De afgelopen jaren heeft het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA) hard gewerkt aan de bewerking van oude archieven van het Rijk. Het PWAA is inmiddels ter ziele. Maar het Rijk blijft vrolijk archief produceren. Op dit moment komt er zo’n 35 strekkende kilometer per jaar bij. Dat betekent dat, als er niets gebeurt, er in 2020 weer 350 kilometer extra achterstand bij is. En dat terwijl de achterstand op dit moment al ruim 300 kilometer bedraagt! Het lijkt wel dweilen met de kraan open, maar Appelman en Kramer hebben er zin in en zijn vastbesloten om de kraan dicht te krijgen.
De afgelopen jaren heeft het Project Wegwerken Achterstanden Archieven (PWAA) hard gewerkt aan de bewerking van oude archieven van het Rijk. Het PWAA is inmiddels ter ziele. Maar het Rijk blijft vrolijk archief produceren. Op dit moment komt er zo’n 35 strekkende kilometer per jaar bij. Dat betekent dat, als er niets gebeurt, er in 2020 weer 350 kilometer extra achterstand bij is. En dat terwijl de achterstand op dit moment al ruim 300 kilometer bedraagt! Het lijkt wel dweilen met de kraan open, maar Appelman en Kramer hebben er zin in en zijn vastbesloten om de kraan dicht te krijgen.
Eén archieforganisatie
Duidelijk dat hier iets moet gebeuren. Het Rijk, of liever het beraad van de plaatsvervangend Secretarissen-Generaal (pSG’s) heeft daarom in juli 2008 besloten tot oprichting van Doc-Direkt (DD), een SSO die ervoor moet zorgen dat dit sombere toekomstbeeld geen werkelijkheid wordt. In juli 2009 besloot de ministerraad tot één archieforganisatie voor alle departementen en gaf daarmee het formele startsein tot een ingrijpende reorganisatie onder leiding van een projectorganisatie.
Sinds de beslissing tot oprichting hebben Kaat Appelman (nu kwartiermaker/toekomstig directeur en vanaf 1 januari 2011 directeur van Doc-Direkt) en Rob Kramer (projectleider primair proces), die we nog kennen als hoofdinspecteur van de Erfgoedinspectie, hard gewerkt aan de voorbereiding. Op de locatie Den Haag van DD, in het ministerie van Financiën, sprak Od met hen over de toekomst.
Samenstelling
Allereerst maar eens inventariseren voor wie DD nu eigenlijk een SSO vormt. Dat is het Rijk (lees: dertien, inmiddels: elf departementen), inclusief de uitvoeringsorganisaties zoals de Belastingdienst, zoals bekend een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Financiën. De al jaren bekende Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten (zie ook mijn artikel in Od vorig jaar) gaat op in DD. Alles bij elkaar hebben we dus de semistatische archieforganisaties (voorzover deze al bestonden want het beeld is nogal divers) van dertien departementen, de archiefdienst van de Belastingdienst in Apeldoorn en de CAS in Winschoten die de samenstellende delen vormen van de nieuwe organisatie.
Doc-Direkt werkt straks op drie locaties: Den Haag/Rijswijk, Apeldoorn en Winschoten. Dit is een uitvloeisel van de ontstaansgeschiedenis, want het is waar de samenstellende delen hun herkomst hebben. De DD-organisatie wordt opgebouwd rond drie processen: beheren, bewerken en adviseren. Appelman en Kramer verwachten veel van deze clustering: “We zullen voor het eerst een realistisch overzicht krijgen van de werkvoorraad. Hierdoor wordt het plannen natuurlijk veel beter mogelijk. Het overzicht maakt regie mogelijk. Bovendien gaan we nu goede managementinformatie genereren.”
Drie processen
Wat houden de drie processen nu eigenlijk in? Kramer: “Beheren gaat over het opslaan van en informatie verstrekken uit de semistatische archieven van de aangesloten opdrachtgevers.
DD beheert hun semistatische archief. Bewerken gaat over het traditionele bewerken van archiefdelen (schonen, beschrijven en klaarzetten voor vernietiging dan wel overbrenging).
Adviseren bestaat uit het adviseren van de opdrachtgevers over zaken waarin Doc-Direkt deskundig is. Daar is een aparte eenheid met specialisten voor ingericht. Deze kunnen ook ingezet worden als er spoedeisende klussen gedaan moeten worden voor de departementen. Je kunt dan denken aan het snel boven tafel krijgen van de relevante dossiers als er een parlementair onderzoek is.
De werkzaamheden die DD gaat uitvoeren voor de opdrachtgevers (departementen en Belastingdienst) op de drie terreinen (bewerken, beheren, adviseren) staan in een Producten- en dienstencatalogus en zullen worden uitgevoerd op basis van tevoren overeengekomen afspraken. Een team accountmanagers zorgt voor de contacten met de opdrachtgevers en klanten en sluit met hen contracten. “Eigenlijk”, vertelt Appelman, “kun je het zo zien dat DD het middelste deel van de archiefketen vormt, tussen de archiefvormende instantie en het Nationaal Archief in. Het aardige is dat elk van de drie ketenpartners zich bezighoudt met één archieffase, te weten respectievelijk de dynamische, de semistatische en de statische fase”.
Verantwoordelijkheid
De nieuwe organisatie gaat naast eigen archiefruimten, ook gebruik maken van de archiefruimten van de opdrachtgevers.
Alleen in Winschoten staat al 165 kilometer. Vanaf de start beheert DD al het semistatisch archief van de (kern)departementen en hun onderdelen. De accountmanagers hoeven daarvoor dus geen acquisitie te plegen: alles staat al bij DD.
Ze moeten wel afspraken gaan maken over de bewerking van de archiefdelen. In DVO’s (da’s Nederlands voor SLA’s: dienstverleningsovereenkomsten) voor het beheer en de bewerking wordt dat geregeld. Appelman: “Ons uitgangspunt is dat het niveau van de dienstverlening minimaal gelijk blijft aan de huidige niveaus.” De verwachting is dat vanaf volgend jaar geleidelijk aan ook weer een nieuw aantal uitvoerende diensten van departementen een beroep zal doen op de diensten van Doc-Direkt.
Overigens verandert er niets in de verantwoordelijkheid voor de archiefdelen: de huidige zorgdrager blijft zorgdrager. Dit is ook belangrijk voor de toegang tot de archieven: de zorgdrager blijft degene die dit bepaalt, in goed overleg met het Nationaal Archief.
Uitdaging
Het ministerie van BZK is de eigenaar van Doc-Direkt. De organisatie gaat bestaan uit 318 fte. De helft hiervan (158 fte) wordt overgedragen vanuit de deelnemende organisaties/ opdrachtgevers. Hiernaast zijn er nog eens 160 fte uit de Vernieuwing Rijksdienst gekomen. Eind 2019 moet in ieder geval alle archief (de huidige 300 kilometer plus de aanwas komende 10 jaar) zijn bewerkt. Maar er staat meer op de agenda. Kramer vertelt: “Eind 2019 moet DD getransformeerd zijn van een uitvoeringsorganisatie in een organisatie die zich ook bezighoudt met de digitale informatiehuishouding van het Rijk. Door de digitalisering zullen taken op het gebied van metadatering van nieuwe (digitale) documenten worden neergelegd bij de beleidsmedewerkers. Het wordt een geweldige uitdaging om hier de regie op te gaan voeren.”
Bij dit alles zal DD voortborduren op Informatie op Orde en de baseline. Daarom wordt sterk ingezet op kwaliteitsmanagement. Nu is kwaliteit natuurlijk een potentiële belemmering voor het noodzakelijke tempo, maar Doc-Direkt moet ook staan voor kwaliteit. “Inderdaad, ook dat is een uitdaging”, zegt Appelman, “maar gelukkig kunnen we beschikken over veel goed gemotiveerde medewerkers, die graag overkomen van de departementen naar DD. De resterende vacatures zullen worden gevuld met medewerkers die eveneens afkomstig zijn van het Rijk. We gaan ervan uit onze klus zonder externe medewerkers te kunnen klaren.”
Al met al lijkt Doc-Direkt een interessant experiment. Over het succes van het eerdere gezamenlijke initiatief (de CAS en PWAA) wordt door het veld wisselend gedacht. De komende jaren zullen uitwijzen of de aanpak met nieuwe methoden en technieken, zowel op het gebied van de bewerking als van de sturing en bedrijfsvoering, succesvol zullen worden. Od komt over een paar jaar graag eens terug om de stand van zaken op te nemen.
