Archivering en compliant zijn, zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden
Archivering en compliant zijn, zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden
‘Compliant zijn’ betekent letterlijk ‘voldoen aan’. Of beter gezegd: organisaties kunnen aantonen dat ze voldoen aan wetten, regels, normen, etc. Zonder archivering kan dat vaak niet worden aangetoond. Bijvoorbeeld bij de overheid, in de financiële wereld en de advocatuur is de term ‘compliance’ ingeburgerd. Archivering speelt daarin een belangrijke rol. Een van de doelen van het lectoraat is om onder andere dit principe bij docenten en studenten van de Hogeschool van Amsterdam onder de aandacht te brengen. Archiefstudenten zijn zich hiervan over het algemeen bewust. Het lectoraat wil geen afzonderlijke minor ontwikkelen, maar wil juist het vakgebied integreren in andere opleidingen. In principe mag geen enkele student de opleidingen van het domein Media, Creatie en Informatie van de Hogeschool van Amsterdam verlaten zonder over basiskennis van digital archiving en compliance te beschikken.
Archivering moet de normaalste zaak van de wereld zijn
Archivering moet automatisch gebeuren, we moeten er niet langer bij stilstaan dat het moet, omdat het al (achter de schermen) geregeld is. We moeten niet lastiggevallen worden met vragen waar we iets willen opslaan en welke gegevens we zouden willen toevoegen. Voordat dit zover is, moet er nog veel werk verzet worden. Informaticastudenten bijvoorbeeld die een app bouwen, moeten erop gewezen worden dat het werk nog niet klaar is als de app data kan verwerken, een resultaat kan boeken en de data kan weergeven. Ze moeten beseffen dat het in de tijd bewaren van data van belang kan zijn voor de gebruikers van de app en ze moeten dus voorzieningen treffen die archiving en compliance mogelijk maken. De informaticastudent moet weten dat er wet- en regelgeving is waar hij rekening mee moet houden bij het bouwen van mooie producten en hij moet weten hoe hij kennis daarvan kan verwerven. Archiefspecialisten kunnen hem daarin ondersteunen en adviseren.
De informatiewaardeketen is de kern van digital archiving en compliance
Vanuit de informatiewaardeketen wordt het onderwijs en onderzoek vormgegeven. Met de informatiewaardeketen wordt de procesketen bedoeld die de creatie, de vastlegging, de structurering, het beheer, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de beveiliging, de waardering, de vernietiging en de toetsing van informatie realiseert. Om informatie in een proces te kunnen gebruiken, moet deze voldoen aan een aantal eisen, zoals identiteit, integriteit, authenticiteit, autorisatie en onweerlegbaarheid. Dit moet met juridische, organisatorische en technische maatregelen gewaarborgd worden.
Archivering is een commodity: de muren zijn afgebroken
Informatie gaat kriskras door de gehele organisatie heen, veelal volgens vooraf gedefinieerde informatiestromen. Het archief staat niet langer ‘achter muren’, maar is een harde realiteit bij proceswerkzaamheden. Medewerkers doen hun werk in het proces op basis van informatie, zijn er zich van bewust dat die informatie volgens allerlei regels wordt vastgelegd in een archief, maar maken zich daar niet druk om omdat het archiveringssysteem dat voor hen regelt. Dat is een groot verschil met de gedachten die vandaag de dag de ronde doen, dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor archivering. Dat denken is het ontkennen van het feit dat archivering organisatiedoelen ondersteunt en dat het dus de organisatie is die verantwoording draagt. Als de archivering automatisch op de achtergrond draait, als ervoor wordt gezorgd dat de informatie op de juiste plek, met de juiste metadata wordt opgeslagen, beheerd, gewaardeerd, geselecteerd, behouden en/of tijdig vernietigd en de medewerker weet, accepteert en gebruikt dat, dan is het een commodity. Archivarissen zijn nog steeds van belang maar ze krijgen een andere rol, een rol die vergelijkbaar is met die van een accountant. Er zijn nog steeds informatie-experts nodig die het archiveringssysteem voeden met regels en context voor het toegankelijk maken van informatie.
Denk aan de werkbaarheid van de archivistische principes in de praktijk
De archiefstudenten dienen er zich van bewust te worden dat de informatievoorziening digitaler, technischer wordt. De huidige archiefprincipes zijn uiteraard ook van toepassing in een digitale wereld, maar ze zijn in de digitale toepassing niet altijd even helder. Kunnen we bijvoorbeeld in een digitale omgeving nog wel spreken van vernietiging? Of moet het onbereikbaar maken van informatie gelijkgesteld worden aan vernietiging? Moeten we de dragers vernietigen waarop te vernietigen informatie (maar veelal ook te bewaren informatie!) is opgeslagen? Is dat gerechtvaardigd, want het is misschien wel onverantwoorde kapitaalvernietiging. Daarom moet samen met ontwikkelaars van automatiseringsproducten gekeken worden naar de archiefprincipes en de manier waarop deze toegepast gaan worden.
Het lectoraat wil fungeren als het snijpunt van verschillende disciplines, beroepsdomeinen en de markt
We zitten nu technologisch op een punt waarop volautomatische archivering mogelijk kan worden. Door studenten en het bedrijfsleven een multidisciplinair platform te bieden waarin samengewerkt kan worden aan prototypen, kunnen hier stappen in worden gezet. Het lectoraat wil dit platform bieden. Een lectoraat heeft de taak om vernieuwend te zijn voor het onderwijs door middel van praktijkgericht onderzoek. Alles wat als onderzoek in het lectoraat gedefinieerd wordt, dient samen met marktpartijen en subsidiepartners te worden bekostigd. Van Bussel wil niet leunen op subsidies, maar wil met dit lectoraat een andere businessmodel gaan ontwikkelen. Door samenwerkingsverbanden aan te gaan met veel verschillende partijen, die elk met een klein bedrag een of andere vorm van ondersteuning bieden, kan het onderzoek onafhankelijker blijven. Als er een sponsor wegvalt, valt niet direct het hele project om.
Het lectoraat vormt een kenniskring van studenten en docenten, die samenwerken aan onderzoeks- en onderwijsprojecten. Daarnaast worden externe experts door middel van een geassocieerde kenniskring bij de projecten betrokken als adviseurs. Verder wordt een sponsorkring gevormd, waarin partijen verzameld worden die belang hebben bij het onderzoek en bereid zijn dat te ondersteunen door geld of door daadwerkelijke participatie van medewerkers. Innovatie komt daarmee mede vanuit de praktijk. Een probleem kan door studenten, docenten en verschillende marktpartijen vanuit de praktijk worden aangepakt, waarna prototypen of proof of concepts worden ontwikkeld. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een proof of concept, waarbij samen met automatiseringsleveranciers gewerkt wordt aan volautomatische archivering.
Duurzame archivering houdt ook green archiving in
Een voorbeeld van innovatie is beginnen met denken over ‘groene archivering’. Het idee leeft dat opslag niets kost; het wordt inderdaad financieel ook steeds goedkoper. Niets in de wereld is echter gratis. De ‘voetstappen’ die opslag en archivering opleveren, worden steeds groter. Hoe kun je rekening houden met ‘groene’ aspecten in je architectuur en in de toegankelijkheid van archieven. Dit is een mooi thema voor een masterclass die door het lectoraat Digital Archiving & Compliance georganiseerd zou kunnen worden. Hiermee maak je de archivaris ook bewust van zijn omgeving en kun je met specialisten op zoek gaan naar een oplossing.
Bij een lectoraat hoort ook een lectorale rede. Deze wordt op 16 oktober 2012 gehouden. Het is een openbare gelegenheid, waarbij iedereen welkom is en waarvoor Geert- Jan van Bussel ook iedereen uitnodigt. Mijn verwachting is dat we de komende jaren nog het nodige over Digital Archiving & Compliance gaan horen. Ik hoop dat de visie van het lectoraat waarheid wordt en dat over een paar jaar archivering automatisch op de juiste wijze gebeurt. Maar in eerste instantie ben ik al blij met een grotere bewustwording bij onze collega’s. Stuur deze dan ook een keer naar een workshop of organiseer er zelf een met het thema van het lectoraat als onderwerp. Zodat we kunnen stellen: Archivering is zoals een Apple, het moet het gewoon altijd doen zoals wij het willen.
a.adema@gmail.com, Annemieke Adema is redactielid Od.
* Informatie voor dit artikel is verkregen door middel van een interview met Geert-Jan van Bussel en door gebruik te maken van http://www.create-it.hva.nl/content/create-it-applied-research/onderzoeksprogrammas/cross-media-concepting/digital-archiving/. Op deze site is meer achtergrondinformatie over het bijzonder lectoraat te vinden.
