Concurrentie gepareerd door DIV

Vroeger
In de jaren 50, 60, 70 en 80 van de vorige eeuw was er sprake van fysieke archiefvorming. De hoeveelheid documenten nam onbeheersbare vormen aan en de noodzaak tot ondersteuning werd steeds duidelijker gevoeld. Op strategisch niveau werden beslissingen genomen in de vorm van verplichtingen, regelgeving en opleidingen. In de uitvoering had dat de volgende consequenties:

Vroeger
In de jaren 50, 60, 70 en 80 van de vorige eeuw was er sprake van fysieke archiefvorming. De hoeveelheid documenten nam onbeheersbare vormen aan en de noodzaak tot ondersteuning werd steeds duidelijker gevoeld. Op strategisch niveau werden beslissingen genomen in de vorm van verplichtingen, regelgeving en opleidingen. In de uitvoering had dat de volgende consequenties:

• Regelgeving
  Iedere aantredende ambtenaar kreeg een introductie (in verschillende vormen), waarin het hem duidelijk werd hoe de organisatie wilde dat je om zou gaan met archiefstukken.
• Verplichtingen
  Er kwam een Koninklijk Besluit ASAR1950, waarin een afdeling post- en archiefzaken (PAZ) werd opgericht onder leiding van een hoofd PAZ zo dicht mogelijk onder de hoogste ambtenaar (bijv. de secretaris)
• Opleidingen
  Er kwam een specifieke opleiding voor ambtenaren om op de juiste wijze archiefstukken te beheren.

Prachtig, maar in de loop van de tijd doemde er concurrentie voor de nieuw opgeleide archiefambtenaren op:

• Steeds meer ambtenaren hadden de behoefte om archiefstukken zo dicht mogelijk bij zich te hebben en niet afhankelijk te zijn van een archief, op een voor het gevoel, verre locatie. Die behoefte was zowel aanwezig bij de tactische uitvoerder als de strategisch manager, ondersteund door zijn/haar managementassistente.
  • De ruimtes werden groter;
  • het geld overvloediger;
  • de mogelijkheid om te kopiëren diende zich aan; en
  • ‘facilitaire zaken’ kreeg steeds meer vragen om kastruimte beschikbaar te stellen. Die kasten werden daarna gevuld met kopieën en soms zelfs met de authentieke archiefstukken.

Deze situatie heeft zich in de fysieke situatie continue doorgezet, ondanks dat er duidelijke signalen waren die de ongewenstheid ervan aangaven. Een secretaris-generaal loofde zelfs in de jaren zeventig een beloning van vijftig gulden uit aan iedere ambtenaar die een kast in zou leveren. Dit bleek dweilen met de kraan open.
Velen leverden een kast in, ontvingen een beloning, maar enkele maanden erna werden langzamerhand nieuwe kasten aangevraagd (en uitgegeven), zodat vijf jaar na deze beslissing de situatie erger was dan ervoor.

Tot 2000
Toen kwam de computer en veranderde de situatie langzamerhand van een volledig fysieke archivering tot de huidige hybride (fysiek en digitaal). Die situatie had de volgende consequenties:

• Regelgeving
  KB ASAR verdween, de Archiefwet kreeg oog voor digitale bestanden.
• Verplichtingen
  Steeds minder nieuw intredende ambtenaren hoorden van de verplichting hoe met archiefstukken moest worden omgegaan.
  Typekamers verdwenen en de ambtenaar werd verplicht zelf te typen, te collationeren en soms te verzenden.
• Opleidingen
  De DIV’ers werden geconfronteerd met complexere opleidingen, gebaseerd op de hybride situatie, digitale processen en duurzame toegankelijkheid. De ‘Oude DIV’er’, soms binnengehaald om sociale redenen en niet om kwalitatief iets te betekenen, mocht zijn biezen pakken.
• Organisatorisch
  Facilitair werd in de organisatie aangevuld met ICT, kasten werden niet meer onderhouden, DIV kocht een systeem om ook digitale bestanden te kunnen beheren.
• Ontwikkelingen
  DIV en ICT groeiden naar elkaar toe (zonder elkaar te begrijpen), architecturen vergaten regelmatig de inpassing van het document, nieuwe begrippen overlapten de oude begrippen, communicatie werd een cruciaal aspect van het werk.

Ook prachtig, maar nieuwe concurrentie diende zich aan:

• Steeds meer ambtenaren hadden behoefte om archiefstukken zo dicht mogelijk bij zich te hebben en niet afhankelijk te zijn van een archief op een, voor het gevoel, verre locatie. DIV reageerde adequaat en zorgde ervoor dat het digitale archief toegankelijk zou zijn tot aan het bureau van de ambtenaar, maar toch!
  • De opslagruimtes werden groter;
  • het geld was er overvloedig;
  • de onbeperkte mogelijkheid van dupliceren van bestanden diende zich aan; en
  • ICT kreeg steeds meer vragen om schijfruimte beschikbaar te stellen. Die schijfruimte werd daarna gevuld met duplicaten en steeds meer met authentieke archiefstukken.

Deze situatie is de afgelopen jaren steeds erger geworden, ondanks dat er duidelijke signalen zijn die de ongewenstheid aangeven. ICT is geconfronteerd met een zwaardere beheerslast en een steeds duurdere opslag. DIV is geconfronteerd met een hybride situatie en meervoudig opgeslagen archieven (duplicaten en authentieken door elkaar en meervoudig opgeslagen).

Consequenties van toen
Het lukte dus vele jaren niet om centraal archiveren (documentbeheer) tot een succes te maken. Het management zag het nut niet altijd, de ambtenaar kon niet dwingend worden begeleid, de DIV-organisatie voelde zich alleen maar ondersteunend, de DIVconcurrent had andere doelstellingen. Ook werd de kwaliteit van het DIV-werk in een groot aantal gevallen onder de maat beoordeeld.

Dit betekende:

• een toename van de risico’s, die pas bij een fait accompli voelbaar zouden zijn;
• een steeds grotere hoeveelheid verloren informatie (het probleem van erfgoed en de recht- en bewijszoekende);
• een ontevreden klant (?);
• hoge kosten en daarmee ongewenst voor de burger:
  • ICT-middelen en capaciteit,
  • zoeken zonder te vinden of pas na lange tijd,
  • meervoudige opslag, enkelvoudige toepassing,
  • continue zoektocht naar oplossingen,
  • geen gebruik maken van opgeleide en kwaliteit leverende DIV’ers,
  • enz.

Situatie nu
De overgang naar het millennium heeft gezorgd voor enig licht aan de horizon. De concurrentie is vervaagd doordat nieuwe zaken zich aandienden:

• OZO werd opgericht;
• Australië bood ons een recordscontinuümmodel;
• een documentairstructuurplan werd impliciet verplicht gesteld en heeft een vervolg gekregen met een zaaktypencatalogus;
• het rijk initieerde een baseline;
• informatiearchitecten kregen oog voor het document; midoffice- goeroes ontdekten het document;
• Nieuwe DIV’ers (DM’ers) deden hun intrede, door gehoor te geven aan education permanente (HMDI, IDM, LRM).

Het document, onder regie van de Nieuwe DIV’er, is centraal in het primaire proces geplaatst. De concurrent heeft plaatsgemaakt voor een concullega. Samenwerken en uitwisselen van kennis en kunde zijn in de plaats gekomen van wedijver.

Als de huidige situatie nog niet algemeen is, dan zal dit zeker in de komende jaren gebeuren. Een ontwikkeling als een centraal e-depot zal daar beslist aan meehelpen.

hvanrijn@gmail.com