9 juli 2014

Een standaard, norm of richtlijn voor elke situatie

image for Een standaard, norm of richtlijn voor elke situatie image

Zoals iedereen zijn we op de eerste pagina gestopt met het zoeken naar resultaten . Blijkbaar zijn er allemaal verschillende richtlijnen, normen en standaarden waar een afdeling Informatievoorziening rekening mee moet (of kan?) houden.

Zoals iedereen zijn we op de eerste pagina gestopt met het zoeken naar resultaten . Blijkbaar zijn er allemaal verschillende richtlijnen, normen en standaarden waar een afdeling Informatievoorziening rekening mee moet (of kan?) houden.

Van alle tijden
Standaarden, richtlijnen en normen zijn afspraken. Een standaard in een wettelijk kader heeft meer kracht (een verbindend voorschrift), een standaard kan ook richtlijn zijn voor een beroepsgroep, functie en/of voor systemen. Normerende instellingen zoals ISO (internationaal) en NEN (voor Nederland) stellen normen vast. Doelstellingen van deze afspraken zijn: het beschrijven van het wezen, van de eigenschappen of van de activiteiten van een verschijnsel, product en/of dienst. De vorm is vaak: definities, eisen aan het wezen en eisen aan het gedrag van organisaties en personen.

Standaarden zijn niet vreemd. Ze maken (ongemerkt) deel uit van ons dagelijks leven. We hebben elke dag te maken met standaarden voor bijvoorbeeld auto’s (techniek: stuur rechts, remmen, verlichting etc.), voor de besturing (rechts rijden) en voor het onderling verkeer (verkeerslichten) en sancties bij overtredingen.
Standaarden zijn in ons vak van alle tijden. Zo zijn er, hoewel beide van een geheel andere orde, sinds 1898 de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden en uit 2014 het Metadata toepassingsprofiel lokale overheid (TMLO).

De procesgang bij het ontstaan van standaarden en normen gaat als volgt: de beroepsgroep (archiefsector, DIV, ICT-architect) ontwikkelt een werkwijze, gaat standaardiseren samen met leveranciers, en zo kunnen we elkaar verstaan door met afspraken te werken en maken we systemen die we met elkaar kunnen verbinden.
De afspraken over de papieren archivering (archiefbescheiden, archiefruimten en personeel) zijn redelijk uitgekristalliseerd. Die voor digitale archivering (toegang, openbaarheid en duurzaamheid) zijn nog sterk in ontwikkeling. Dat werkt ook gewoon zo; vanuit de praktijk zijn we bezig, knappe koppen maken afspraken, anderen maken hier gebruik van en/of denken mee en vervolgens hebben we weer een afspraak.

Patronen
Dan gebeurt er iets bijzonders. Die afspraken in de dagelijkse praktijk lijken niet te passen op hoe organisaties werken of hoe individuele mensen in organisaties werken (willen, kunnen en ook doen). Dat geldt vreemd genoeg voor vakgenoten, leveranciers, architecten en alle betrokkenen. We werken op de een of andere manier net niet volgens die standaard. Bij auto’s kennen we de wetgever (Wet verkeer en vervoer), de Rijksdienst voor het Wegverkeer (keurt auto’s), de fabriek (daar is het standaardiseren bij Ford uitgevonden om sneller en beter te produceren), de rijschool (in dertig weken leren rijden in dynamisch verkeer), sancties (hoogte boetes is bekend) en handhaving.
De menselijke maat is vreemd genoeg zo ingesteld dat werkzaamheden, functies en organisaties zonder standaarden, lopen volgens patronen.

Menselijke maat
Waar we in ons vakgebied met elkaar naar kunnen zoeken is het patroon dat de basis vormt voor het omgaan met informatie. Is dat het volgen van de levenscyclus van informatie (creatie, gebruik, publiceren, preserveren, verwijderen) en is het effectiever aan te mikken op het Records Continuüm? Sluiten we aan op INK, ISO 9000 (kwaliteit) en ISO 27000 (informatiebeveiliging) of blijven we specialist door stevig in te zetten op ISO 30301 (managementsysteem voor archivering, op strategisch niveau) of ISO 15489 (concept en implementatie van archief- en informatiemanagement)? Voor papier hebben we een verfijnd systeem gemaakt dat al werkt vanaf 1600; we archiveren besluiten en werken vanaf 1900 met omvangrijke brievenboeken, met of zonder verwijzing naar dossiers (indicateur). Op digitaal gebied zijn we pas dertig jaar bezig en komt het verfijnde systeem van afspraken er aan. In de uitvoering zie je goede pogingen met zaaksystemen, maar werken die ook voor beleid, projecten en beheer?
Er is al een boel, echter past het nog bij de menselijke maat? Het antwoord hierop is eenvoudig: neen. Het is te geïsoleerd (archiefwezen met te weinig aansluiting op de bedrijfsvoering en gangbare set van regels die daar al gelden), onvolkomen (geen verbindend voorschrift, beperkte sanctie, weinig handhaving) en er is nog veel te veel ruimte voor vakmensen, leveranciers en gebruikers om alle kanten, of erger nog: ook geen kant, uit te gaan. Is dat erg? Zijn de vakmensen voldoende op de hoogte van de afspraken, nemen we de tijd om ermee te werken en te experimenteren, wisselen we slim ervaringen uit, begrijpen we de kracht van die afspraken, hebben we het geduld er eens goed en rustig voor te gaan zitten, wordt een eigen verantwoordelijkheid genomen als informatieprofessional en met succes een appel gedaan op management en bestuur? In veel gevallen: nee, en dat is wel heel onhandig. Afspraken maken, naleven en integreren in het leven van de mens dient de mens. Een homo digitalis kan niet zonder afspraken. Die afspraken maken we binnen het vakgebied in verbinding met de bredere maatschappij (informatie is van iedereen). Het vakgebied erkent het archiefwezen als belangrijk kennisdomein. Echter, de informatiehuishouding van bedrijfsleven en overheid is vele malen rijker en groter: daar valt veel te halen en aan te brengen. Onze set van afspraken voor de digitale informatiehuishouding is het huis waaraan de archiefsector, zorgdragers (bestuurders, (informatie)managers, archief, ICT-architect, en informatieprofessionals), als mensen voor mensen met hun systemen aan bouwen. Deelnemers, toeschouwers en volgers realiseren in deze decade de basis voor die informatiehuishouding voor wellicht de komende eeuw. Meehelpen: verzamelen, aanvullen, structureren, harmoniseren, kiezen, toetsen, afstemmen, samenwerken en communiceren is onze opgave om de dementerende informatievoorziening en informatiestress te beheersen.

Ervaringen vanuit een gebruikersvereniging
Meedraaiend met de standaardisatie vanuit een gebruikersvereniging bij KING valt op dat 180 leveranciers met KING de afspraken over standaarden hebben gemaakt, maar dat er slechts ca. 20 gebruikersverenigingen meedoen.
Binnen de gebruikersvereniging hebben we de standaard NEN 2082 getoetst op de software van een DMS/RMA. Warme herinneringen zijn er aan de deelnemende organisaties (3 uit 40) en aan de gesprekken met de leverancier om de software-aanpassingen te realiseren. Het werken met afspraken kan lonend zijn, maar je hoort de leverancier ook verzuchten: er wordt meer bedacht dan waar we tegenaan kunnen programmeren. Kortom, het huis is te complex en te veelomvattend als je het goed wil doen.

In de voorhoede
De KPI’s in het kader van horizontaal toezicht geven een breed palet van items waarop de informatiehuishouding gescoord kan worden. De eerste werkbladen die je zelf in kunt vullen, zagen ruim twee jaar geleden al het licht. Inmiddels worden de eerste resultaten zichtbaar op waarstaatjegemeente.nl. Dergelijke processen waarbij we allen betrokken zijn en aan meedoen (DIV-beheer, zorgdrager/ bestuurder en archiefinspecteur) gaan echter veel te traag en te behoedzaam als we naar de massa kijken. Gelukkig zijn er meerdere veelbelovende collega’s in de voorhoede te vinden, die (wel vaak nog achter de schermen) heel hard werken aan vernieuwing.
Digitale standaarden zijn nog onvoldoende ontwikkeld: de urgentie en het belang om dit nader te regelen wordt steeds meer onderkend. Er draaien meerdere pilots en projecten met normen en over het normenkader. Een bestelversterking zal over niet al te lange tijd onderwerp van gesprek zijn. Laten we zorgen dat we ‘erbij’ zijn. 

aplat@hermes-am.nl, André Plat redactielid Od.
Eric.kokke@goopleidingen.nl, Eric Kokke redactielid Od.