Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik… Het is niet het grootste voordeel dat een eDepot kan opleveren, maar het leidt toch weer tot een extra besparing. En er kleven geen nadelen aan.
Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) is het eDepot voor het ministerie van Justitie en Veiligheid: de plek voor het digitaal archief voor alle organisatieonderdelen van dat ministerie. Dit eDepot heeft een eigenschap die je bij weinig andere archiefsystemen terugziet (toegegeven, deels omdat het niet altijd nodig is): enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik. Dit houdt in dat een bestand dat op meerdere plekken voorkomt, in het CDD+ niet meerdere keren hoeft te worden opgeslagen. Dit geldt voor situaties waarin een bestand binnen een organisatie meerdere keren voorkomt (bijvoorbeeld in een origineel dossier en bij een bezwaar), of wanneer een bestand bij meerdere organisaties voorkomt (bijvoorbeeld bij een brief die van de ene organisatie naar een andere organisatie is verstuurd. In het CDD+ wordt zo’n bestand een keer opgeslagen en gerelateerd aan meerdere dossiers.
Zelfde bestand, andere context
Hetzelfde bestand, ongeacht de vorm, kan dus voorkomen in meerdere archieven. Maar ondanks dat de inhoud hetzelfde is, is het toch niet helemaal hetzelfde ding. In het ene archief is het bestand “het besluit dat wij genomen hebben en hebben doorgestuurd aan onze partner”, in het andere archief is het “de brief die wij hebben ontvangen”. Het bestand is onderdeel van een ander proces, met een andere herkomst, betekenis en doel. Simpel gezegd: de context is anders.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 30: Dataficatie. Lees hier verder
