Eigentijdse selectielijst voor provincies op komst

Toekomstvast

Toekomstvast
De provinciale selectielijst is over zijn houdbaarheidsdatum heen. De lijst met zijn voorgaande versies gaat in deze vorm al zo’n dertig jaar mee en blijkt niet te passen in de DIV-wereld van digitale documenten, digitaal werken, documentmanage­mentsystemen en documentaire structuurplannen. Bovendien is de lijst voor de DIV’er lastig in het gebruik. Om aan de voorkant van het behandelproces de bewaartermijn te kunnen bepalen moet iedere keer weer een vertaalslag gemaakt worden van de categoriebeschrijving uit de lijst naar de concrete zaak. Om alle beschrijvingen te vertalen, moet iedere provincie zijn eigen ‘stukkenlijst’ of ‘dossierlijst’ maken.

De Interprovinciale Werkgroep Selectielijst (IWS) heeft tot taak om namens alle provincies en aangesloten gemeenschap­pelijke regelingen de selectielijst te onderhouden. De IWS heeft er in 2005 voor gekozen om een andere vorm te ontwikkelen. Een selectielijst die toekomstvast is, inpasbaar in document­managementsystemen en in de voor het beheer noodzake­lijke documentaire structuurplannen. Een lijst ook die DIV’er en eindgebruiker gemakkelijk begrijpt en gebruiken kan. Om hieraan te kunnen voldoen is ervoor gekozen om de catego­riebeschrijvingen uit de huidige lijst te vervangen door selec­tiebeschrijvingen op basis van provinciale werkprocessen en de bestaande lijstvorm te vervangen door het elektronisch werken in een database.
Vanwege de beperkte capaciteit van de IWS is gezocht naar provinciale partners om samen uitvoering te geven aan de nieuwe selectielijst. Partners zijn gevonden in de Interprovin-ciale Overleggroep Documentaire Informatievoorziening (IOG-DIV) en de Gemeenschappelijke Beheer Organisatie Provincies (GBO-provincies) van het IPO. Uit de drie geledingen zijn een kernteam en een projectteam geformeerd, een kernteam voor de sturing en coördinatie en een projectteam voor de uitvoe­ring. GBO-provincies is voor de realisatie van Provisa opdracht­gever en wordt na oplevering namens alle provincies de eige­naar.

Details van een selectiebeschrijving

Unieke samenwerking
Nadat het ontwerp van de database in productie was genomen kon het projectteam aan de slag met het beschrijven van de inhoud. Aan het projectteam nemen alle provincies met één of twee medewerkers deel. Voordeel van deze unieke samen­werking in provincieland is de bundeling van krachten in de uitvoering. In plaats van een grote ‘dossierlijst’ voor de eigen provincie te ontwikkelen maakt iedere provincie afzonderlijk een klein deel van Provisa voor alle provincies gezamenlijk. De provincies kregen het verzoek om voor één of meerdere hoofdonderwerpen reeds bekende of nog onbekende werk processen in te voeren of te bewerken. Uitgangspunt hierbij zijn alle taken van het provinciaal bestuur die gerelateerd zijn aan enige wettelijke grondslag en die moeten leiden tot een concreet product of resultaat. Een voorbeeld van een dergelijk werkproces is het ‘verlenen van ontgrondingsvergunningen’. Naast deze wettelijk verankerde taken worden alle autonome taken die niet gerelateerd kunnen worden aan enige wet in de vorm van een werkproces beschreven. Een voorbeeld hiervan is het ‘ontwikkelen van beleid’. Van ieder werkproces wordt minimaal één selectiebeschrijving gemaakt waarvan de beschrijving gelijk is aan de beschrijving van het werkproces. Naast de beschrijving bevat een record onder andere de volgende elementen: een volgnummer, de naam van het bestuursorgaan, trefwoord(en), classificatiecode, de bewaartermijn, het wettelijk kader, de datum van vaststel ling en de plaats (concordantie) in de selectielijst van 2005. Al deze elementen, behalve de selectiebeschrijving zelf, liggen vast in tabellen.
Het is mogelijk dat een werkproces meer dan één selectiebe schrijving heeft. Zo heeft het werkproces ‘het verlenen van ont grondingsvergunningen’ twee selectiebeschrijvingen, één voor verleende vergunningen en één voor vergunningen die niet ver leend zijn. Een verleende vergunning heeft immers een andere bewaartermijn dan een niet verleende vergunning.
Verder kunnen de basisgegevens voor alle tabellen en de gege vens over de rollen van beheerders en gebruikers worden vast gelegd en beheerd. Overzichten kunnen in diverse bestandsfor maten worden opgemaakt en afgedrukt. En natuurlijk kan er op een eenvoudige maar wel uitgebreide manier worden gezocht naar informatie.

IWS verantwoordelijk
De realisatie van Provisa past in de ontwikkelingen om de gezamenlijke provinciale voorzieningen voor elektronische dienstverdeling te laten beheren in de Gemeenschappelijke Beheer Organisatie (GBO-provincies) als onderdeel van het Interprovinciaal Overleg. GBO-provincies zorgt ervoor dat Provisa effectief wordt gerealiseerd, dat het technisch onder houd en beheer en de verdere ontwikkeling van het systeem voor de jaren daarna goed wordt geregeld en uitgevoerd.
De beheerorganisatie is niet bedoeld om zelf systemen en soft ware te ontwikkelen. Voor de realisatie van Provisa zijn daarom twee marktpartijen benaderd: één voor het maken van een functioneel ontwerp, een ander voor het ontwikkelen van de database. Ook het technisch beheer en onderhoud is onderge bracht bij een marktpartij.

Voor de inhoud van Provisa blijft ook in de toekomst de Interprovinciale Werkgroep Selectielijst verantwoordelijk. Nieuwe werkprocessen en selectiebeschrijvingen en de moge lijke aanpassingen van de tabellen zullen door twee landelijke beheerders worden uitgevoerd. De IWS is en blijft ook verant woordelijk voor het in vaststellingsprocedure brengen van de selectielijst en de wijzigingen daarop. Het projectteam wordt omgevormd tot een gebruikersgroep die een signalerende functie krijgt voor het ontstaan van nieuwe werkprocessen of het laten uitvoeren van technische aanpassingen van het systeem.

Voorzien voor eind 2009
Het invoeren van werkprocessen en selectiebeschrijvingen in de database is bijna voltooid. Na controle van de eenduidig heid en de juridische houdbaarheid van de bewaartermijnen zal de selectielijst medio 2009 de vaststellingsprocedure bij het Nationaal Archief ingaan. Het zal voor het eerst zijn dat dit gebeurt voor een selectielijst in de vorm van een database. Om een eventuele teleurstelling te voorkomen is tijdens de ontwik keling van Provisa het Nationaal Archief geïnformeerd over het systeem en is overleg geweest over mogelijke problemen bij de vaststelling. De vorm van de selectielijst lijkt geen beletsel voor het in procedure brengen van de lijst.

De selectielijst wordt inhoudelijk ondersteund door een Historisch Maatschappelijke Analyse-plus (HMA-plus). De HMA-plus is een nieuw instrument dat zijn oorsprong vindt in het visierapport ‘Gewaardeerd Verleden’. De IWS gebruikt dit instrument om de invloed van maatschappelijke ontwikkelingen op de provincies sinds 1994 in kaart te brengen. Tijdgebonden accenten kunnen hiermee doorvertaald worden in de werk processen, de selectiebeschrijvingen en de bewaartermijnen. Hierdoor krijgen deze meer flexibiliteit, representativiteit en nuancering.

Het is de bedoeling dat de selectielijst zal gaan gelden voor alle archiefbescheiden die vanaf 2010 door de provincies worden opgemaakt of ontvangen. De selectielijst van 2005 blijft gelden voor de archiefbescheiden van vóór 2010.

ebaas@brabant.nl

E. (Erik) Baas is beleidsadviseur DIV bij de provincie Noord-Brabant.