5 maart 2014

DIV’er als digibuddy

image for DIV’er als digibuddy image

Veerle Ultee

Veerle Ultee
Veerle Ultee

Nederlandse werknemers verspillen jaarlijks veel tijd, geld en energie door gebrekkige ICT-vaardigheden. Dat is zonde, zeker in tijden van crisis en bezuinigingen. Om ons heen zien we in het werkveld van de informatievoorziening ook veel banen verdwijnen. Steeds meer zaken gaan ‘tegenwoordig’ digitaal. Er zijn minder handen nodig om analoge werkzaamheden uit te voeren. DIV-afdelingen krijgen taakstelling na taakstelling, of verdwijnen zelfs compleet uit de organisatie. Maar ook andere afdelingen gaan gebukt onder de crisis. Het adagium luidt ‘meer doen met minder middelen’. Dit kan in steeds meer gevallen door (delen) van het werk te automatiseren. Dat vraagt dan wel goede kennis van die automatiseringstechniek en dus goede digitale vaardigheden. En zo is de cirkel rond.

Metada-watte?
Als we kijken naar het vakgebied Informatievoorziening zien we een sterke digitalisering. Ook zien we om ons heen, in de organisaties waar wij als informatiespecialisten ons vak uitoefenen, medewerkers uit het primaire proces worstelen met de taken die ze van ons over moeten nemen. Het registreren van stukken in een zaaksysteem, het opbouwen van een deugdelijk digitaal dossier, het schonen van een projectmap en het terugvinden van die ene mail van die ene zaak een tijdje terug…

En dat valt ook niet mee. Naast adequate digitale vaardigheden vergt het inzicht in en gevoel voor informatie. Wat is de waarde van een informatieobject? Hoe metadateer (metada-watte?) ik dat slim? Is dit een nieuwe zaak of niet? Maar er is hoop. Want onderzoek toont aan dat, hoewel ICT-vaardigheden tekortschieten, mensen veel kunnen leren. Weinig medewerkers nemen er de tijd voor, maar ICTtrainingen zijn wel effectief. Nog effectiever blijkt het te zijn om je eigen collega’s om hulp te vragen als je iets niet weet. Leren doe je immers het best in praktijksituaties.

Meer met minder kan
Hoewel er weinig tijd en geld beschikbaar is, lijkt het trainen van digitale vaardigheden dus onontbeerlijk. Omdat veel tijd, energie en frustratie weglekt bij medewerkers in het primaire proces door het zoeken naar informatie en het registreren er van, is het logisch om daarmee te starten. Hier zou een belangrijke taak voor DIV’ers moeten liggen om de digitale organisatie vorm te geven. Om collega’s te helpen ‘meer met minder’ te doen. Echter, wat we nodig hebben zijn digitaalvaardige informatiespecialisten met een gezonde ambitie, flexibele en proactieve houding. DIV’ers die bijvoorbeeld ook het goed kunnen zoeken in Google als onderdeel van hun vak beschouwen. Digibuddies die intern trainingen geven, omdat zij het zaaksysteem altijd laagdrempeliger en met meer gevoel voor context kunnen uitleggen aan hun collega’s. DIV’ers die inzien dat sociale media waardevolle informatiebronnen en communicatiekanalen zijn. Dát zijn de onmisbare informatiespecialisten die organisaties zoeken en koesteren.

Kennis is duur, domheid is duurder
De komende jaren zullen veel mensen hun baan verliezen omdat hun werk verdwijnt. Hun banen worden ‘weggeautomatiseerd’, zeker ook bij DIV. Dat is erg voor de medewerkers die hun baan verliezen. Maar op de langere termijn, en in een breder perspectief, leert de geschiedenis ons dat we als samenleving flexibel genoeg zijn om ons aan te passen aan de nieuwe omstandigheden. Honderd jaar geleden werkte één op iedere twee Amerikanen op een boerderij. Vandaag houdt slechts twee procent van de Amerikaanse bevolking zich bezig met voedselproductie, maar zij produceren veel meer voedsel dan de helft van hun landgenoten honderd jaar geleden ooit konden.

Ik heb goede hoop dat de digivaardige DIV’er nog heel lang heel belangrijk is in iedere informatie-intensieve organisatie. In de kennis en kunde van deze DIV’ers zou ik als organisatie investeren, zodat zij vervolgens deze kennis over kunnen dragen aan collega’s. Want om met Alexander Rinnooy Kan te spreken: “Wie denkt dat kennis duur is, weet niet wat domheid kost.” 

veerle.ultee@gmail.com, Veerle Ultee is werkzaam voor ‘De Slimme Organisatie’ en de gemeente ’s-Hertogenbosch, waarvoor zij zich onder andere bezighoudt met informatiemanagement, sociale media, web 2.0 en digitale vaardigheden.

Meer informatie
Wie meer wil weten over het niveau van de digitale vaardigheden van Nederlandse werknemers, de gevolgen en wat er aan te doen is: