13 juni 2016

Echt papierloos vergaderen?

image for Echt papierloos vergaderen? image

Ligt het aan de beschikbare tools en hulpmiddelen of aan het (on)vermogen van onszelf om patronen te doorbreken en echt te veranderen? Zoals zo vaak is het waarschijnlijk een combinatie. De voordelen van papierloos vergaderen zijn voor iedereen wel duidelijk. Maar wat je er precies voor nodig hebt en hoe het in praktijk werkt, is misschien minder bekend.

Ligt het aan de beschikbare tools en hulpmiddelen of aan het (on)vermogen van onszelf om patronen te doorbreken en echt te veranderen? Zoals zo vaak is het waarschijnlijk een combinatie. De voordelen van papierloos vergaderen zijn voor iedereen wel duidelijk. Maar wat je er precies voor nodig hebt en hoe het in praktijk werkt, is misschien minder bekend.

Eerlijk
Een van de nieuwere tools, die het mogelijk moet maken om te vergaderen aan een tafel zonder papier, is Minute. De app is ontwikkeld door Decos. Wij kennen Decos uiteraard allemaal als leverancier van documentmanagementsystemen en/of zaaksystemen. Gezien het streven van Decos om organisaties volledig digitaal (en papierloos) te laten werken, past Minute goed in hun aanbod.

Natuurlijk is Minute een van de vele beschikbare vergadertools. Maar ondanks de beschikbaarheid van de vele tools is digitaal vergaderen nog vaker uitzondering dan regel. Gaat Minute daar nu verandering in brengen? Dat valt, ook al ligt de focus op gebruiksvriendelijkheid, nog te bezien. Opvallend is dat de makers van Minute de eerste zijn die dit toegeven. Op de website geven ze aan dat het succes van hun eigen tool eigenlijk totaal afhankelijk is van de gebruikers. Alleen als het doel van digitaal vergaderen bekend is en iedereen hier achterstaat, zal Minute een effectief middel zijn om ‘beter’ te vergaderen. Een opvallende (en eerlijke) disclaimer die een potentiële gebruiker meekrijgt, voordat hij gaat beginnen.

Laagdrempelig
Kan Minute de informatiehack zijn die een vergadering doelmatiger en doeltreffender maakt? Minute is in ieder geval laagdrempelig. Het is gratis beschikbaar (wel beperkte faciliteiten), werkt op laptops (webbased) en op mobile devices (vooralsnog alleen onder iOS), en ziet er eenvoudig uit. De organisator van de vergadering nodigt per email de deelnemers uit. Zodra je inlogt, kom je direct op de homepage van de betreffende vergadering uit. Hier vindt de deelnemer de belangrijkste informatie: de deelnemers, de agenda, de benodigde documenten, notities, actiepunten besluiten.

Al deze informatie is voor elke deelnemer op zijn scherm te zien. Het eindeloos bladeren in documenten en het zoeken naar actiepunten of notulen is dus niet meer nodig. De deelnemers en/of de notulist kunnen informatie ook tijdens de vergadering toevoegen aan de documenten of actiepuntenlijst. Iedereen is daarmee altijd op de hoogte van afspraken, nieuwe actiepunten of wijzigingen. De bedoeling is dat dan een vergadering productiever verloopt, met meer betrokkenheid en samenwerking tussen de deelnemers.
Bijkomend voordeel is dat alle belangrijke informatie direct is opgeslagen en toegankelijk is voor de gemachtigden. Dus ook na de vergadering gaat de efficiëntie door. Het rondsturen van de actielijsten, notulen, besluiten et cetera is niet meer nodig. Alles is eenvoudig vindbaar in Minute. Daarnaast zijn er nog enkele slimme extra’s zoals het kunnen downloaden van de notities, het maken van privé aantekeningen en het kunnen delen van de vergaderresultaten.

Intuïtief
Meer is er eigenlijk niet te melden over Minute. De app beperkt zich tot de kernfuncties die een doeltreffende vergadering nodig heeft. En dat allemaal op intuïtieve wijze. Misschien is dat wel de kracht van Minute en de sleutel tot de acceptatie van papierloos vergaderen.
Als het gaat om de beschikbare tools (uiteraard is er meer te verkrijgen dan alleen Minute) is er geen excuus meer om met tablet én papier aan de vergadertafel te verschijnen.

Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke is redactielid van Od.