Het veranderende informatielandschap is niet alleen voor informatieprofessionals bij lokale overheden een grote uitdaging, maar ook voor toezichthouders. Om die reden dagen Simone Backbier, Rita de Bruijckere en Peter Diebels, interbestuurlijk toezichthouders bij de provincies Limburg, Noord-Brabant en Zuid-Holland en vertegenwoordigers van LOPAI (de vereniging van provinciale toezichthouders op informatie- en archiefbeheer bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen) de stelselverantwoordelijke uit tot veranderingen met een aantal prikkelende stellingen.
De complexiteit van de informatiehuishouding bij de overheid neemt de laatste jaren steeds verder toe en het niet meer te controleren delen en beschikbaar stellen van data met andere overheden, bedrijven en inwoners verhoogt de onoverzichtelijkheid. Ook de toezichthouder wordt geconfronteerd met deze veranderingen en staat voor de enorme uitdaging manieren te vinden om zijn wettelijke taak zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. In deze bijdrage schetsen wij aan de hand van een aantal stellingen de uitdagingen waar alle toezichthouders, ook de horizontale, voor staan.
Stelling 1. Hoe het informatielandschap ook verschuift, toezicht zal altijd nodig zijn.
Bewindslieden, bestuurders en ambtenaren zullen alleen dan zorgvuldig met overheidsinformatie omgaan als daar duidelijke en actuele regels voor bestaan in de vorm van wetgeving, uitvoeringsregels en instructies. Wil informatie betrouwbaar zijn en een zekere kwaliteit hebben, dient er voor de informatiehuishouding ook een kwaliteitssysteem te zijn ingericht en systematisch te worden gebruikt.
In hoeverre die regels worden nageleefd moet blijken. Allereerst moet iedere medewerker zich ervan bewust zijn dat hij informatie goed vastlegt en beheert. Zo niet, is er wel een informatiesysteem, een informatiebeheerder of de manager die hem daarop wijst. Deze “eerste lijn” van toezicht in het bekende Three Lines of Defence-model is integraal verantwoordelijk voor het in control zijn van de organisatie. Vervolgens zijn er de controller, de kwaliteitsmanager, de recordmanager, de Security Officer en de Privacy Officer, die er vanuit de tweede lijn aandacht voor vragen.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 27: Landschap Informatiehuishouding. Lees hier verder
