5 oktober 2016

Het einde van de medewerker DIV

image for Het einde van de medewerker DIV image

In sommige organisaties had je nog onderscheid in medewerker A en B, of 1 en 2, maar los van de concrete benaming lijkt er nu echt een kentering te komen. Na de koffiejuffrouw en de medewerker Typekamer verdwijnt weer een ambtelijk beroep. Het zal zeker anders worden, maar de kerntaak van archiveren zal blijven. Zoals we ook nu nog steeds koffie drinken of er brieven uitgeschreven worden.

In sommige organisaties had je nog onderscheid in medewerker A en B, of 1 en 2, maar los van de concrete benaming lijkt er nu echt een kentering te komen. Na de koffiejuffrouw en de medewerker Typekamer verdwijnt weer een ambtelijk beroep. Het zal zeker anders worden, maar de kerntaak van archiveren zal blijven. Zoals we ook nu nog steeds koffie drinken of er brieven uitgeschreven worden.

Tendens
‘Informatie op orde’, ‘Orde op zaken, zaken op orde’, ‘De moderne informatiehuishouding van de digitale overheid’ en ‘Archivering van elektronische post’. Het zijn voorbeelden van publicaties die afgelopen twintig jaar zijn verschenen en zich alle richten op een en dezelfde tendens: meer en meer zullen processen digitaal gaan verlopen en op welke wijze gaan we daar grip op krijgen?
Programma’s als ‘De Andere Overheid’, het NUP en administratieve lastenverlichting stimuleerden deze andere wijze van dienstverlening en in de praktijk blijkt die veelal weerbarstiger te zijn dan in de theorie. Op alle onderdelen binnen de overheidsorganisaties moest en moet ook nog veelal op een andere wijze vormgegeven worden aan de werkprocessen.

Ook op het terrein van DIV viel er een wereld te winnen. Er kwam meer aandacht voor het sturen op kwaliteit, er kwamen trainees met een reguliere hbo-opleiding het vakgebied opschudden, een medewerker die ‘niet meer voldeed’ ging niet meer automatisch naar ‘het archief’ en stap voor stap werden ervaringen opgedaan met het invoeren van documentmanagementsystemen en zaaksystemen. Iedere organisatie maakte hierbij zijn eigen keuzes en bepaalde zijn eigen tempo. Bij de meeste organisaties zijn de papieren archiefachterstanden ondertussen aan het slinken, waarmee ook de traditionele medewerker DIV als dossiervormer aan het verdwijnen is. Maar wat komt er dan voor terug?

Welke functies hebben toekomst?
Medewerkers werken meer en meer flexibel en maken gebruik van diverse softwareapplicaties. Voor je het weet ontstaat er een digitale chaos, die vergelijkbaar is met de oude papieren achterstanden. Van belang is daarom dat je het (functioneel) beheer professioneel inricht. Welke applicaties worden intern gebruikt? In welke applicaties worden welke data/documenten opgeslagen? Hoe zorg je ervoor dat je organiseert dat de data op een verantwoorde wijze worden beheerd en vernietigd?
Naast reguliere functioneel beheertaken zoals het afhandelen van eerstelijns- en tweedelijnsmeldingen, is het van belang om actief te monitoren op de kwaliteit van data en het beschikbaar stellen van managementrapportages.

Om applicaties zo optimaal te laten gebruiken is het goed om gebruikersondersteuning te organiseren en op een laagdrempelige wijze tips en trucs te geven over het gebruik van systemen. Hoe gebruiksvriendelijk deze systemen ook worden verkocht, niet iedere medewerker weet hoe ermee omgegaan moet worden. Laat staan dat we ons allemaal houden aan intern gemaakte afspraken. Wat dat laatste betreft is het zinvol om kwaliteitscontroles te houden op afgesloten zaken of processen. De eerste stap hierbij is om met de proceseigenaar afspraken te maken over risicovolle en risicoloze processen, en ten aanzien van de risicovolle processen helder te definiëren wat de eisen zijn bij een afgesloten zaak/proces. Vergeet ook niet om te controleren op digitale processen die al veel te lang niet afgesloten zijn!

In lijn met de Business Information Services Library (BISL) zijn bovenstaande taken alle functioneelbeheertaken, die in een of meerdere verschillende functies terug kunnen komen. Een van de functies die hierbij ontstaan, is die van informatie-architect. Een medewerker die het applicatielandschap bewaakt, ontwikkelt en het overzicht houdt in de relaties tussen systemen en de hierbij behorende releases. Juist doordat het IT-landschap steeds complexer wordt, is het van belang om dit overzicht te bewaken en inzichtelijk te hebben waar er onderlinge afhankelijkheden zijn. Afhankelijk van de grootte van de organisatie heb je een of meerdere architecten nodig.

Procesverbetering
Een andere functie die toekomst heeft is een medewerker die zich bezighoudt met het faciliteren om werkprocessen te verbeteren.
De vraag is waar deze functie exact belegd wordt, maar binnen iedere organisatie zou er behoefte moeten zijn aan een functie die stimuleert dat beschikbare ICT-hulpmiddelen actiever worden ingezet en dat processen geregeld tegen het licht worden gehouden en verder worden geoptimaliseerd. Dit betekent niet de ‘papieren werkelijkheid’ een-opeen vervangen door een ‘digitale werkelijkheid’, maar echt anders aankijken tegen processen.
Op deze wijze kun je de digitale dienstverlening in een verhoogd tempo vormgeven en onnodige processen (of processtappen) wegorganiseren. Dit vraagt wel om met een gezonde afstand naar het werk te kunnen kijken.

Op het moment dat procesverbeteringen tot ‘grootschalige wijzigingen’ leiden, komt eerder de rol van een project leider om de hoek kijken. In alle organisaties zijn de eisen anders voor wat onder een ‘project’ wordt verstaan. Bij de ene organisatie is de investering van minimaal veertig uur een project en bij de ander na tachtig uur of een bepaalde financiële investering.
De kern blijft om een goede businesscase op te stellen en uiteindelijk binnen de gestelde termijn met de beschikbare middelen resultaat te behalen. Een onderdeel hiervan is natuurlijk ook een zorgvuldige overdracht naar de beheersorganisatie. Zo is het van belang om bij nieuwe applicaties ook in de projectfase hier aandacht aan te schenken. En als in de businesscase aangegeven is dat een van de baten een bepaalde financiële besparing is, zorg dan dat deze ook daadwerkelijk geëffectueerd wordt.

Informatiebeheer
Een taak die in de digitale werkomgeving duidelijk blijft bestaan, betreft de werkzaamheden rondom ‘recordmanagement’. Ten behoeve van het informatiebeheer is het nodig dat er kaders beheerd worden, dat er een handboek vervanging onderhouden wordt en dat je kwaliteitssysteem voor informatiebeheer op orde is.
Dit klinkt haast vanzelfsprekend, maar het zijn soms taaie klussen die geklaard moeten worden om uiteindelijk je ‘semi-statisch’ archief (zowel papier als digitaal) te beheren. Gerelateerde werkzaamheden hierbij zijn het vernietigen van de dossiers/documenten, informatie verstrekken uit de bestanden en de overdracht aan een archiefinstelling.

SOD NEXT
In lijn met de ontwikkelingen binnen de ‘DIV- wereld’ zie je dat SOD Opleidingen de afgelopen jaren moeite had om het hoofd boven water te houden. Op 28 juni 2016 heeft de rechtbank van Rotterdam het faillissement uitgesproken van Soeos16 B.V., voorheen mede handelende onder de naam SOD Opleidingen bv.
Soeos16 B.V. had een samenwerkingsovereenkomst met Stichting SOD Opleidingen op basis waarvan Soeos16 B.V. opleidingen mocht verzorgen op het gebied van informatiemanagement. Voor de opleidingen op zich is er niets aan de hand. De reguliere SOD-opleidingen worden onder gebracht bij GO Opleidingen. De vraag is wel hoe lang de reguliere SOD I-opleiding nog op de markt rendabel is. De hbo-bachelor-opleiding ‘Management van Documentaire Informatievoorziening’ (HDMI) is ondertussen al een stille dood gestorven. Het afgelopen jaar is er geen nieuwe groep meer gestart en de accreditatie loopt in 2017 af. In de afgelopen jaren zijn meer dan 100 studenten hbo-geschoold op het vakgebied, en het is jammer dat deze opleiding het komend jaar wordt beëindigd. 

 

Postregistratie
Een laatste taak die niet meteen verdwijnt, maar wel veelal anders wordt georganiseerd, betreft de ‘postregistratie’ en het ‘scannen’. Het aantal fysieke poststukken neemt af, waardoor ook langzaam de behoefte af neemt van een ‘scanstraat’. Wel is het van belang om aandacht te hebben voor de kwaliteit van registratie van berichten. De beweging hierbij is veelal dat alle registraties van inkomende meldingen/ document e n plaatsvinden bij een KCC (klantcontactcentrum/ afdeling dienstverlening). Door uiteindelijk de koppeling te maken met ‘mijn overheid’ wordt het nog belangrijker dat de registratie correct is en voor eenieder te begrijpen is. Als veel data worden geregistreerd via webformulieren betekent dit wel een afname in registratiewerkzaamheden, maar blijft de functie met betrekking tot kwaliteitsbewaking van belang.

Overall zie je duidelijk dat de traditionele medewerker DIV aan het verdwijnen is, maar dat de kern van de functie allerminst verdwijnt. Het is voor veel organisaties een uitdaging hier vorm aan te geven.

Vereniging SOD
De Vereniging SOD maakt de laatste jaren geen actieve indruk meer en onlangs is op de ledenvergadering van de SOD van 9 juni jl. besloten dat de Vereniging SOD, evenals de Ngi-NGN, opgaat in de KNVI. Sinds het opheffen van de regiostructuur ca. vijf jaar geleden is de binding tussen de leden, die veelal op regionaal niveau contacten onderhielden, minder geworden. Ook het aantal regionale activiteiten nam af, doordat het aantal actieve leden sterk aanafnam. Zo kwamen bijvoorbeeld op de ledenvergadering van november 2015 slechts een tiental leden naar het overleg, wat helaas de norm is geworden.
Het samengaan van Ngi-NGN, SOD en KNVI is geen fusie van rechtspersonen, maar krijgt vorm doordat alle leden van Ngi-NGN en SOD lid worden van de KNVI, waarna de verenigingen Ngi-NGN en SOD zich opheffen. Hiermee komt er een einde aan een lange geschiedenis van de Vereniging SOD. Het biedt echter wel weer volop nieuwe kansen. Zo kennen de KNVI en Ngi-NGN een regiostructuur, waar de SOD op aan kan sluiten. In die zin komt het regionale karakter weer terug en kun je als lid direct betrokken zijn bij bijeenkomsten die in de regio’s worden georganiseerd. De huidige voorzitter van de SOD, Gert Zwagerman, koestert de stille hoop dat dit leden zal enthousiasmeren om actief te worden in het nieuwe verenigingsverband. Ook bestaat de mogelijkheid dat er binnen de KNVI afdelingen of special interest groups (SIG’s) ontstaan rond documentaire informatie.
Gert Zwagerman stelt “… dat ‘documentaire informatie’ (…) niet de focus van onze bloedgroep zou moeten zijn, maar veel meer de beheersaspecten van alle vormen van informatie in het razendsnel veranderende informatielandschap. Denk alleen al aan het Generieke Digitale Stelsel van de rijksoverheid (basisregistraties, de e-faciliteiten et cetera), de verantwoordelijkheidsvraagstukken daaromheen, de aansluiting op de bronadministraties en het Digitale Stelsel Omgevingswet. Dit alles vraagt erom vanuit een nieuw elan vraagstukken op te pakken, met de enorme kennis en ervaring die ‘wij’ als vakgenoten hebben.” 

Vakblad Od
Het vaktijdschrift Od beleeft zijn 70e jaargang en is eigendom van de Vereniging SOD. Met het opgaan van de Vereniging SOD in de KNVI is afgesproken dat de drie verenigingsbladen in 2017 nog naast elkaar bestaan. Het zou natuurlijk vreemd zijn als na 2017 voor één vereniging ook nog drie bladen blijven bestaan. De kans is dan ook groot dat er één of twee gaan verdwijnen.
Wat Od betreft is er de afgelopen jaren een dalende trend te zien. Het vakblad komt in een lagere frequentie uit per jaar, het aantal advertenties loopt terug en ook het aantal pagina’s per nummer wordt minder. In de ledenvergadering van 2015 gaf de penningmeester al aan dat de opbrengsten teruglopen naar nihil en er een exploitatietekort plaats zal vinden. Dat is ook de reden dat in 2016 gesprekken gevoerd worden met de Sdu over de toekomst van het blad, waarbij gekeken wordt naar een mogelijke integratie met andere vakbladen. 

 

jeroen@jonkersenko.nl, Jeroen Jonkers is zelfstandig adviseur/interim-manager.