16 mei 2022

Archiefbeheer in de zon

image for Archiefbeheer in de zon image

In kilometers ver van Nederland, maar inhoudelijk erg dichtbij. Rita Tjien Fooh, Raymond Hernandez en Max Scriwanek vertellen over archiefbeheer aan de andere kant van de Atlantische Oceaan. Tjien Fooh is directeur van het Nationaal Archief Suriname (NAS), Hernandez directeur van het Archivo Nacional Aruba (ANA) en Scriwanek van het Nationaal Archief Curaçao (NAC). Ze hebben veel bereikt maar er blijft natuurlijk altijd wat te dromen.

Op Curaçao lag de laatste jaren de nadruk op selectie. Max Scriwanek: ‘Dat kon goede vorm krijgen nadat ten eerste de wetgeving goed was vastgelegd en daarna ook de huisvesting op orde was. In 2008 ging de vernieuwde Archiefwet voor Curaçao in werking. Deze nieuwe wetgeving zorgde ervoor dat nieuwe huisvesting is gerealiseerd. Er lag op dat moment ook nog 40 kilometer achterstand bij de diensten van de ministeries. In 2012 was er een nieuwe mijlpaal in de vorm van een nieuw depot. Een flinke investering, die binnen de begroting van Curaçao zelf is gerealiseerd. Dus zonder externe financiering.”In 2017 is een intern opleidingstraject gestart,’ gaat Scriwanek verder. ‘Ook intern gefinancierd. Met de nadruk op selectie van de archieven, die door de diensten moeten worden overgebracht naar het depot. Formeel is dit afgesloten, maar uiteraard loopt de overbrenging nog.’

VJVS
Het Nationaal Archief Suriname heeft een soortgelijk traject doorlopen. Rita Tjien Fooh: ‘De teruggave van onze archieven door Nederland heeft een zekere verantwoordelijkheid gelegd op de schouders van het NAS: om deze archieven meer bekendheid te geven onder het publiek. Onder andere via ons vrijwilligersplatform VJVS (Vind Jezelf Vind Suriname) werken wij eraan om de archieven dichter bij het publiek te brengen.’
Over het gebruik en de raadpleging van archieven in het algemeen in Suriname is Tjien Fooh nog niet tevreden. ‘Het is daarom belangrijk dat we nu meer outreach-activiteiten moeten initiëren om het publiek te porren deze archieven te raadplegen. Ook het goed beheren van de teruggegeven archieven heeft uiteraard de aandacht gehad de afgelopen jaren.’

Toegankelijkheid
Bij het ANA lag de focus voornamelijk op het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de archiefbescheiden. Raymond Hernandez: ‘We hebben ons ingezet om hiaten uit het ambtenarenarchief op te vullen met privé-archieven. Dat is nodig om de beeldvorming uit het verleden goed te krijgen. Dit sluit ook aan bij onze hoofdtaak: centraal beheren van overheidsdocumentatie.’
De meeste bezoekers komen bij het ANA voor historisch onderzoek. Hernandez: ‘Soms ook wel burgers met informatieverzoeken. Alleen is onze overbrengingstermijn nog steeds 30 jaar. Met het oog hierop zijn we de laatste jaren ook gaan adviseren over informatiebeheer. Als consulent praten we dan over hoe zij hun archieven bij ons kunnen onderbrengen, zodat wij de toegankelijkheid kunnen verzorgen.’

Twee uitdagingen
De drie archieven hebben te maken met twee grote uitdagingen. Enerzijds om te archiveren documenten uit de processen van de overheid binnen te krijgen. En anderzijds om grip te houden op de opzichzelfstaande digitaliseringsprojectjes die her en der plaats vinden.Vooral voor Aruba is dat een probleem, door het ontbreken van een Archiefwet. Hernandez: ‘Er is verbetering in het besef dat ze bij ons moeten zijn voor het beheren van informatie en archief. Maar er is officieel geen verplichting vastgelegd. Eigenlijk is onze prioriteit om wetgeving op dit gebied te realiseren. Dat zou ons enorm helpen, maar het proces verloopt stroef.’Daarnaast ziet hij dat men digitalisering als een tool gebruikt om te communiceren, zonder dat de kaders zijn vastgelegd. ‘Het is niet duidelijk voor de ambtenaren hoe hier mee om te gaan. Het gaat via eilandjes. Iedereen doet het op de eigen manier. Niet gestandaardiseerd. En waar ambtenaren wel digitaal werken, printen ze nog steeds alle digitale documenten uit en bewaren die.’
Ook Curaçao kent de situatie waarin diensten van de ministeries digitaal werken zonder dat daar richtlijnen voor zijn. Laat staan dat men kijkt naar de archiefcomponent. Scriwanek: ‘Er wordt onvoldoende rekening gehouden met de doorstroom van de documenten en het toekennen van metadata en met selectie en vernietiging. Je krijgt dus geen achterstand in kilometers, zoals voorheen, maar een achterstand in gigabytes. Daar is nog veel te verbeteren. Het eDepot kan daarbij helpen.’
De afgelopen 3 jaar heeft het NAS veel aandacht geschonken aan de begeleiding en ondersteuning van de overheidsorganen bij het opstellen van de selectielijsten. Tjien Fooh: ‘In 2017 zijn de regels met betrekking tot de selectiedoelstelling en criteria vastgelegd, zodat de archieven volgens de regels zoals opgenomen in artikel 4 van de Archiefwet konden worden overgedragen. Enkele ministeries waren al ver met het opstellen van hun bestandslijsten om tenslotte de selectielijsten op te kunnen stellen. De uitbraak van de pandemie heeft echt roet gegooid in onze planning, omdat in principe de werkzaamheden op de ministeries compleet stillagen en of medewerkers volgens een roulatiesysteem werkten, waardoor men zich uitsluitend bezighield met zaken die prioriteit genoten voor dat moment.’

Zorgen
‘Uiteraard speelt digitalisering momenteel een belangrijke rol’, geeft Hernandez aan. ‘Door COVID-19 krijgen we veel aanvragen voor het leveren van informatie. We scannen dan op verzoek en kunnen zo de gevraagde informatie digitaal beschikbaar stellen. Maar men gaat voor digitaal in het “hier en nu”, niet voor bewaring. We proberen de Nationale Commissie op Aruba er nu van te overtuigen dat wij als archief bij het begin moeten zitten om dit goed te regelen. Maar we zullen ook moeten inzetten op het opleiden van ambtenaren op het gebied van informatiebeheer. We maken ons zorgen over de huidige situatie.’
Nationaal Archief Curaçao richt zich nu op een aantal activiteiten. Scriwanek: ‘Het maken van goede inventarissen en die online zetten is daar een van. En dan is de logische vervolgstap om ervoor te zorgen dat deze archieven ook echt geraadpleegd worden. Dus nieuw publiek aantrekken, meer publiek in de studiezalen en de archieven dus ook echt te benutten! We hebben bijvoorbeeld, in samenwerking met de Universiteit van Curaçao, een canon ontwikkeld om als tool te gebruiken voor het onderwijs. De bedoeling is meer jonge mensen in de studiezaal!’
Ook bij het NAS ligt de focus op bevordering van het bezoek. Zowel fysiek als digitaal. Tjien Fooh: ‘Op het moment zijn de medewerkers druk bezig met de realisatie van de nieuwe website, waarmee de archieven beter toegankelijk raken voor het publiek. Daarnaast komen er meer outreach-projecten om publiek te trekken naar het archief zelf. Daar gaat de website ook bij helpen. Op het inhoudelijke vlak focust het aanwezige archiefkader zich op het orde krijgen van het informatiebeheer van de overheid. Het is daarbij van belang voor het NAS om te werken aan een kennis upgrade van het eigen archiefkader zodat zij de transitie van papier naar informatiebeheer van de overheidsorganen kunnen begeleiden en ondersteunen.’

Dromen
Tjien Fooh heeft nog veel dromen. ‘Als ik het een dag voor het zeggen had, zonder beperkingen, dan weet ik het wel. Ik zou de informatiehuishouding van de overheid laten doorlichten en een groep van experts inhuren om te werken aan de randvoorwaarden voor een efficiënt en effectief informatiebeheer. Tegelijkertijd wordt kader opgeleid om met deze transformatie en de transitie van papier naar digitaal te kunnen werken. Standaardisatie van de werkprocessen moet worden toegepast. Nodige regelgeving moet ook worden geformuleerd. Alle hard- en software nodig voor deze transformatie wordt aangeschaft en kader wordt ook opgeleid om met de nieuwe technologie om te gaan.’
Ook Hernandez heeft nog wensen voor de toekomst. Al heeft hij nog wel vragen over de rol van zijn organisatie in de toekomst: ‘Zijn dadelijk de ambtenaren zelf verantwoordelijk voor hun digitale archief? Is onze rol dan alleen het faciliteren van de systemen, meer IT’er dan informatiebeheerder? Of gaan wij ons alleen bezig houden met analoge archieven en ligt de verantwoordelijkheid voor de digitale informatie dadelijk ergens anders? Als wens zou ik graag de totale bevoegdheid krijgen om van invloed te zijn, niet alleen op het historische gedeelte, maar juist op dat wat komen gaat. We zijn nog te veel buitenstaanders. Als ik dat zou kunnen realiseren…’
De grootste droom voor het Nationaal Archief Curaçao ligt bij de realisatie van het eDepot. Scriwanek: ‘En dan ook een goede koppeling met een gesloten informatiebeheersysteem van de administratie van de overheid. Dus gelijk bij het aanmaken van een document de metadata en bewaartermijnen toekennen. En dan ook de ambtenaren daar in trainen. Eigenlijk dus drie dromen, die bij elkaar zorgen voor een informatiesysteem waarbij de overheid heel erg geholpen is.’

*Dit artikel is geschreven door Eric Kokke en verscheen oorspronkelijk op 2 april 2021 in Od.