De Vereniging van Zeeuwse Gemeenten adviseerde in september 2016 aan de Zeeuwse overheden aansluiting te zoeken bij het Zeeuws e-depot van het Zeeuws Archief. De overheden hebben allemaal de intentie uitgesproken om dat te doen maar men wilde voorafgaand nog wel meer informatie over het proces en de kosten.
De Vereniging van Zeeuwse Gemeenten adviseerde in september 2016 aan de Zeeuwse overheden aansluiting te zoeken bij het Zeeuws e-depot van het Zeeuws Archief. De overheden hebben allemaal de intentie uitgesproken om dat te doen maar men wilde voorafgaand nog wel meer informatie over het proces en de kosten.
Met dit Zeeland-brede onderzoek wordt het traject verder vorm gegeven. De gedachte is nu om de opname van informatie in het e-depot zoveel mogelijk te laten verlopen via het DMS of zaaksysteem. Zo kan het aantal aansluitingen per overheid waarschijnlijk beperkt blijven (niet alles kan via een DMS lopen). Dit scheelt geld en tijd. Het Zeeuws Archief gaat dit en mogelijke andere sporen verder uitwerken, zoals geclusterd per applicatie aansluiten e.d. Alles in samenwerking met het hele Zeeuwse netwerk (werkgroep, middenkader, stuurgroep, Kring van secretarissen en VZG-cie portefeuillehouders informatiebeheer).
De belangrijkste bevindingen zijn:
• Zeeuwse overheden gebruiken tenminste 326 verschillende informatiesystemen voor informatie die onder de werking van de Archiefwet valt. Daarnaast staat er nog veel informatie op de netwerkschijven.
• Van die verschillende systemen worden er slechts 62 door meer dan een organisatie gebruikt.
• Er zijn 157 verschillende leveranciers geteld.
• Er is vooralsnog sprake van een zeer beperkte toepassing van het TMLO.
• Er werken zeker 33 technisch specialisten bij de verschillende overheden
Bron: Zeeuws Archief
