De baseline van het rijk verscheen In 2008. Het was een normenkader voor de toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie. In de jaren erna ontstond bij zowel de provincies als gemeenten de vraag op of zij niet ook zo’n normenkader nodig hadden. KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, pakte die vraag in 2010, het eerste jaar van haar bestaan, op. Samen met de VNG werd besloten tot een project, dat begin 2011 startte. Het resultaat, de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, werd eind 2011 opgeleverd. Het bestaat uit meerdere delen. Deel 1 bevat normen.
De baseline van het rijk verscheen In 2008. Het was een normenkader voor de toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie. In de jaren erna ontstond bij zowel de provincies als gemeenten de vraag op of zij niet ook zo’n normenkader nodig hadden. KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, pakte die vraag in 2010, het eerste jaar van haar bestaan, op. Samen met de VNG werd besloten tot een project, dat begin 2011 startte. Het resultaat, de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, werd eind 2011 opgeleverd. Het bestaat uit meerdere delen. Deel 1 bevat normen. Deel 2a beschrijft de instrumenten voor informatieen archiefbeheer zoals een informatie beleidsplan, een besluit informatiebeheer, een beheerplan en de gemeentelijke selectielijst. Deel 2b ten slotte biedt vooral een informatie architectuur met onder andere modellen voor het inrichten van informatieen archiefbeheer.
In het laatste deel wordt ook de verbinding gelegd met zaakgericht werken. Het geheel is onderdeel van GEMMA1, de referentiearchitectuur voor alle gemeenten, en destijds vastgesteld door de VNG Adviescommissie Archieven.
Aanvulling op de baseline
Bij de oplevering in 2011 stelden KING en de VNG zich de vraag of de baseline compleet was. Dat was niet het geval. In een project van een jaar waren ook onderwerpen blijven liggen. Bovendien was de transitie naar digitaal informatieen archiefbeheer toen nog maar net begonnen. Er zouden nieuwe oplossingen en standaarden ontstaan, zoals het nu bekende TMLO (het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). Doorontwikkeling en onderhoud in de vorm van periodiek actualiseren lag voor de hand. Maar dat vergt uren en dus financiële middelen. De beschikbaarheid daarvan wordt in de praktijk bepaald door discussies over het belang van ook andere aandachtsgebieden. De baseline bleef daardoor vier jaar zoals die was bij oplevering. Tot er in december 2015 een voorstel van KING lag voor een vervolg en de VNG Adviescommissie Archieven daarover positief besliste.
Het voorstel, dat nu in uitvoering is, houdt in dat er een addendum (aanvulling) op de baseline komt en dat de volgende aanpak wordt gevolgd:
- geen aanpassingen van de tekst in de bestaande baseline met als risico dat elke aanpassing op diverse plaatsen moet doorwerken, maar per thema een aanvulling op het bestaande;
- flexibel bepalen wanneer welk actueel thema wordt uitgewerkt; de aanpaknotitie op gemmaonline2 bevat een lijst met voorbeelden van thema’s;
- elke uitwerking van een thema resulteert in een of meer webpagina’s op gemmaonline;
- eenmaal uitgewerkte inhoud wordt per thema vastgesteld; met besluitvorming wordt niet meer gewacht tot er een allesomvattend nieuw document ligt;
- deskundigen van gemeenten en archiefinstellingen kunnen actief meedenken;
- we zorgen voor maximale integratie met andere onderdelen van GEMMA zoals bedrijfsfuncties, het TMLO, zaakgericht werken en de gemeentelijke zaaktypencatalogus.
Zo ontstaat op termijn een flexibele en modulair opgezette baseline.
Van oud denken naar nieuw denken
In juni van dit jaar waren de eerste uitwerkingen gereed en – met de status dat het een concept was – ook beschikbaar op gemmaonline.3 Als eerste is ‘de kanteling’ uitgewerkt4, de omslag van archiefbeheer volgens het oude denken naar archiefen/ of informatiebeheer volgens het nieuwe denken. Het oude denken hield in dat eerst het werkproces werd uitgevoerd. Pas na afronding daarvan werden de bijbehorende documenten gearchiveerd (figuur 1).
Figuur 1: het oude denken
In het nieuwe denken begint archivering al direct bij het begin van het proces. De aanvraag voor een vergunning bijvoorbeeld wordt dan direct na binnenkomst, dus bij de start van het behandelproces, gearchiveerd. Waarom? Omdat het kan, want die aanvraag is binnengekomen en gaat als zodanig niet meer veranderen, en omdat uitstel nadelen oplevert. Op die manier loopt archivering vanaf het begin van het werkproces mee, als een parallel proces met specifieke verantwoordelijkheden, volgend uit de Archiefwet. Het resultaat is het conceptuele model in figuur 2.
Figuur 2: het nieuwe denken
Conceptueel model
Het model in figuur 2 is uitgewerkt tot het uitgebreidere conceptuele model in figuur 3. Daarin zitten meer details waaronder de externe gebruikers van informatie. Binnen GEMMA is dit nu het conceptuele basismodel voor informatiebeheer inclusief archiefbeheer.5 Archiefbeheer staat hierin voor het beheren en ontsluiten van met archiefstatus te bewaren overheidsinformatie. Informatiebeheer is het bredere begrip en staat voor het beheren en ontsluiten van álle – kort of lang – te bewaren overheidsinformatie, dus informatie zonder en met archiefstatus. Het doel om informatie die wordt bewaard, ook al is het maar kort, duurzaam toegankelijk te bewaren, is op alle overheidsinformatie van toepassing. Dat doel is dus verbonden met het bredere aandachtsgebied informatiebeheer.
Figuur 3: uitgebreid conceptueel model voor informatiebeheer, inclusief archiefbeheer
Functioneel model
Als laatste stap naar een set basismodellen voor informatiebeheer is het conceptuele model in figuur 3 vertaald naar het functionele model in figuur 4. Dat is getekend met de internationaal gestandaardiseerde architectuurtaal ArchiMate, waarin ook veel andere inhoud van GEMMA is vastgelegd. Daarbij is voor de functies het ArchiMate symbool voor business functions, dus bedrijfsfuncties, gebruikt. Applicatie functies komen pas in beeld als duidelijk is wat automatiseerbaar is. Het ArchiMatesymbool ‘data object’ is gebruikt voor informatieobjecten, die in het model staan voor afgebakende eenheden van informatie. Ten slotte is voor het benoemen van bedrijfsfuncties gekozen voor in het Nederlands geformuleerde werkwoorden.
Figuur 4: het functionele model voor informatiebeheer
Het functionele model bevat aan de informatiebeheerkant drie hoofdfuncties:
- in bewaring nemen van informatieobjecten;
- duurzaam bewaren en beheren van informatieobjecten (is inclusief de functie vernietigen);
- ontsluiten van informatieobjecten.
Deze functies hebben nu een formele plek in GEMMA als bedrijfsfuncties voor het invullen van informatiebeheer. Met elkaar geven ze invulling aan het doel van informatiebeheer: het duurzaam toegankelijk bewaren en ontsluiten van overheidsinformatie.
Waar nodig kan men de hoofdfuncties verder uitsplitsen, zoals bij ‘Ontsluiten’ naar de subfuncties:
a. zoeken en selecteren van informatieobjecten;
b. weergeven van informatieobjecten (voor raadplegen);
c. leveren van informatieobjecten (voor verwerken en/of bewerken).
Toepassen van de modellen
Met het voorgaande is een basis gelegd voor hergebruik en verdere uitwerking. Het functionele model is al gebruikt in het tweede AIDO eDepotonderzoek, zoals in 2016 uitgevoerd voor de decentrale overheden. Op hoofdlijnen komt het functionele model al vrij goed overeen met de OAISstandaard6 voor eDepots. Voor het genoemde eDepotonderzoek is het model uitgebreid met de functie ‘Algemeen beheer en ondersteuning’ en op een paar kleinere punten aangepast. Op die manier ontstond een eDepotmodel met vier hoofdfuncties:
- in bewaring nemen van informatieobjecten en -packages (OAIS: Ingest);
- duurzaam bewaren en beheren van informatieobjecten (OAIS: Archival Storage, Data Management, Preservation Planning en een deel van Administration);
- ontsluiten van informatieobjecten en packages (OAIS: Access);
- algemeen beheer en ondersteuning (OAIS: Common Services en een ander deel van Administration).
In het rapport ‘Eisen voor eDepotvoorzieningen voor decentrale overheden’’7 kan men nalezen hoe dit is uitgewerkt tot enkele tientallen met elkaar samenwerkende subfuncties.
Andere inhoud
In het nieuwe addendum op de baseline is de toegankelijkheid van informatie een belangrijk doel. De hoofdfunctie ‘Ontsluiten’ is daarom essentieel. Dat sluit aan bij het steeds belangrijker wordende thema open overheid. Een van de andere webpagina’s van het addendum is daarom helemaal aan dit thema gewijd. In het vorige nummer van Od is in het thema al uitgebreid aan de orde geweest in een artikel over de Woo.8 Verder bevat het addendum een pagina met een aangescherpte versie van het ook al eerder gepubliceerde concept voor het vullen en archiveren van een zaakdossier9, tegenwoordig ook wel benoemd als zaakgericht archiveren.
Besluitvorming en vervolg
De inhoud zoals hier besproken kreeg in juni van dit jaar de goedkeuring van het GEMMA Architectuurboard. Vervolgens is die inhoud als een eerste invulling van de gemaakte afspraken over het addendum voorgelegd aan de VNG Adviescommissie Archieven. Op 7 juli 2016 gaf ook deze commissie er haar goedkeuring aan, waarmee de nieuwe inhoud is vastgesteld.
Meer uitwerking staat gepland. Daar wordt nu aan gewerkt. Tegelijkertijd zijn we bij KING en de VNG benieuwd naar ervaringen met het gebruik van het nieuwe materiaal. We horen daar graag over.
adrie.spruit@kinggemeenten.nl en a3@a3sbiz.nl, Adrie Spruit is proces- en informatiearchitect bij KING, sinds medio 2015 is hij ook actief als zelfstandig adviseur.
1 GEMMA staat op http://www.gemmaonline.nl
2 Zie http://www.gemmaonline.nl/images/gemmaonline/a/af/Onderhoud_en_Doorontw_Baseline_2015m12d17.pdf
3 De ‘startpagina’ van het nieuwe materiaal is de http://www.gemmaonline.nl/index.php/Informatie-_en_archiefbeheer, ook te vinden door op Gemmaonline te kiezen voor het thema Informatieen archiefbeheer. De baseline van 2011 staat als een verzameling pdf’s ook op de genoemde ‘startpagina’.
4 Zie http://www.gemmaonline.nl/index.php/De_kanteling_van_archief-_naar_informatiebeheer
5 Zie http://www.gemmaonline.nl/index.php/Conceptueel_en_functioneel_model_informatiebeheer
6 OAIS staat voor ‘Open Archival Information System’. De standaard is vastgelegd in de ISOnorm 14721:2012, verkrijgbaar bij de ISOorganisatie, zie http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=57284
8 Zie http://www.gemmaonline.nl/index.php/Openbaarheid_van_overheidsinformatie
9 Zie http://www.gemmaonline.nl/index.php/Vullen_en_archiveren_van_een_ zaakdossier en het Odnummer van mei 2015 (#4).
