12 november 2014

Archivaris van de toekomst??

image for Archivaris van de toekomst?? image

Het insturen van vijf serieuze sollicitatiebrieven maakt de gedachte sterker dat de functie van informatiearcheoloog niet alleen een functie van de toekomst kan worden, maar dat ook sommige vakgenoten de functie nu al zouden willen vervullen.

Het insturen van vijf serieuze sollicitatiebrieven maakt de gedachte sterker dat de functie van informatiearcheoloog niet alleen een functie van de toekomst kan worden, maar dat ook sommige vakgenoten de functie nu al zouden willen vervullen.

Digitale chaos
Sinds de jaren negentig heeft de pc zijn intrede gedaan binnen de overheid. Stap voor stap is afscheid genomen van de handgeschreven brieven en de typemachines. In de afgelopen jaren is er een behoorlijke versnelling gekomen in een verdere digitale overheid. Met behulp van webformulieren, apps, maar ook daadwerkelijke digitale afhandeling binnen systemen, zoals bij de Belastingdienst, wordt gestimuleerd om de totale gegevensuitwisseling met en tussen overheid digitaal te laten plaatsvinden. Dit klinkt allemaal veelbelovend, maar ondertussen ontstaat er een ongestructureerde digitale chaos.

Deze chaos is te vinden in alle overheidslagen. In het verschenen inspectierapport Duurzaam duurt het langst1 staat terecht aangegeven dat een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief geen vanzelfsprekendheid is. De Erfgoedinspectie signaleert dan ook aanzienlijke risico’s voor de duurzame toegankelijkheid, de vindbaarheid, de betrouwbaarheid en het behoud van de informatie in een digitale omgeving. Documenten bevinden zich op netwerkschijven, mailboxen en vele verticale applicaties. Veel van deze systemen worden onvoldoende beheerd, waarbij naast de ontoegankelijkheid ook het risico van onnodige opslag- en backupcapaciteit meespeelt.

Digitale dementie
In de praktijk is het voor medewerkers niet altijd duidelijk waar welke informatie is te vinden. Los van de archiveringsproblematiek, leidt dit al tot verlies aan productiviteit en een vergroting van risico’s. Het is vaak onduidelijk of besluiten plaatsvinden op basis van de juiste en volledige informatie.
Dit maakt dat het haast ondoenlijk is om achteraf te kunnen reconstrueren hoe besluitvorming heeft plaatsgevonden of hoe de voorbereiding heeft plaatsgevonden van fundamentele besluiten. Het geheel wordt nog complexer als er een reconstructie moet plaatsvinden, zodra er meerdere organisaties bij zijn betrokken.
De afgelopen jaren zijn behoorlijk wat initiatieven genomen om de ‘digitale dementie’ tegen te gaan. Tot op heden is dit sterk blijven hangen in het ontwikkelen van instrumenten, die vervolgens onvoldoende geïmplementeerd worden. Nog erger is dat voordat de leerervaringen zijn opgedaan, alweer nieuwe instrumenten worden ontwikkeld. Op lokaal niveau zijn onder andere voorbeelden het DSP (documentair structuurplan), de ‘baseline’, maar ook ED3. Hoeveel gemeentes hebben niet in het verleden gerapporteerd in de Marap’s (managementrapportages), dat ze wel een DSP bezitten en daardoor voldoen aan de toenmalige regelgeving, terwijl ze niet rapporteerden dat die niet geïmplementeerd was…

Digitale depots
Ondertussen worden de eerste concrete stappen gezet om digitale depots te ontwikkelen, waarbij op termijn de digital born-documenten beheerd en beschikbaar worden gesteld. Op dit moment zijn het nog veelal gescande documenten die via internet te raadplegen zijn, maar stap voor stap groeien de digitale bronnen en beginnen de ‘digitale studiezalen’ werkelijkheid te worden.
Waarom zou je nog naar een studiezaal van een RHC of een stadsarchief gaan? Bij bijvoorbeeld de gemeente Den Haag is het al langer mogelijk om op verzoek documenten in te laten scannen en digitaal beschikbaar te stellen. Dit is het begin van een meer open en transparante overheid.

Maar is die toekomstige overheid wel zo transparant als we willen geloven?

Evenals de huidige situatie is het van belang dat je de bronnen kunt bepalen binnen de context en begrijpt hoe de overheid functioneerde in de betreffende periode.
Bij welke overheidsorganisatie lag welke verantwoordelijkheid in welke periode? Zeker in de afgelopen jaren zie je veel veranderingen, waarbij taken worden overgeheveld, maar ook in het verleden speelde dit. Ministeries veranderden van naam en taken werden ook al van het ene ministerie naar een ander ministerie overgeheveld. Een van de sollicitanten die reageerde op de vacature ziet de rol van informatiearcheoloog als een ‘schatgraver’: “het vinden van creatieve oplossingen voor het achteraf oplossen van de tekortkomingen in de begintijd van de automatisering en digitalisering.”

Digitaal geheugenverlies
In vergelijking met de papieren archieven is de verwachting dat de digitale bestanden explosief zullen stijgen. In de papieren archieven was (is) de metadatering niet altijd voldoende om op basis van bijvoorbeeld de dossieromschrijving te begrijpen welke documenten je zou mogen verwachten. Vele rapporten van onder andere de Erfgoedinspectie hebben het kwaliteitsaspect al benoemd, maar het lijkt of dit onvoldoende doordringt. Onlangs heeft Saskia Stuiveling2 hier weer op gewezen en het volgende opgemerkt: “De overheid weet zelf niet goed welke informatie zij in huis heeft.” Dit klinkt dramatisch, maar welke acties gebeuren concreet naar aanleiding van deze constateringen?
Ook in het VPRO-programma Tegenlicht3 wordt zeer expliciet het risico genoemd van het digitaal geheugenverlies. De vraag is hierbij nog erger. Is er in de toekomst nog wel een informatiearcheoloog nodig als er nergens is te ‘graven’? Hopelijk is de toekomst minder donker als we nu soms denken, maar dan is het wel van belang om nu allen in actie te komen. Ieder op zijn/haar eigen niveau. Alleen dan kan er gezorgd worden dat het mogelijk is om in de toekomst op een acceptabele wijze historisch onderzoek te doen naar deze periode! Laat de redactie van Od weten op welke wijze u vorm geeft aan een duurzame digitale toekomst en deel het met uw collega’s. Alleen samen is het mogelijk om op dit terrein stappen te zetten.

jeroen@jonkersenko.nl, Jeroen Jonkers is interim-manager, en adviseert en ondersteunt organisaties om het digitaal werken duurzaam vorm te geven


1 http://www.erfgoedinspectie.nl/actueel/nieuwsberichten/detail/duurzaam-duurt-het-langst-een-inspectierapport-over-de-digitaliseringen-de-duurzame-digitale-toegankelijkheid-bij-de-kerndepartementen/1592
2 http://www.vn.nl/Archief/Samenleving/Artikel-Samenleving/President-Algemene-Rekenkamer-Er-is-een-totale-kanteling-nodig.htm
3 http://tegenlicht.vpro.nl/afleveringen/2014-2015/digitaal-geheugenverlies.html