Adoptie is de beslissing van afnemers om een (voor hen) nieuw product te accepteren, door die aan te schaffen en te blijven gebruiken. De adoptiesnelheid is afhankelijk van factoren als het relatieve voordeel van de innovatie (of het product), de complexheid van het product en de deelbaarheid van het product of kennis over de innovatie. In de adoptiecurve van Rogers worden vijf stadia erkend: innovators (technisch), early adopters (visionairs), early majority (pragmatici), late majority (conservatieven) en laggards (sceptici).
Hoe adoptief zijn wij als informatieprofessionals? De informatieprofessional adopteerde ooit al het postboek met archief-index, later het fiche-doorschrijfsysteem, daarna de variant met mini-fotokopieën, een database, een DMS/RMA en inmiddels wordt geëxperimenteerd met robot process automation. Ook dringt inmiddels het besef door dat taaksystemen in het primaire proces prima ingezet kunnen worden voor taakafhandeling, inclusief documentenbeheer en indexering/nadere toegang op archiefcollecties. Er draaien omvangrijke programma’s om taakmedewerkers te bewegen om met ons DMS te werken. Een kansloze missie in mijn ogen. Nieuwe klanten van het interne bedrijfssysteem zien onvoldoende voordelen. In mijn ogen uitsluitend kansrijk waar nog geen taak- of bedrijfssysteem beschikbaar is, zoals bij beleid en bestuur.
Dataficering maakt ons werk makkelijker: onze afnemers registreren zelf in onze webapplicaties, het taaksysteem met kennisregels handelt het proces af en de klant ontvangt een notificatie dat het aangevraagde wordt verstrekt, afgewezen of dat nadere informatie voor behandeling benodigd is. Op deze manier bekeken is het eigenlijk wonderlijk dat we met nog zoveel mensen binnen de overheid aan het werk zijn. Geautomatiseerde afhandeling van processen vereist dat we als overheid integraal en aan de voorkant nadenken bij de keuze van beleidsinstrumenten (bijvoorbeeld een wet of voorschrift) en om dat effect te bereiken, ook direct moeten uitwerken hoe we dit werk geautomatiseerd willen (laten) uitvoeren.
Kortom, een wet kent naast juridische teksten ook automatiseerbare programmeerbare regels. Zo is bij onze nieuwe Archiefwet (let wel, dit is een voorbeeld), de NEN 16175 al beschikbaar die uitwerkt waaraan software zou moeten behoren of mogen voldoen. Hoe mooi zou het zijn als losse componenten “vernietiging” of “duurzaam bewaren” beschikbaar komen aan de hand van programmeerbare regels uit bijvoorbeeld je selectielijst en metadatering MDTO.
Nog even terugkomend op dataficering: ik pleit al meerdere jaren voor een handreiking voor archivering van databases. Na 2004 is hierover geen nieuw materiaal geproduceerd. Dat lijkt mij zo langzamerhand een laggard in ons kenniscentrum.
*Dit artikel is geschreven door André Plat en verscheen oorspronkelijk in Od 20 in mei 2022.
