In the year 2025…
Dan zal de overheidsadministratie bestaan uit een verzameling procesketens met duidelijke verantwoordingslijnen. Vakambtenaren werken in een keten en houden zich zo min mogelijk met functioneel beheer van informatie bezig. Informatiemanagement wordt als een volwaardig onderdeel van het openbaar bestuur gezien en gaat over de inhoud, functie en het beheer (techniek en kosten) van informatie en is vertegenwoordigd op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De kosten en opbrengsten worden gerelateerd aan de dienst of het product.
In the year 2025…
Dan zal de overheidsadministratie bestaan uit een verzameling procesketens met duidelijke verantwoordingslijnen. Vakambtenaren werken in een keten en houden zich zo min mogelijk met functioneel beheer van informatie bezig. Informatiemanagement wordt als een volwaardig onderdeel van het openbaar bestuur gezien en gaat over de inhoud, functie en het beheer (techniek en kosten) van informatie en is vertegenwoordigd op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De kosten en opbrengsten worden gerelateerd aan de dienst of het product.
De financiële wereld doet het al…
Om de elektronische uitwisseling en directe verwerking van gegevens mogelijk te maken, is eXtensible Business Reporting Language (XBRL), een op XML gebaseerde open standaard, ontwikkeld.1 Daarnaast is een Nederlandse taxonomie en een gestandaardiseerde vorm van rapporteren gemaakt (Standard Business Reporting). Het resultaat is een betere aanlevering en verwerking van financiële gegevens, minder fouten, tijdwinst en vooral eenduidigheid en standaardisatie.2 Softwareleveranciers, accountants, administratiekantoren, ondernemers en overheden hebben één doel voor ogen: transparante informatie voor alle betrokkenen tegen een goede prijs.
Een groot deel van de processen van de overheid zal deze ontwikkeling volgen, met name gestructureerde processen als vergunningverlening, sociale voorzieningen, beheer van de infrastructuur en producten en diensten, gerelateerd aan de basisadministratie.
De betekenis van informatie
‘Laat duizend bloemen bloeien’, karakteriseert de opkomt van de (kantoor)automatisering in de jaren ’90. Er ontstaat, begin deze eeuw, meer samenhang door de servicegeoriënteerde architectuur (SOA), gecombineerd met procesautomatisering. Binnenkort zal de inhoud van informatie, met andere woorden de waarde, een wedergeboorte beleven.
Steeds meer mensen ontdekken dat er een rijkdom is aan informatie die niet gedeeld kan worden en dat vinden ze op z’n minst raar, in ieder geval vervelend en het laat mogelijk economisch potentieel liggen. Daarnaast willen burgers een eenduidige relatie met de overheid, onafhankelijk of ze in Leeuwarden, Maastricht of Den Haag wonen. Open data, hergebruik van informatie en de publieke zaak/ bewust burgerschap maakt de roep om betekenisvol informatiebeheer sterker.
Deze roep zal zowel IT’ers als informatiespecialisten, voorheen documentair informatieverzorger of -manager (DIV/DIM), op het spoor zetten van toegankelijke informatie, procesanalyse en metadatering. Betrouwbaarheid, beschikbaarheid en bruikbaarheid van informatie maken het noodzakelijk om gezamenlijk software te ontwikkelen, in te richten en zowel software als informatie te beheren en meervoudig te gebruiken. De noodzakelijke kennis is de kennis van informatiespecialisten.
INK-model: Informatiebeheer in 2025
Wat staat de informatiespecialist te doen?
Het ideaalplaatje is zichtbaar in het bijgevoegd, bewerkte INK-model.3 Dit model benoemt resultaat- en organisatiegebieden en is dynamisch door de koppeling aan de Deming-circle (plan, do, check, act), zodat verbetering een vast onderdeel van het dagelijks werk is of zoals Jaap Peters zegt: “Je verandert immers dagelijks met je klanten en hun vragen mee.”4
Het spreekt voor zich dat informatiespecialisten hun vakkennis bijhouden, nog veel belangrijker is het om aan te sluiten op de dynamiek van de organisatie en de gedachten die daar achter zitten. Dat betekent vooral een koppeling maken tussen de eigen vakkennis en andere disciplines zoals de bedrijfskunde, ICT en communicatie. Elke organisatieverandering heeft gevolgen voor het informatiebeheer en die gevolgen moeten in beeld gebracht worden, vooral voor het bestuur en management.
Wat geldt voor het leiderschap van een organisatie, geldt ook voor informatiespecialisten: aansluiten en verbinden. En dat begint met goed luisteren. Wat heeft de vakambtenaar aan informatie nodig om het werk goed te doen? Wat moet er in het digitale dossier zitten? Wat zien bestuur en management als risico? Het informatiemanagement wordt op basis daarvan ingericht door onbelangrijke zaken los te laten en belangrijke zaken op te pakken.
Bovenstaande acties lijken verdacht veel op de lessen van het afgelopen decennium over procesgebonden informatie en de regierol van informatiespecialisten daarbij. Het is dan ook niet de vraag of informatiespecialisten moeten verbreden of verdiepen. Het moet allebei. Verdieping in de richting van de bedrijfsprocessen, ook die weinig documentair zijn, en van onderwerpen als (vervroegde) openbaarheid, beveiliging en privacy. Verbreding voor de tactisch en strategisch manager in de richting van eerder genoemde disciplines.
Een van de gouden regels van verandermanagement is: ‘Ga van A naar B, volgens de principes van B’. Dat wil zeggen, maak een voorstelling van het doel dat de organisatie wil bereiken en bekijk alle activiteiten in het licht van dat doel. Als de actie dan nog zinnig is: doen!
mvangorsel@gmail.com, Margriet van Gorsel is informatiespecialist bij Fractaal.
1 Waarom XBRL belangrijk is voor accountants! In deze publicatie worden accountants reeds gewezen op de wijzigingen in hun vak en de verschuivingen in hun productaanbod. (2006).
2 Verplicht aanleveren met SBR (2012).
3 Dit model wordt in de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten toegelicht.
4 Bij welke reorganisatie werk jij? Over het verschil tussen managen en organiseren, Jaap Peters en Hester Heringa (juni 2009), p. 120.
