Denk bij ‘op orde zijn’ aan het veilig, vindbaar en duurzaam opslaan van informatie. Ook is van belang of medewerkers weten aan welke afspraken zij zich moeten houden, met de applicaties overweg kunnen en niet in de laatste plaats of gemaakte werkafspraken worden nagekomen. Dat gold al toen we met papier werkten en dat is in toenemende mate de uitdaging nu alle informatie digitaal wordt opgeslagen.
Denk bij ‘op orde zijn’ aan het veilig, vindbaar en duurzaam opslaan van informatie. Ook is van belang of medewerkers weten aan welke afspraken zij zich moeten houden, met de applicaties overweg kunnen en niet in de laatste plaats of gemaakte werkafspraken worden nagekomen. Dat gold al toen we met papier werkten en dat is in toenemende mate de uitdaging nu alle informatie digitaal wordt opgeslagen.
DigiJust is het digitale informatiesysteem waarmee het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) voldoet aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van transparante goedkeuring en archivering. Een goede toegankelijkheid van de informatie faciliteert de interne kennisdeling. JenV wil een open en transparante organisatie zijn; DigiJust levert daaraan een belangrijke bijdrage.
De praktijk is weerbarstig. Hoewel al geruime tijd geleden is besloten dat JenV geheel digitaal wil gaan samenwerken, neemt de weerstand over de wijze waarop dat moet gebeuren slechts langzaam af. Het gebruik van DigiJust zou mede moeten bewerkstelligen dat de hoeveelheid onbeheerde informatie (op netwerkschijven en in e-mails) gaat afnemen.
JenV roept alle leidinggevenden en medewerkers op zich in te spannen om de digitale informatie beter en veiliger op te slaan. Voor degenen die nog niet (dagelijks) met DigiJust werken, vergt DigiJust niet alleen een andere manier van werken, maar ook een andere manier van denken. Het team van Samen Digitaal doet er dan ook alles aan om het belang van een goede informatiehuishouding onder de aandacht te brengen en directies te helpen bij het verbeteren ervan.
Veilig, vindbaar en duurzaam toegankelijk
Veel JenV-medewerkers zijn zeer gehecht aan hun (gedeelde) netwerkschijven en Outlook als e-mailsysteem. Inmiddels is echter wel duidelijk geworden dat informatie vaak maar met moeite kan worden teruggevonden als die snel boven water moet komen. In dat verband heeft de overheid een bijzondere verantwoordelijkheid en daar horen duidelijke spelregels bij. Denk aan Wob-verzoeken en de beantwoording van Kamervragen; die moeten (met de nadruk op moeten) zo snel en volledig mogelijk worden beantwoord. Oké, als alle betrokken ambtenaren aanwezig zijn, precies weten waar ze hun documenten bewaren en hun geheugen hen niet in de steek laat, kunnen zij de bedoelde informatie natuurlijk snel terugvinden. Maar zo werkt het niet in de dagelijkse praktijk. Medewerkers zijn wel eens ziek, op vakantie, werken ergens anders of hebben domweg geen flauw idee waar ze hun stukken hebben ondergebracht. DigiJust steekt daar in principe een stokje voor. Met DigiJust slaan we de informatie centraal op. Alle informatie die in DigiJust staat, staat daar veilig, is goed terug te vinden en blijft lange tijd toegankelijk.
i-Vaardigheden, i-Bewustzijn en i-Discipline
Hoe krijg je medewerkers zo i-Vaardig dat zij met informatiesystemen kunnen omgaan? En hoe krijg je het voor elkaar dat zij allemaal dezelfde manier van werken hanteren, bijvoorbeeld bij het benoemen van zaken en documenten in DigiJust?
i-Vaardigheden zijn absoluut noodzakelijk om mee te kunnen in de huidige informatiemaatschappij. Maar daarmee zijn we er nog niet. Niet alleen als medewerker, maar ook als burger moet je je er voortdurend van bewust zijn hoe kwetsbaar informatie kan zijn. Het gebruik van openbare netwerken, free wifi in de stad, opslag in (commerciële) clouddiensten; allemaal kennen ze risico’s op het gebied van ongeoorloofd gebruik van data. Daarbovenop wil je informatie op een later tijdstip kunt terugvinden. En als het om werkdocumenten gaat, wil je, nee móet je ervoor zorgen dat ook anderen – in geval van nood – jouw informatie kunnen vinden: duurzame toegankelijkheid.
Maar al héb je voldoende i-Vaardigheden en al snáp je welke risico’s de opslag van digitale informatie met zich mee kan brengen, dan nóg kun je in een valkuil trappen als je afwijkt van wat je volgens de gemaakte afspraken hoort te doen. Toch even iets naar je privé-e-mailadres mailen, toch even dat openbare free wifi-netwerk gebruiken, toch even doorwerken op je laptop in een overvolle trein… DigiJust komt later wel. i-Discipline is misschien wel het lastigste i-Thema!
En dan nu: de i-Wasstraat
De wil om digitaal te werken is er, de noodzaak om informatie veilig, vindbaar en duurzaam toegankelijk te maken is er ook, maar toch. Als het managementteam van een directie twijfelt of het allemaal wel goed gaat, kan het programma Samen Digitaal van het Dienstencentrum de informatiehuishouding nader onderzoeken en verbetervoorstellen doen.
De i-Scan
Het traject van de i-Wasstraat start met de i-Scan. Voor de i-Scan selecteert de hulpvragende directie een drietal belangrijke werkprocessen of dossiers. Daarna toetsen de onderzoekers de i-Vaardigheden, het i-Bewustzijn en de i-Discipline van de medewerkers in de processen aan de hand van de drie normen: veilig, vindbaar en duurzaam toegankelijk. Dit gebeurt onder andere met een enquête onder de medewerkers en per proces of dossier drie verdiepingsinterviews.
Daarnaast worden de opslagbronnen onderzocht, zoals de gedeelde netwerkschijven, samenwerkruimten en DigiJust. Welke informatie is wel te vinden en welke niet? Is er overlap tussen de verschillende bronnen of ontbreekt er aantoonbaar informatie? De i-Scan leidt tot een ‘foto’ in een dashboardformaat en een rapport. Met de i-Scan kunnen de onderzoekers de informatiekundige volwassenheid van de directie beoordelen en naar de directie terugkoppelen.
In het i-Scanrapport geven de onderzoekers een korte risicoanalyse en een advies met vijf verbeterpunten. Die verbeterpunten kunnen met behulp van het dienstenaanbod van het Dienstencentrum verder worden opgepakt. Denk hierbij aan optimalisatie van het gebruik van DigiJust, het opschonen van de gedeelde netwerkschijven en diverse vormen van gebruikersondersteuning en workshops om het i-Bewustzijn bij de medewerkers én leidinggevenden te vergroten.
De ervaringen tot nu toe
Tot op het moment van schrijven maakte het team van Samen Digitaal een rondgang langs alle directies van het bestuursdepartement van JenV. Het team richtte zich vooral op de noties van Veilig, Vindbaar en Duurzaam Toegankelijk. De directies onderkennen het nut van het veilig, vindbaar en duurzaam toegankelijk opslaan van informatie in DigiJust. Zo wordt opgavegericht werken makkelijker als de informatie beter met elkaar wordt gedeeld. De beveiliging van DigiJust is beter dan die van de netwerkschijven. Met een goed versiebeheer kun je aantoonbaar en chronologisch verantwoording afleggen. En met DigiJust sorteer je voor op digitale archivering.
Uit de i-Scans blijkt dat veel medewerkers weinig weten van de kaders en spelregels rondom het omgaan met informatie. Zij ervaren dat vaak zelf niet als een groot probleem, omdat ze hun eigen informatievoorziening goed denken te hebben geregeld met mapjes in Outlook en hun eigen persoonlijke schijf. Zij ervaren pas een probleem als bij Wob-verzoeken niet met zekerheid alle informatie gevonden kan worden of als een vertrokken collega onvoldoende heeft overgedragen.
En tot slot: informatiehuishouding is ook nog geen thema waar leidinggevenden sterk op sturen. De eerste vervolgstap die directies nemen in de i-Wasstraat is het vergroten van het i-Bewustzijn. Denk hierbij aan workshops over de kaders en spelregels en rond thema’s als het belang van een goed informatiebeheer en goed je weg kunnen vinden in de veelheid van digitale bronnen en mogelijkheden. Vervolgens gaat de directie onder begeleiding van Samen Digitaal aan de slag met het beschrijven en benoemen van werkprocessen en het maken van werkafspraken.
Na het uitvoeren van de verbeteracties blijft Samen Digitaal betrokken bij de directie. Door het monitoren van de informatiehuishouding en regelmatige feedback blijft de informatiehuishouding op het netvlies en blijft de verbetercyclus gaande.
Het is de bedoeling dat het hele bestuursdepartement toegroeit naar een hoger niveau van zijn informatiehuishouding. Het programma Samen Digitaal van het Dienstencentrum zal de directies hierin goed ondersteunen.
Jan Rooijmans is programmamanager Samen Digitaal, Linda Smal en David Gerrits zijn senior adviseur bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid
