29 september 2015

Aanbesteden zonder hoofdpijn

image for Aanbesteden zonder hoofdpijn image

Eén tip. Kun je een Europese aanbesteding vermijden? Doe dat dan vooral, dan ben je veel flexibeler.

Hoe doe je een efficiënte aanbesteding?
Correct aanbesteden is goed, maar jij hebt andere belangen:

  1. Je wilt de beste aanbieder zijn/de beste oplossing selecteren tegen een redelijke prijs.
  2. Je wilt dit traject goed doen, maar er niet meer tijd in steken dan nodig.

Hoe doe je dat?

Eén tip. Kun je een Europese aanbesteding vermijden? Doe dat dan vooral, dan ben je veel flexibeler.

Hoe doe je een efficiënte aanbesteding?
Correct aanbesteden is goed, maar jij hebt andere belangen:

  1. Je wilt de beste aanbieder zijn/de beste oplossing selecteren tegen een redelijke prijs.
  2. Je wilt dit traject goed doen, maar er niet meer tijd in steken dan nodig.

Hoe doe je dat?

Beperk het aantal inschrijvers
In een aanbesteding kun je gemakkelijk tijd besparen door het aantal inschrijvers te beperken. Je doet dit, door op voorhand je randvoorwaarden vrij te geven. Denk bijvoorbeeld aan budget, beschikbare tijd of specifieke inhoudelijke of non-functionele must haves. Stel, er zijn vijftien potentiele aanbieders voor jouw gewenste project. Die willen allemaal jou als klant. Laat je niet leiden door de gedachte dat je misschien de beste aanbieder mist als je veel eisen stelt. Wat is beter, alle aanbieders laten inschrijven zodat je die allemaal moet beoordelen, of alleen de zes aanbieders die het beste bij jou passen?
Weet je op voorhand wat voor budget je beschikbaar hebt? Leg het op tafel. Je kunt dan nog steeds onderhandelen over de prijs of de prijs opnemen als onderdeel van je beoordelingscriteria.

Bij de laatste (profit)‘aanbesteding’ die ik begeleidde was er maximaal één dag in de week voor functioneel beheer beschikbaar. Door dit criterium in een eerste inventarisatieronde al te benoemen, vielen twee leveranciers af.

Heb je weinig resources beschikbaar, dan moet een leverancier flexibel kunnen zijn in zijn inzet. Dat drijft inderdaad de prijs op. Maar je kunt dit beter op voorhand incalculeren en samen met de leverancier een weg zoeken, dan er later in het traject een gepeperde extra rekening voor krijgen.
Andere eisen zijn bijvoorbeeld eisen, specifiek op het gebied van security of taal. Je ziet aan de voorbeelden dat eisen en randvoorwaarden wat door elkaar kunnen lopen. Randvoorwaarden zijn echt niet onderhandelbaar, gaan niet over functionaliteit en zijn eenvoudig classificeerbaar. Hierdoor kun je snel filteren.

Schrijf een inhoudelijke, persoonlijke aanbesteding
Je hebt alle leveranciers waar je toch geen zaken mee wilt of kunt doen, omdat ze niet aan de randvoorwaarden kunnen voldoen, nu buiten de selectie gelaten. De overblijvende leveranciers wil je zo goed mogelijk bedienen, zodat je aanbiedingen op maat krijgt.

Dat doe je als volgt:

  • Beschrijf het doel dat je wilt bereiken

Jouw grootste valkuil is dat jij bedenkt hoe de oplossing eruit moet komen te zien. Doe het niet.
Je hebt een behoefte, en je wilt iemand inhuren om die voor je in te vullen. Laat de leverancier dat dan voor je doen. Hij is daar beter in dan jij, anders zou je het niet uitbesteden toch?
Beschrijf in de aanbesteding je probleem of je behoefte en je gewenste situatie. Dat is niet gemakkelijk, overigens. Mensen hebben allemaal de neiging om direct in te vullen wat ze willen hebben. Na meer dan 10 jaar pakketselecties doen, betrap ik mezelf er ook nog af en toe op. Een functie uit het oude pakket die de gebruikers willen houden, of juist niet hadden en nu wel willen. Een handigheidje dat ze bij een vorige werkgever zagen. Ze kunnen er ook echt nog wel in, maar zie ze in een groter kader. Geef de leverancier de ruimte om zijn beste oplossing te geven voor jouw probleem.

  • Vraag het je gebruikers

Je eindgebruikers zijn degenen die dagelijks moeten gaan werken met de oplossing. Denk niet dat jij alleen weet wat goed is voor een gebruiker. Jij begeleidt hem en stelt de juiste vragen, de eindgebruiker is je belangrijkste stakeholder. Ga met de eindgebruikers om tafel om te bepalen wat de applicatie moet kunnen. Ben je niet van IT, praat dan altijd met IT over technische eisen.

  • Beperk je tot hoofdzaken voor must haves

Bespreek met de gebruikers welke handelingen ze het vaakst uitvoeren in het systeem. Dat zijn de handelingen die het vloeiendst moeten verlopen in de nieuwe oplossing. Ik noem dat de top tien handelingen.
Loop elke handeling door en bespreek wat het doel is van de handeling is. Hoe wil je deze uitvoeren? Uit de top tien handelingen (of acht, of dertien) komen de must haves.

Vaak werk ik één belangrijk proces binnen de organisatie uit, waarin ik alle handelingen aan bod laat komen. Dit geeft meteen ruimte om eventueel gewenste koppelingen goed te kunnen beschrijven. Zo maak je je verhaal heel duidelijk en concreet voor een leverancier. En ook voor de gebruikers trouwens.
  • Geen overschrijven van normen

In deze valkuil stapte ik ook met de eerste aanbesteding die ik schreef. Voor een DMS pakte ik REMANO (richtlijnen voor recordsmanagement binnen overheid). Ik streepte alles weg wat niet van toepassing was en stuurde de rest op, aangevuld met nog wat specifieke zaken; zeker 200 eisen. Ik kreeg vijf exact gelijk ingevulde documenten terug, alles met ‘ja’ beantwoord. Ik had helemaal niets aan deze exercitie. Het overschrijven van normen is zinloos en tijdverspilling.
Overschrijven van een norm betekent dat je blijkbaar geen idee hebt wat je moet met de nieuwe oplossing.
Normen zijn wel handig als handvat en als richtlijn.

Zoek een partner in plaats van een hondje
Ja, een hondje. Sommige klanten willen dat, een hondje. Voor een succesvol project heb je geen hondje nodig, maar een waardevolle partner. Je vraagt namelijk iemand iets voor je te doen of te maken, omdat die dat beter kan dan jij. Laat je dus niet verleiden deze expert te dicteren.

Hoe vind je een waardevolle partner?

  • Geef de leverancier ruimte voor zijn invulling

Je hebt een inhoudelijk document gemaakt. Met goede omschrijvingen van de handelingen die in de nieuwe oplossing moeten worden uitgevoerd. Ongetwijfeld heb je nog een lijst met must haves en wellicht wat open vragen. Jouw behoefte en gewenste situatie zijn nu duidelijk.
Durf nu de bal bij de leverancier te leggen en laat hem de invulling doen. Niemand weet meer van zijn oplossing dan hij. Jij kunt op deze manier beoordelen of een leverancier met jou mee kan denken en of zijn oplossing bij jullie past. De leverancier kiest altijd een oplossing die het beste haalt uit zijn eigen systeem.2

Je geeft hiermee aan dat je met een gelijkwaardige partner wil samenwerken en niet dat je alleen iemand zoekt die voor jou door een hoepel springt.
  • Betaal de leverancier wat hij waard is

Een eerlijke prijs betalen heeft grote voordelen.
– De leverancier voelt zich gewaardeerd. Kijk maar eens wat het met jezelf doet, waardering. Ga je daar harder of zachter van lopen? En als er eens wat extra moet gebeuren, dan doe je dat ook gemakkelijker. Fair betalen geeft aan dat je de leverancier serieus neemt en als gelijkwaardige partner ziet.
– Haal je het onderste uit de kan, dan geef je de leverancier weinig speelruimte en maakt hij voor elke poep en een scheet een change en dus een factuur.

  • Vraag en beoordeel plan van aanpak

De oplossing is één. Je kunt ook veel halen uit het plan van aanpak dat een leverancier hanteert. Werkt hij bijvoorbeeld met standaardtemplates die je in moet vullen en op basis waarvan hij de confi guratie maakt? Dan is hij waarschijnlijk goedkoop, maar niet flexibel. Laat hij jou alles bepalen? Dat kan je veel ruimte geven, maar kan ook betekenen dat een leverancier liever geen verantwoordelijkheid neemt. Wat vind jij prettig?
Het plan van aanpak vertelt je of deze leverancier bij jouw organisatie past.

  • Maak ruimte voor softe criteria

Je kunt met de inzet van bovenstaande methoden goed inschatten of een leverancier bij je past. Wil je deze ook volgens de richtlijnen kunnen selecteren, bouw dan ruimte in de beoordeling voor softe criteria. Bijvoorbeeld door criteria als ‘de leverancier voelt goed aan wat wij willen’. Of ‘de leverancier wil met ons meedenken over hoe in de toekomst zijn oplossing nog beter aansluit op onze werkzaamheden’.

  • Neem de leverancier serieus

Neem de leverancier serieus. Dat betekent dat je hem voldoende tijd geeft om in te schrijven. Wees open en transparant, en beantwoord alle vragen. Daar word je zelf beter van! Deel die informatie direct met iedereen.
Je houdt de leverancier aan zijn afspraken, dus kom zelf ook je afspraken na.

Je zoekt een partner. Geen hondje.

Een succesvol project realiseer je alleen door partner te zijn. Door gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen en de taken tussen leverancier en klant goed te verdelen. Doe je dit samen, dan kun je bergen verzetten. Met als resultaat een succesvolle aanbesteding én een succesvol project zonder hoofdpijn.

gerdyheek@gmail.com, Gerdy Heek is eigenaar van training- en coaching bureau KnipoogICT.

Noten
1 Kijk voor de aanbestedingsregels op www.rijksoverheid.nl/aanbesteden.
2 Een alternatieve aanbestedingsmethode die deze methode nog verder doortrekt is Best Value Procurement. Google voor meer informatie.