric Kokke
Veel organisaties werken nog steeds met papieren archieven. Dit roept vragen op: hoe digitaal zijn overheden werkelijk, hoe ontwikkelt dat zich de komende jaren, en blijft er voldoende kennis om analoge archieven toegankelijk te houden?
We stelden deze vragen aan een aantal bedrijven die zich al decennialang bezighouden met dienstverlening op het gebied van (analoog) informatiebeheer. Wat komen zij dagelijks tegen bij de organisaties waar zij actief zijn?
Laurens Verbeek (DOCFactory): ‘Sinds de jaren ’80 van de vorige eeuw zijn we al druk bezig met het creëren van het paperless office. Anno 2026, bijna een halve eeuw later, speelt papier echter nog steeds een rol in de meeste organisaties. Digital born wordt weliswaar, in lijn met de digitalisering van de samenleving, steeds meer gemeengoed, maar volledig digitaal werken blijft voorlopig een utopie. De digitale revolutie heeft tot op heden veelal geleid tot een hybride informatiehuishouding. Het kantelpunt verschuift steeds verder richting digitaal, maar vooralsnog hebben we bij DOCFactory ook nog de handen vol aan cellulose.
Eelke de Jong (BECIS/Dior) herkent dit beeld: ‘In een tijd waarin digitaal werken de boventoon voert, lijken analoge archiefbewerkingen soms een achterhoedegevecht of zelfs een stap terug in de tijd. Wij zijn echter van mening dat het succesvol afronden van analoge archiefbewerkingsprojecten zeker geen abc’tje is. Deze discipline vraagt om specifieke kennis en kunde van vakmensen. Tegelijkertijd verdwijnen die vakmensen in rap tempo, terwijl de vakkennis rond analoge archiefbewerkingen nog steeds onmisbaar en relevant is.’
Papieren achterstanden
Ook bij KBenP Informatieprofessionals zien ze nog relatief veel analoge archieven voorbijkomen. Anco ten Boekel: ‘Wij hebben door de jaren heen, met verschillende teams, vele kilometers fysiek archief bewerkt en overgedragen aan regionale archieven en het Nationaal Archief. Bij KBenP Informatieprofessionals zien wij dat de kennis en kunde rondom analoge archiefbewerking relevant blijven, omdat er nog steeds veel analoge archieven zijn en er bovendien achterstanden bestaan in de bewerking daarvan.’
Hoewel Tineke van Heijst (VHIC) ziet dat veel overheidsorganisaties inmiddels volledig digitaal werken en er dus nagenoeg geen nieuwe papieren archieven meer ontstaan, blijft analoog wel aanwezig: ‘In onze praktijk zien we dat er bij veel organisaties nog aanzienlijke papieren achterstanden liggen die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats duurzaam toegankelijk moeten worden gemaakt. Dit speelt op alle niveaus van de overheid. Daarnaast zien we ook bij archiefdiensten dat veel archieven niet of onvolledig ontsloten zijn, bijvoorbeeld verenigings-, kerkelijke en particuliere archieven. De omvang varieert sterk: van kleine bestanden tot grote projecten van enkele kilometers.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 51: Papier. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
