Er wordt gezaagd, getimmerd en gelast aan een van de belangrijkste wetten waar de informatieprofessional mee te maken heeft. In de Motie Segers c.s. (gepubliceerd op 9 juni 2016) wordt de regering verzocht “de huidige Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie door onder meer de huidige overbrengingstermijnen van overheidsinformatie sterk terug te brengen.”
Er wordt gezaagd, getimmerd en gelast aan een van de belangrijkste wetten waar de informatieprofessional mee te maken heeft. In de Motie Segers c.s. (gepubliceerd op 9 juni 2016) wordt de regering verzocht “de huidige Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie door onder meer de huidige overbrengingstermijnen van overheidsinformatie sterk terug te brengen.”
Wie kan nu tegen een grotere transparantie zijn? Expliciet wordt beschreven dat de huidige overbrengingstermijn naar een archiefbewaarplaats terug moet van twintig jaar naar tien jaar. Nu is de vraag of juist dát oplossingen biedt voor de huidige transparantie van de overheid. Stel je even voor: je hebt een website met daarop alle informatie voor burgers over (samenwerkings)projecten op het gebied van de I-functie. Tijdens de duur van deze projecten wordt deze informatie vrijelijk gedeeld en aangevuld. Bij afsluiting wordt de website gearchiveerd bij de vormende overheidsinstelling en offline gehaald. Tien jaar later wordt de website weer toegankelijk voor burgers bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Hoe vergroot dit dan de transparantie? Okay, je hoeft geen twintig jaar meer te wachten, maar is tien jaar wachten het beste alternatief?
Een verkorting van de overbrengingstermijn kan niet gelijk worden gesteld aan meer transparantie. Nog steeds is er geen duidelijkheid in welke mate de overheid meer actieve openbaarheid wil (en moet; denk aan toepassen van de initiatiefwet Open Overheid (WOO)). Het interessante is dat andere wetgeving hier juist wel meer op inspeelt.
In de Omgevingswet wordt uitgegaan van een, tijdens het proces, op te bouwen digitaal depot. Dit depot wordt vervolgens voorzien, ook tijdens het lopende proces, van een digitale studiezaal waarbij het mogelijk wordt om direct data openbaar toegankelijk te maken. In dit geval is actieve openbaarheid dus niet meer afhankelijk van de overbrengingstermijn.
Waar is nu eigenlijk meer behoefte aan als het gaat om de aanpassing van de Archiefwet?
Er spelen issues op de relatie tussen openbaarheid en informatiebeveiliging? Of op de relatie tussen openbaarheid en privacy-issues (zeker nu met de AVG)? Of openbaarheid en auteursrechten? Dat speelt nu al na twintig jaar. Vervroegen naar tien jaar noopt tot slimmer ontwerpen en inrichten van de informatievoorziening. Een architectuurvraagstuk dat bij het ontwerp van de systemen tot op heden niet is voorzien. Bij openbaarheid van digitale archieven, dossiers, series van documenten en documenten is er een belangrijke opgave: ‘archivering by design’.1
Bij veel gemeenten is er vraag naar flexibele selectielijsten. Veranderende wetgeving, conflicterende wetgeving en de uitbreiding van diensten bij overheidsinstanties zorgen er regelmatig voor dat bewaartermijnen moeten worden bijgesteld. Telkens wanneer dit zich voordoet zou hiervoor een beroep moeten worden gedaan op de minister. Deze statische situatie zorgt voor weinig beweegruimte voor de informatieprofessional en vooral ook voor veel bureaucratische rompslomp.
Onze analyse is dat de oplossing van de problemen niet zozeer ligt in de definities in de huidige wetgeving, maar meer in de vertaling naar de praktijk. Als je de creatie, communicatie en opslag van informatie niet onder architectuur laat vallen, blijf je informatieversnippering houden en de bijbehorende – onmogelijke – taak om deze informatie te beheren. Slecht informatiebeheer is pas de grote vijand van zowel openbaarheid als overbrenging.
Volgens ons vereist actieve openbaarheid slimmere informatieontsluiting en de presentatie van deze informatieobjecten. Als je informatie in documentvorm aanbiedt, mis je de directe meta-informatie over deze objecten en de informatie over het proces waarin het document is gevormd (en de relatie tussen de verschillende documenten in dit proces).
Daarbij moet veel eerder worden uitgegaan van het feit dat het document slechts een container is van informatieobjecten. Wat kan binnen een container openbaar worden gemaakt en wat moet (digitaal) worden weggelaten? Als je niet meer uitgaat van de container, maar eerder van de informatieobjecten, is het mogelijk om reeds tijdens de creatie aan te geven welke informatie actief kan worden gedeeld en voor welke informatieobjecten nog een beperking geldt.
Informatiesystemen en werkprocessen moeten al vanaf de bouw en vormgeving worden ingericht met het oog op de ontsluiting van informatieobjecten.
Een ander issue is de omschrijving van verantwoordelijkheden ten aanzien van beheer van keteninformatie. Binnen de (rijks)overheid wordt informatie lang niet altijd gecreëerd en beheerd door slechts één verantwoordelijke overheidsinstantie. Dit maakt het hebben van duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden voor informatiebeheer essentieel. Dit is al eerder aangekaart in het rapport ‘Het puberbrein van de overheid: informatiebeheer in ketensamenwerking’ van de Raad van Cultuur en de Raad voor het Openbaar Bestuur in 2016.
Als we willen dat de overheid transparant wordt, dan is het noodzakelijk om actieve openbaarheid te stimuleren. Openbaarheid regel je niet achteraf doormiddel van overbrenging – verkorting van de overbrengingstermijn is nooit verkeerd natuurlijk –, maar in het proces zelf. Hierbij moet het streven zijn om de termijn tussen creatie en openbaarheid zo kort mogelijk te houden.
Noot
1 Lees ook de bijdragen van Erik Saaman hierover in de Od 4 en in de komende afleveringen van Od.
