NEN 2082 is de nationale norm met eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Per 1 januari 2021 is deze norm ingetrokken en vervangen door NEN-ISO 16175, een meer evenwichtige, modernere internationale evenknie. Die zorgt voor minder eisen, meer maatwerk en spoort organisaties aan de eigen digitale informatie- en archiveringssystemen eens scherp onder de loep te nemen.
Goed informatie- en archiefbeheer is om meerdere redenen van belang, zegt Wout van der Reijden. Hij is adviseur recordkeeping bij het Nationaal Archief. ‘Allereerst: wanneer informatie niet goed toegankelijk is, kun je als organisatie je werk niet doen. Ten tweede, er is een verantwoordingsbelang: je moet als organisatie kunnen verantwoorden wat je wel en niet hebt gedaan. En als laatste, zonder goed informatiebeheer komen historisch onderzoek en rechtszekerheid in het geding.’
Consultant Dick de Vries, voorzitter van de NEN-normcommissie Informatie- en archiefmanagement, ziet nog een aspect dat fout kan gaan. ‘Als je kijkt naar hoelang de afhandeling van Wob-verzoeken tegenwoordig duren, duidt dat erop dat het ook binnen organisaties steeds lastiger wordt om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Het wijst op een slechte archivering en daarmee slechte verantwoording.’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od19: AI en informatiebeheer. Lees hier verder
