De smartphone: hulpmiddel voor De Nieuwe Werker

Een smartphone is een telefoon die tegelijk een zakcomputer is. Zo’n apparaat heeft minimaal alle eigenschappen die vroeger in een PDA (Personal Digital Assistant) gestopt werden zoals agendabeheer, notities maken en mail lezen. Vaak zijn er nog veel meer mogelijkheden en een moderne smartphone lijkt wel een tablet in het klein met als extra functionaliteit dat je er mee kunt bellen.

Een smartphone is een telefoon die tegelijk een zakcomputer is. Zo’n apparaat heeft minimaal alle eigenschappen die vroeger in een PDA (Personal Digital Assistant) gestopt werden zoals agendabeheer, notities maken en mail lezen. Vaak zijn er nog veel meer mogelijkheden en een moderne smartphone lijkt wel een tablet in het klein met als extra functionaliteit dat je er mee kunt bellen. De grotere smartphones, vanaf zo’n 5,5 inch, kunnen vaak ook worden bediend met een stylus, een elektronische pen. Dergelijke smartphones worden soms phablets (een combinatiewoord van phone en tablet) genoemd.

Belastingvrije vergoeding
Belastingtechnisch maakt het veel uit of een apparaat een smartphone of een tablet is. De Belastingdienst heeft namelijk bepaald dat een werkgever onder voorwaarden voor een telefoon een onbelaste vergoeding mag verstrekken. Het beeldscherm van een telefoon mag maximaal 7 inch groot zijn. Bovendien moet de telefoon voor meer dan tien procent zakelijk worden gebruikt. Die tien procent haalt u waarschijnlijk alleen al door uw agenda en mail te synchroniseren met die van het werk. Bij tablets en computers geldt dat een belastingvrije vergoeding alleen mogelijk is als wordt aangetoond dat het apparaat voor meer dan negentig procent gebruikt wordt voor bedrijfsdoeleinden. Dat is best lastig en daarom hebben werkgevers er vaak geen zin in.
Ondanks de fiscale mogelijkheden staat niet elke werkgever te trappelen om (geld voor) een smartphone beschikbaar te stellen. Vaak stelt de ICT-afdeling voorwaarden aan de smartphone en soms wordt zelfs een bepaald type voorgeschreven.

In dit artikel wordt uitsluitend gekeken naar de gebruiksmogelijkheden van smartphones voor het werk. Dat u op een smartphone ook geweldig spelletjes kunt doen, muziek kunt luisteren en films kunt kijken is leuk, maar voor het werk minder relevant.

Het besturingssysteem
Een belangrijke factor bij de keuze van een smartphone is het besturingssysteem, omdat dit de keuze aan toestellen en voor een deel de gebruiksmogelijkheden bepaalt. Eigenlijk zijn er maar twee besturingssystemen dominant, namelijk IOS van Apple waarop alle iPhones draaien en Android van Google dat gehanteerd wordt door de andere belangrijke spelers zoals Samsung, Sony, LG en HTC. Het besturingssysteem van Blackberry speelt net als Windows dat onder meer gebruikt wordt door Nokia een achterhoedegevecht. IOS van Apple is met de iPhone 5S toe aan versie 7. Android wordt in een veelheid van smaken aangeboden. Daarbij kunt u er grofweg van uitgaan dat de versie met het hoogste nummer het nieuwst is en het meeste kan. Android versie 4.3 Jellybean en versie 4.4 Kitkat zijn momenteel de toppers.

Snelheid
Van onze smartphone verlangen we geavanceerde functionaliteit en snel internet. Daarom is een snelle processor belangrijk. De snelheid van een processor kan verhoogd worden door er meerdere kernen in te stoppen. Dat is de weg die de smartphones met Android gegaan zijn met quadcore processors in de topmodellen. Apple heeft een andere weg gekozen door gebruik te maken van een 64-bits processor in plaats van een 32-bits processor in het nieuwste model, de iPhone 5S. In praktijktest zijn de topmodellen met Android en het topmodel van Apple ongeveer even snel.

Batterijduur
De capaciteit van accu’s is de laatste jaren enorm toegenomen. Toch blijft gelden dat met intensief gebruik voor werk en thuis je een smartphone eigenlijk elke dag moet opladen. Ook loopt de capaciteit van accu’s nog steeds terug naarmate de accu ouder wordt. Het is handig als je de accu kunt vervangen of een reserveaccu in de telefoon kunt stoppen. Bij de meeste toestellen is dit eenvoudig. Voor iPhones en waterdichte toestellen moet je naar een specialist.

Netwerk en bereikbaarheid
Omdat internetgerelateerde functies tegenwoordig zo belangrijk zijn, is het nodig dat u de beschikking hebt over een snel netwerk. Als u thuis een behoorlijk draadloos netwerk hebt, is het vaak verstandig om de smartphone daar via wifi te gebruiken. Buitenshuis bent u afhankelijk van de snelheid van het draadloze telefoonnet. 4G is de nieuwste en veel snellere variant van het mobiele netwerk. U hebt zowel een abonnement als een toestel nodig dat daarvoor geschikt is. Gelukkig zijn de meeste moderne smartphones geschikt. Momenteel is KPN de enige aanbieder met een landelijk dekkend 4G-netwerk. Mijn ervaring is dat het boven verwachting werkt. Vaak sneller dan wifi op een drukke hotspot zoals in de trein. Een niet te onderschatten voordeel van 4G is dat je ook veel beter bereik hebt. Op plekken waar vroeger de verbinding nog wel eens wilde wegvallen zoals een kelder (om de een of andere reden de favoriete plek voor een archiefruimte) heb je nu ineens bereik.

Lezen
Ik begrijp best dat u geen zin hebt de hele dag vanaf een smartphone te zitten lezen. Toch is dat de plek waar u een laatste update van een vergaderstuk, een stuk tekst in een blog op uw vakgebied of een artikel uit de digitale versie van een vakblad het snelst bij de hand hebt. Tot mijn eigen verbazing gaat het op mijn nieuwste phablet (een Samsung Galaxy Note 3) minstens zo goed als op papier.

Een belangrijke factor voor de leesbaarheid van tekst is de omvang van het scherm. Mijn eigen Note 3 heeft een schermdiagonaal van 5,7 inch. Overdwars leidt dit tot een leesbaar tekstdeel van 12,8 cm. Bij een velletje A4 waarin de standaardmarges van Microsoft Word zijn gebruikt is dit 16 centimeter. Kortom zo heel klein is die tekst op deze phablet niet. Ter vergelijking: een Apple iPhone 5S heeft een scherm van 4 inch (dat is iets minder dan de helft van een Note 3), dus dat scheelt behoorlijk.
Resolutie beïnvloedt de scherpte van tekst op het scherm. De meest geavanceerde Android-smartphones en -phablets hebben een full HD resolutie (1920 bij 1080 pixels). Apple komt niet verder dan 1136 bij 640 pixels, maar dat levert bij het relatief kleine beeldscherm van de iPhone 5S nog steeds een goede scherpte op.
Iedere fabrikant heeft zo zijn eigen techniek om het beeldscherm helder te maken en een goede kleurbalans te geven. Dat maakt vergelijking lastig. Wat opvalt is dat schermen in de loop der jaren steeds helderder en contrastrijker zijn geworden. Ik heb mijn Galaxy Note 1 van twee jaar geleden vergeleken met de enkele maanden oude Note 3. Ik kan u verzekeren dat de letters van een gewone zwart-wittekst op het beeldscherm van mijn nieuwste phablet veel meer contrast hebben dan op het oude toestel en ook meer dan op papier.

De camera
Er worden tegenwoordig meer foto’s gemaakt met een smartphone dan met een fotocamera. Toch kan ik me voorstellen dat u zich afvraagt waarom een goede camera op een smartphone voor het werk nu wel zo nodig is. Wat mij betreft is dat wel zo. Wat denkt u van praktische plaatjes die u snel kunt delen, zoals een foto van de aantekeningen op het whiteboard door de projectgroep waaraan u deelneemt.

Geluid, microfoon en voicerecorder
In een tijd dat er steeds minder gebeld wordt, zijn er toch genoeg redenen om aandacht te besteden aan het geluid en de microfoon. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van je smartphone als voicerecorder. Apple was pionier op dit gebied en tegenwoordig biedt elk merk de mogelijkheid.

Het is erg handig als je bij het uitwerken van aantekeningen van een rommelige vergadering nog even kunt luisteren naar wat er gezegd is. Verwacht geen wonderen maar meestal is het verstaanbaar genoeg. Momenteel biedt de Samsung Note 3 de meest geavanceerde voicerecorderfuncties zoals een keuzemenu waarmee de microfoons (er zitten er drie in het apparaat) anders gericht worden naarmate het gebruiksdoel verandert. Zo is er bijvoorbeeld een aparte stand voor interviews.

Een andere toepassing is het omzetten van een spraakmemo in tekst. De tekst wordt daarmee niet alleen opgenomen maar ook uitgeschreven. Bij Samsung gebeurt dit uitschrijven meteen, bij Apple na een druk op de knop. Nederlands levert vooralsnog onzinteksten op, maar toen ik het met Engels testte kwam de tekst er bijna foutloos uit. Wie weet wat voor ontwikkelingen er op dit gebied nog komen.
Het wordt eentonig maar alweer Apple en Samsung zijn voorlopers in de techniek om smartphones te laten werken met gesproken commando’s. Bij Apple heet het SIRI, Samsung noemt het S Voice. Voor nu bijvoorbeeld al prima om overal handsfree te kunnen bellen. Je geeft een commando om de telefoon te starten, zegt ‘Bel persoon X’ en het toestel legt de verbinding.
Wat volgt is de integratie met externe diensten. Iets dergelijks kunt u nu al doen met de diensten op spraakcommando’s van Google Chrome. Als u het commando ‘Gesproken zoekopdracht’ start en u zegt tegen uw smartphone: ‘Vind parkeergarage’ krijgt u als resultaat een kaart met parkeergarages dicht bij waar u bent.

Stel je voor dat dit soort toepassingen geïntegreerd worden met ons DMS/zaaksysteem. Zouden we straks met het commando ‘Toon bouwen Dorpsstraat 14’ het zaakdossier ‘Aanvraag omgevingsvergunning bouwen bouwwerk Dorpsstraat 14’ van ons eigen DMS/zaaksysteem kunnen opvragen?

Unieke features
Sommige features zijn beperkt tot één bepaalde fabrikant of zelfs één bepaald toestel. Zo levert Sony de beste waterdichte toestellen met de Sony Experia Z1 als nieuwste voorbeeld. Dat kan een belangrijk voordeel zijn voor mensen die veel in het veld werken zoals handhavers.

Touch ID
De iPhone 5S heeft iets dat er zeker ook toe doet en dat is Touch ID. Als die is ingeschakeld is het toestel alleen toegankelijk voor de mensen waarvan de vingerafdruk is opgeslagen en voor niemand anders. Je kunt natuurlijk ook een app gebruiken voor de identificatie van je vingerafdruk maar dan moeten de gegevens daarvan weer ergens op het apparaat worden opgeslagen. Het unieke bij Apple is dat het opslaan in de processor gebeurt. Daarmee lijkt ongewenste toegang, bijvoorbeeld na verlies of diefstal, vooralsnog onmogelijk. Omdat beveiliging van gegevens steeds belangrijker wordt, zullen op termijn waarschijnlijk alle fabrikanten van smartphones het voorbeeld van Apple gaan volgen en fysieke beveiliging bieden. Wellicht komen er ook andere technieken. Zo is Samsung bezig met oorherkenning.

Penfuncties
Dan hebben we nog de phablets die een pennetje hebben. Samsung is met de Galaxy Note 3 koploper in het gebruik van deze technologie, LG volgt. Overigens wordt gezegd dat ook Apple zich wellicht op deze markt zal storten. Met elke versie zijn de mogelijkheden van de pen van de Note uitgebreid. Natuurlijk kun je er een aantekening mee maken en die plakken. Maar tegenwoordig is het ook mogelijk om even een vierkant te tekenen met de pen en een tweede toepassing te starten. Zo kun je bijvoorbeeld snel iets narekenen op een rekenmachine bij het lezen van een rapport.

Je kan met de pen ook een handtekening onder een e-mailtje plaatsen. Mijn droom is dat het ondertekenen in een workflow van het DMS of zaaksysteem via een tablet op gang komt. Fysiek digitaal ondertekenen dus, met eventueel een beveiligde handtekening op de achtergrond. Maar dat tekenen zou ik toch liever op een grotere tablet doen.

Dual Sim
Sommige smartphones hebben de mogelijkheid om twee simkaarten tegelijk te gebruiken. Dat is handig als je telefoonverkeer voor het werk wilt scheiden van privé-telefoontjes. Met name het Chinese Huawai en het Franse Alcatel bieden deze technologie op veel modellen.

Ten slotte
Ik hoop dat u allemaal binnenkort uw eigen smartphone voor het werk mag aanschaffen. Helaas zijn de smartphones met de meeste mogelijkheden ook de duurste. Denk hierbij aan prijzen van ruim boven de 500 euro zonder abonnement. Nu maar hopen dat uw werkgever zorgt voor een ruime vergoeding. Uw productiviteit kan met een goede smartphone zeker verbeteren. Goede apps kunnen daar verder aan bijdragen. Daarover de volgende keer meer.

info@helder.com, Wim Helder is oprichter van Helder Communicatie.