14 december 2015

Een breed gedragen selectielijst

image for Een breed gedragen selectielijst image

In januari 2015 publiceerde de VNG een nieuwe concept- ontwerpselectielijst. Ruim tweehonderd gemeenten en beroepsverenigingen maakten gebruik van de mogelijkheid om op deze lijst te reageren. Dit leverde bijna duizend vragen, opmerkingen en suggesties op. Intussen zijn deze vragen beantwoord, zijn er vier pilots uitgevoerd en is de conceptlijst aangepast. Tijd voor een update over dit omvangrijke project.

In januari 2015 publiceerde de VNG een nieuwe concept- ontwerpselectielijst. Ruim tweehonderd gemeenten en beroepsverenigingen maakten gebruik van de mogelijkheid om op deze lijst te reageren. Dit leverde bijna duizend vragen, opmerkingen en suggesties op. Intussen zijn deze vragen beantwoord, zijn er vier pilots uitgevoerd en is de conceptlijst aangepast. Tijd voor een update over dit omvangrijke project.

Pilots
De gemeenten Amsterdam, Tilburg en Noordoostpolder werkten graag mee aan het testen van de lijst in de praktijk. Daarnaast heeft ook de Gemeenschappelijke Regeling Werk & Inkomen Lekstroom de lijst getest.

Pilot gemeente Amsterdam
De gemeente Amsterdam heeft de praktische bruikbaarheid van de conceptlijst getoetst in een aantal werk processen binnen het cluster Ruimte en Economie. Daarbij is er vooral op gelet of de lijst gebruikt kan worden voor het waarderen van informatie in complexe projecten, zoals de erfpachtprocessen en de processen rond het thema ‘wonen’. Gebleken is dat het waarderings- en selectieproces aan de hand van de nieuwe lijst anders verloopt en een meer abstracte en contextgerichte manier van denken vergt, maar eenmaal toegepast tot nagenoeg dezelfde waarderingen leidt. Uit de pilot kwam de vraag naar voren of de opzet van de nieuwe lijst in de praktijk tot een hogere kwaliteit van de waardering en selectie van informatie leidt. Herbert Coppen, informatiebeheerder: “Hoewel de uitkomsten tussen de huidige en nieuwe lijst nagenoeg hetzelfde zijn, was de pilot waardevol.”

Pilot gemeente Tilburg
In de pilot van de gemeente Tilburg is getest of de bedrijfsvoeringsprocessen te waarderen zijn aan de hand van de ontwerpselectielijst. Een belangrijke constatering was dat in de ontwerplijst de processen ‘Status aanvragen’, ‘Product of dienst aanvragen’ en ‘Aangifte doen’ ontbraken. Ook zijn diverse nuttige opmerkingen op detailniveau door gegeven en in het ontwerp verwerkt. Daarnaast heeft Tilburg de lijst gebruikt voor het waarderen van het projectdossier van het programma ‘Spoorzone’. Hans Kollen, medewerker documentbeheer van de gemeente Tilburg: “Bij het waarderen van een project aan de hand van de nieuwe lijst moet gekeken worden naar de specifieke processen conform de lijst, maar is het anderzijds van belang om context informatie over het project te behouden.”

Pilot gemeente Noordoostpolder
De derde gemeente die graag meewerkte aan het testen van de lijst was Noordoostpolder. In deze pilot werd de lijst toegepast op het uitvoeringsarchief van de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi- en Vechtstreek, die de handhavings- en toezichttaken op gebied van milieutoezicht uitvoert. Evelien Vermeeren-de Jonge was betrokken bij deze pilot: “De gemeente waardeert de ontwikkelrichting van de nieuwe selectielijst. Zowel de inhoud als de vorm van de lijst is herkenbaar. Wij zijn blij dat de nieuwe lijst de doorontwikkeling van digitaal (zaakgericht) werken verder ondersteunt.”

Pilot GR WIL
De Gemeenschappelijke Regeling Werk & Inkomen Lekstroom (GR WIL) heeft de toepasbaarheid van de conceptontwerpselectielijst 2016 onderzocht op een aantal primaire en secundaire werkprocessen. De bevindingen en aanbevelingen van GR WIL zijn overwegend positief. Hans van Rijn, gegevensbeheerder: “De selectie op cliënten- en personeelsdossiers wordt een selectie op zaken in het kader van zaakgericht werken, waar de conceptlijst de mogelijkheid toe biedt. Niet alle zaaktypen zijn in één oogopslag in de conceptlijst in te passen en soms is de woordkeuze verwarrend en zal er een vertaalslag voor de eigen organisatie gemaakt moeten worden.”

Voor een volledig beeld zal de VNG de vier rapporten publiceren op haar website. Alle suggesties uit de pilots zijn inhoudelijk beoordeeld en indien nodig ook verwerkt in de nieuw e concept-ontwerpselectielijst.

Wijzigingen
Een belangrijke wijziging ten opzichte van de gepubliceerde concept-ontwerplijst is het schrappen van de verplichte ‘opschoontermijn’. Ook zijn er op niveau van de procesresultaten diverse wijzigingen doorgevoerd. Hierbij kan gedacht worden aan het toevoegen van ontbrekende resultaten, het aanvullen van omschrijvingen en het aanpassen van bewaartermijnen. Zo is het voorstel om bestuurlijke agenda’s blijvend te bewaren vervangen door een termijn van zeven jaar.

Zoals genoemd werd in de pilot van de gemeente Tilburg geconstateerd dat een drietal procestypen nog niet ‘gespiegeld’ waren. De procestypen ‘Status toekennen’, ‘Aangiften behandelen’ en ‘Producten of diensten leveren’ waren wel opgenomen vanuit het perspectief van het behandelen van binnengekomen verzoeken, maar nog niet vanuit het perspectief van het zelf doen van zo’n verzoek. De ontwerpselectielijst zal dus 29 procestypen onderscheiden, inclusief de nieuwe procestypen ‘Status aanvragen’, ‘Aangifte doen’ en ‘Product of dienst aanvragen’.

In diverse gemeentelijke reacties werd gevraagd naar een indeling van de lijst naar taakvelden. Daarom is een overzicht gemaakt per taakveld, door aan de selectielijst een aantal kolommen toe te voegen waarmee gefilterd kan worden op taakgebied. Deze indeling zorgt daarmee voor een extra ingang op de ontwerpselectielijst.
In de concept-ontwerpselectielijst was de bewaar termijn uitgesplitst in een primaire termijn met een overgangsmoment en een secundaire termijn. Dit model is vereenvoudigd en de benaming is aangepast. De primaire termijn heet nu ‘procestermijn’ en de aanduiding secundaire termijn is vervangen door het herkenbare begrip ‘bewaartermijn’.

Vaststelling
De Adviescommissie Archieven van de VNG, die in dit proces als Strategisch Informatieoverleg functioneert, heeft op 12 november 2015 een positief advies uitgebracht over de bijgewerkte concept-ontwerpselectielijst aan de Directieraad van de VNG. De Directieraad zal, na goedkeuring, de VNG-leden informeren. Daarna zal de formele procedure gevolgd worden, zoals gebruikelijk bij het vaststellen van selectielijsten.

Op verzoek van veel gemeenten is de beoogde ingangsdatum verschoven naar 1 januari 2017. Dit zodat zij meer tijd hebben voor de invoering. In tegenstelling tot de concept versie is er dus geen sprake meer van het toepassen van de lijst met terug werkende kracht op archief bescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2016.

Cursusdagen
In het voorjaar van 2016 verzorgt de VNG Academie opnieuw een aantal cursusdagen over de inhoud en de invoering van de selectielijst. De evaluaties van de cursussen die tot nu toe zijn gegeven, zijn positief en liggen qua beoordeling op ruim voldoende tot goed. Het blijkt dat de nieuwe systematiek van archiefselectie snel begrepen wordt en goed toepasbaar is.

Anthony.vanderWulp@vhic.nl, Anthony van der Wulp is adviseur VHIC.