Heeft DIV nog toekomst? - Vakblad Od I Overheidsdocumentatie

Ruud Veltmeijer

‘Weg met ons’, lijkt de leuze te zijn. Zelfs de beoefenaars van traditionele ambachten als kaarsen maken en rietvlechten zien meer toekomst voor zichzelf dan wij. Kern van het argument voor opheffing van de DIV-functie is dat de hoeveelheid informatie die op ons afkomt en die we zelf produceren en het aantal kanalen dat we daarvoor gebruiken zo groot is, dat het een illusie is om te denken dat DIV daarop nog enige grip kan hebben en nog langer een coördinerende rol kan vervullen. De voorstanders van afschaffing van DIV bepleiten tegelijkertijd met groot enthousiasme de eigen verantwoordelijkheid van het primair proces ten aanzien van een goed informatiebeheer. Bijgevolg wordt ook een verschuiving van de informatiebeheertaken naar de lijn bepleit of zelfs als onvermijdelijk bestempeld. Mij verbaast het allemaal nogal. Waarom zouden de eigenaren van het primair proces de weg in de informatiebrij beter kunnen vinden dan goed opgeleide informatieprofessionals? Ik durf zelfs de stelling aan dat degenen die in de huidige complexe tijd voor afschaffing van DIV pleiten, het primair proces in de steek laten. Het is alsof een lid van de Reddingsbrigade in een kolkende zee de hand loslaat van iemand die niet kan zwemmen onder het roepen van: “Het spijt me, ik kan niets meer voor je doen. Vanaf nu is het ieder voor zich.” Is het niet juist zo dat de uitvoerders van taken in het primair proces in toenemende mate behoefte hebben aan de hulp van informatieprofessionals om in de enorme brij aan informatie die via allerlei formele en informele kanalen op ons afkomt, datgene te vinden dat waardevol en nodig is? We kunnen allemaal een beetje googelen. Maar zijn we ook allemaal in staat om de meest waardevolle informatie boven tafel te krijgen en om te bepalen of gevonden informatie authentiek, integer en inhoudelijk juist is? De vraag stellen is hem beantwoorden.

Tegenwicht
De Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) heeft in haar recente rapport ‘iOverheid’ vastgesteld, dat het politieke enthousiasme voor nieuwe applicaties en de koppeling van systemen en informatiestromen hand in hand gaat met argumenten als het vergroten van de veiligheid en het verhogen van effectiviteit en efficiëntie. Deze waarden zorgen, gecombineerd met het probleemoplossend imago van ICT als het ware voor zichzelf: per maatregel lijken ze zwaarder te wegen dan waarden als transparantie, privacy, keuzevrijheid of accountability.¹ Onder invloed van onderling samenhangende en zich opstapelende ICT-ontwikkelingen wordt het primair proces beïnvloed en zelfs veranderd, zonder dat de eigenaren van dat proces het merken (creeping functions). Volgens de WRR blijft het van groot belang dat tegenwicht wordt ge boden aan de schijnbare wetmatigheid achter de technologische ontwikkelingen. Juist met het oog op het belang van rechtmatigheid en accountabiliy moeten overheidsorganen ervoor zorgen dat in elk geval de informatie die de organisatie zelf voortbrengt, goed wordt gestructureerd. Zo moet bewust worden nagedacht over de vraag welke informatie de burger mag zien en welke informatie in zijn eigen belang niet beschikbaar is. Er moet nieuw beleid voor informatiebeveiliging en privacybescherming worden ontwikkeld. Nu is het in feite zo dat de overheid heel voorzichtig om gaat met het gebruik, de koppeling en de verspreiding van persoonsgegevens, terwijl de burger er zelf geen moeite mee lijkt te hebben om letterlijk alles op het web te plaatsen, behalve zijn pincode. Er is moed en visie nodig om beveiligingsbeleid te ontwikkelen dat, tegen de populistische stroom in, recht doet aan de beginselen van de democratische rechtsstaat en dat tegelijkertijd niet verstikkend of verkrampend werkt.
En zo blijft er ook grote behoefte aan heldere criteria voor waardering en selectie, geheimhouding, duurzame toegankelijkheid en uitwisseling van informatie. De rechtsstaat is er ook in de toekomst bij gebaat dat informatie die nodig is om belangrijke gebeurtenissen te kunnen reconstrueren, daadwerkelijk behouden en toegankelijk blijft, terwijl het omgekeerd belangrijk is dat informatie die geen juridisch of ander maatschappelijk doel meer dient, wordt vernietigd.

Gegevensbeheer in brede zin
Zeer waarschijnlijk kunnen de ordenende en structurerende taken waarop in het WRR rapport wordt gedoeld het beste worden uitgevoerd door gekwalificeerde informatiespecialisten. Daarbij gaat het niet alleen om de steeds belangrijker wordende taken op het vlak van advisering en kwaliteitsbeheer, maar ook om een groot deel van de nog overblijvende uitvoerende taken. Waarschijnlijk blijft er, in elk geval de komende tien jaar, nog heel veel van dat uitvoerend werk over dat goedkoper in eigen beheer dan door externen kan worden uitgevoerd. En of ze zich nu met advisering en kwaliteitsbeheer of met uitvoeringstaken bezighouden, informatiespecialisten horen niet thuis in het primair proces of bij ICT. Daarvoor is er bij ICT teveel sprake van een eenzijdige nadruk op technische oplossingen en is er te weinig gevoel voor de inhoudelijke component van informatie. En bij het primair proces heerst, in weerwil van alle mooie woorden, veel te vaak de neiging om de eigen sectorale belangen te laten prevaleren boven het gezamenlijk concernbelang. Wanneer informatiebeheer primair een zaak van het primair proces wordt, zal dat leiden tot versnippering van dat beheer. Er zullen eilanden ontstaan met verschillende niveaus van toegankelijkheid en kwaliteit. Afhankelijk van het belang dat sectorale leidinggevenden hechten aan goed informatiebeheer zullen er plekken zijn waar het goed is geregeld en plekken waar men er niets van bakt. De organisatiebrede toegankelijkheid op basis van gezamenlijke standaarden en systemen loopt in elk geval gevaar. Uitwisseling van kennis en ervaring tussen informatiespecialisten en organisatiebrede samenhang in kaders kunnen echt het beste worden gegarandeerd binnen een eenheid die voor de hele organisatie (of zelfs voor meerdere organisaties) opereert.
Belangrijk is dan wel dat de informatie beheerder van de toekomst zich echt tot informatiebeheerder ontwikkelt en los komt van de huidige eenzijdige focus op documenten. Een document is feitelijk te beschouwen als een verzameling gegevens of data (dat is hetzelfde). Gegevens worden pas tot informatie wanneer ze voor de ontvanger door interpretatie betekenis krijgen. Dat kan gebeuren door ze binnen de samenhang van een document te presenteren, maar het kan ook gebeuren door ze in een andere samenhang of zelfs als losse bouwstenen aan te bieden. De informatiespecialist van de toekomst heeft oog voor deze diversiteit en gaat zich met gegevensbeheer in brede zin bezighouden. Bij sommige organisaties zien we al verregaande integratie tussen de traditionele DIV-eenheid en het taakonderdeel geo-informatie. Zo worden in bijvoorbeeld Breda en Amersfoort ideeën ontwikkeld om vorm te geven aan informatiebeheer vanuit de kaart. Op termijn zullen DMS-systemen koppelingen met basiskaarten krijgen. Zo zijn veel meer combinaties denkbaar. Documentbeheer ontwikkelt zich tot Gegevensbeheer. We gaan van Documentaire Informatie Voorziening (DIV) naar Informatie Voorziening (IV), maar eens te meer geldt hier het adagium Less is more.

De taken van de informatiebeheerder nieuwe stijl
Er is meer dan voldoende reden om aan te nemen dat er bestaansrecht voor ons vakgebied is. Juist in deze tijd waarin het volume van informatie voortdurend toeneemt, waarin de informatie langs steeds meer verschillende kanalen wordt verspreid, waarin het onderscheid tussen formele en informele informatie vervaagt en waarin de halfwaardetijd van informatie voortdurend afneemt, blijft er behoefte aan specialisten die de structuur en de rechtmatigheid van de eigen informatievoorziening bewaken en die anderen helpen bij het zoeken naar en het vinden van de juiste naald in de hooiberg. Het primair proces en ICT vragen om een partner die deze rol oppakt. Laten we stoppen met kniezen over ons bestaansrecht en de handschoen opnemen.
Voor DIV zijn als IV vanaf nu de volgende taken voorbestemd:

Het registreren (en wellicht scannen), distribueren en archiveren van analoge documenten. Digitaal is de nieuwe norm, maar de komende tijd zal er ook nog veel traditionele analoge post binnenkomen en worden verzonden.
Het bieden van kaders en structuur voor het beheer van gegevens. Steeds vaker gaat het daarbij om gegevensbeheer in brede zin en niet meer uitsluitend om het beheer van documenten. De integratie van geo-informatie en documentbeheer, zoals die hier en daar al wordt ingezet, is een stap in de goede richting.
Het uitvoeren van toezicht op de naleving van afspraken ten aanzien van verantwoord informatiebeheer en het geven van advies en instructie.
Het bieden van hulp bij het vinden van de juiste informatie. Dat kan door gecompliceerde zoekvragen op te lossen, maar bijvoorbeeld ook door het opzetten van een systeem van persoons- of taakgerichte kennisprofielen die ertoe moeten bijdragen dat relevante informatie zoveel mogelijk automatisch aan personen of taakvelden wordt aangeboden.

De IV’er van de toekomst is meer proactief dan de traditionele DIV’er. Hij of zij is meer een leider dan een volger. Het opleidingsniveau is hoger.² De accenten verschuiven, maar het zelfstandig gepositioneerde taakveld blijft. Aan de slag dus.

ru.veltmeijer@planet.nl, Ruud Veltmeijer is directeur/eigenaar van bureau Ruud Veltmeijer Interim Management en Advies.

¹ iOverheid, Rapportage 86 van de WRR (Den Haag/Amsterdam, maart 2011) pag. 11.
² Zie voor een opsomming van de eigenschappen van de informatieprofessional versus de traditionele DIV’er: Sven Blom en Tineke IJtsma, ‘De DIV’er: een verloren beroep’, in Proces & Document 2 (juni 2011), pag. 38 en 39.