Zo heb ik tot begin 2018 een bijdrage kunnen leveren aan het opzetten van een information governance framework in Almere. Dat is slecht Nederlands voor het opzetten van een organisatiestructuur voor het beheersen van de informatievoorziening op de aspecten veiligheid, kwaliteit, beschermen en beheren. We hebben er ook een fraaie slogan op losgelaten: de gemeente beschermt, beveiligt en beheert haar informatie.
Zo heb ik tot begin 2018 een bijdrage kunnen leveren aan het opzetten van een information governance framework in Almere. Dat is slecht Nederlands voor het opzetten van een organisatiestructuur voor het beheersen van de informatievoorziening op de aspecten veiligheid, kwaliteit, beschermen en beheren. We hebben er ook een fraaie slogan op losgelaten: de gemeente beschermt, beveiligt en beheert haar informatie. Een bevriende collega uit Utrecht heeft er nog aan toegevoegd: de gemeente stelt beschikbaar. Op die manier ontstaat 4xB. Daarmee kun je een slagvaardige communicatiecampagne voeren.
Een andere activiteit was het aanjagen van een landelijk netwerk op het gebied van informatiebeheer in het toekomstige Stelsel Omgevingswet. Informatiebeheer is een onderwerp dat al een aantal jaren gelukkig in het vizier is van betrokkenen in alle bestuurslagen, zoals bestuurders, CIO’s, informatie-architecten, vakspecialisten en juristen. Maar het is wel zaak om dat vizier op scherp te houden. Om dat voor elkaar te krijgen heb ik in september 2017 bijgedragen aan de organisatie van een interbestuurlijke workshop. En samen met vele anderen, waaronder leden van de expertgroep Omgevingswet van KVAN/BRAIN, heb ik aan een notitie gewerkt met aanbevelingen die vooral wijzen op de noodzaak tot het vaststellen en toepassen van ketenafspraken over beheer, toegankelijkheid, kwaliteitseisen en selectie.
Information Governance
In het voorjaar van 2018 kreeg ik een onverwacht telefoontje van de Europese Centrale Bank in Frankfurt. Of ik de keynote wilde verzorgen voor een workshop over de inrichting van information governance. De ECB had mijn artikel ‘The Metamorphosis of the Records Manager’ gevonden1. Ik heb met hen gediscussieerd over de vraag hoe je de reflecties in dat artikel kunt omzetten in concrete maatregelen. Het ging om het toepassen van inzichten uit information governance, information management en kwaliteitszorg. Maar het ging vooral over het bewustzijn dat we in een revolutionaire tijd leven, dat ons vak uiteenvalt in verschillende specialismen en dat we vooral elkaar heel hard nodig hebben om de kansen om te zetten in concrete resultaten. Bijgaande prachtige visualisatie werd tijdens de keynote gemaakt.
Dat telefoontje werd overigens gepleegd toen ik een aantal weken daarvoor in Wenen begonnen was aan een mooi avontuur. Ik ben een half jaar hoofd recordsmanagement, en adjunct archivaris, geweest bij het IAEA: het Internationaal Atoomenergie Agentschap. Het was een enorm leerrijke ervaring om als enige Nederlander met een team te werken. Bovendien is Wenen een geweldige stad. Toch begonnen het romantische verlangen naar het panorama van het Amsterdamse IJ en de onwennigheid aan de organisatiecultuur de overhand te krijgen. Het was een ervaring die ik nooit had willen missen, maar ik zag mezelf dit niet voor langere tijd (bij het IAEA zeven jaar) doen. Daarom ben ik dit najaar weer in Nederland aan de slag gegaan, ditmaal bij de Erfgoedinspectie.
Archives in Liquid Times
Mijn hardnekkige overtuiging dat je in revolutionaire tijden vooral moet nadenken over de fundamenten van je vak, leidde ertoe dat ik samen met Rienk Jonker en Arnoud Glaudemans het boek Archives in Liquid Times heb gemaakt. Het is uitgegeven bij de Stichting Archiefpublicaties en het is sinds december 2017 gratis verkrijgbaar via verschillende websites2. Er staan bijdragen in van onder andere Charles Jeurgens, Geoffrey Yeo, Geert-Jan van Bussel, Wolfgang Ernst, Anne Gilliland en Martijn van Otterlo. Bovendien bevat het boek interviews met Luciano Floridi en Eric Ketelaar. Een breed spectrum aan onderwerpen wordt bestreken, zoals de introductie van nieuwe theoretische concepten en modellen, het begrijpen van het wezen van digitaliteit, verdieping van het denken over archieven op basis van media archeologie, speech act theory en ecologische filosofie, het denken over archieven op basis van data science en reflecties op begrippen als authenticiteit, context en metadata. Het boek is een must read voor wie nadenkt over de momenteel erg vloeibare basis van ons vak. De confrontatie met die vloeibaarheid vindt overigens ook regelmatig plaats als wij (Joost van Koutrik en ik) de cursus Toezicht op de Digitale Overheid geven bij de Archiefschool.
Buiten onszelf
Life is what happens to you while you’re busy making other plans, schreef en zong John Lennon. Ik zie dat bevestigd in wat ik de afgelopen twee jaar persoonlijk en professioneel heb ervaren. Ik zie het dus ook bevestigd in de manier waarop ons vak zich ontwikkelt. Wij kunnen plannen maken, we kunnen by design-denken, graag zelfs, maar de belangrijkste invloeden op ons vak liggen voornamelijk toch buiten onszelf. De machthebbers zijn de huidige techreuzen. Daar worden collaboration tools en cloud-omgevingen gebouwd waarin steeds meer aandacht wordt besteed aan compliance en aan machine learning. Die toepassingen worden over de hele wereld in gebruik genomen door overheden en in het bedrijfsleven. Wij, de professionals in informatiebeheer, zijn hoogstens volgers en afnemers. Zo veel invloed hebben we niet. Er valt daarom ook veel te zeggen voor een pragmatische as-is benadering zoals Geert-Jan van Bussel construeert in zijn openingsartikelen voor Archives in Liquid Times3.
De reis door mijn eigen vak heeft me hoe dan ook de afgelopen tijd veel gebracht. Ik ben vooral bevestigd in de overtuiging dat je in deze vloeibare tijden maar beter kunt blijven zwemmen in plaats van krampachtig vasthouden aan oude en nieuwe schijnzekerheden.
En, zoals een klassieke spreuk uit Erasmus’ Adagia luidt: een rollende steen vergaart geen mos.
Frans Smit
Senior Inspecteur bij de Erfgoedinspectie
Noten
1 F. Smit, The Metamorphosis of the Records Manager, in: COMMA 2013-2. En de gelijknamige presentatie voor ARMA uit 2014.
2 F. Smit, A. Glaudemans, en R. Jonker (eds.), Archives in Liquid Times (Stichting Archiefpublicaties, ‘s-Gravenhage, 2017).
3 G.J. van Bussel, ‘The Theoretical Framework of the ‘Archive-as-Is’. An Organization Oriented view on Archives. Part I. Setting the Stage: ‘Enterprise Information Management and Archival Theories’, F. Smit, A. Glaudemans, en R. Jonker (eds.), Archives in Liquid Times (Stichting Archiefpublicaties, ‘s-Gravenhage, 2017), pp. 16-41. G.J. van Bussel, ‘The Theoretical Framework of the ‘Archive-as-Is’. An Organization Oriented view on Archives. Part II. An Exploration of the ‘Archive-as-Is’ Framework’, F. Smit, A. Glaudemans, en R. Jonker (eds.), Archives in Liquid Times (Stichting Archiefpublicaties, ‘s-Gravenhage, 2017), pp. 42-71.
