, 6 maart 2018

DIV pakt nieuwe rol bij zaakgericht werken

image for DIV pakt nieuwe rol bij zaakgericht werken image Interview
In deze aflevering: 
Wat: Overstap naar zaakgericht werken in Decos Join
Waar: Gemeente Roerdalen
Gesproken met: Gert Pieter van Motman

Welk probleem moesten jullie oplossen?

In deze aflevering: 
Wat: Overstap naar zaakgericht werken in Decos Join
Waar: Gemeente Roerdalen
Gesproken met: Gert Pieter van Motman

Welk probleem moesten jullie oplossen?
Het zat er al een hele tijd aan te komen: zaakgericht werken ZGW) in de gemeentelijke organisatie van Roerdalen. Afgelopen zomer maakte de gemeente de overstap naar zaakgericht werken in Join.

Hoe is DIV betrokken bij dit project?
Voor de uitvoering werd een hoofdrol toebedeeld aan ons DIV-team. De opdracht was simpel: registreer op de nieuwe wijze en krijg de hele organisatie daarin mee. Zo helder als de opdracht, zo complex was de uitvoering ervan. Decos Join had en heeft nog steeds wat last van nukken en kuren, en daarnaast is de omschakeling van oud naar nieuw onderhevig aan kinderziekten door het al dan niet onbewust vasthouden aan oude werkpatronen.

Het ons eigen maken van Het Nieuwe Werken is al een prestatie op zich. De medewerkers in de gemeentelijke organisatie blijven overtuigen van de verbetering van de werkprocessen door het ZGW, is voor een aanmerkelijk deel toe te schrijven aan de DIV’ers. Zonder arrogant te worden, ben ik ervan overtuigd dat ons doorzettingsvermogen én ons geloof in de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken een grote bijdrage heeft geleverd aan het succesvol implementeren van het ZGW in Roerdalen.

Welke stappen hebben jullie ondernomen om te komen waar jullie nu zijn?
Elke implementatie van iets nieuws begint met een gedegen voorbereiding. Opdat we goed geëquipeerd van start konden gaan, wijdden we ons naast een theoretische studie ook aan praktijkoefeningen. Daarbij schonken we niet alleen aandacht aan het registreren, de DIV-taak bij uitstek, maar zoomden we eveneens goed in op de gebruikerskant van het zaakgericht werken. We behandelden vragen als: ‘Wat doet de medewerker met een zaak?’, ‘Hoe voegt hij documenten toe?’ en ‘Wanneer handelt hij een zaak af?’.

De daadwerkelijke start was best wel spannend. Daarom besloten we de eerste registraties gezamenlijk op een groot tv-scherm te doen. We bespraken elke stap van een registratie. Van het kiezen van het juiste zaaktype, via de zaakomschrijving tot de documentregistratie en het toevoegen van een bestand aan toe. Deze onderlinge ruggenspraak houden we tot op de dag van vandaag en dit kan ik dan ook als waardevolle tip meegeven: overleg goed met elkaar om tot een correcte registratie te komen. Kun je een zaak als het equivalent van een dossier beschouwen, realiseer je dan dat je tijdens het zaakgericht registreren reeds met archiveren bezig bent!

Zijn er zaken waar je collega’s voor wilt waarschuwen?
Natuurlijk kan het wel eens voorkomen dat je er niet uitkomt om het juiste zaaktype te bepalen. Dan volgt hier de volgende tip: ga de organisatie in. Zoek de medewerker van het vakgebied op waarvan jij vermoedt dat die met het betreffende document aan de slag moet. Al pratende kom je tot oplossingen en genereer je tevreden klandizie. Want aan DIV is het ook de taak om ZGW als een betrouwbare manier van werken neer te zetten en geloofwaardigheid is in dezen een groot goed.

Wat zijn voor jou de succesfactoren?
Inmiddels lijkt de hele organisatie gewend te raken aan het ZGW, maar we zijn nog bezig met de fine-tuning ervan. Wat ik het meeste ervaar aan dit veranderingsproces is dat de ‘D’ van DIV voor ‘dynamiek’ staat: opeens bevindt DIV zich midden in de organisatie met deskundig advies, monitoring en sturing van het ZWG.

En als je mij zou vragen wat de basis van dit succesverhaal is, dan kom ik telkens weer terug bij het woord ‘samen’. Samen denken, samen overleggen, samen doen, samen de hindernissen nemen, samenwerken… samenwerking!