1 juli 2020

Hoe Content Strategy de magie van digitaliseren onthulde

image for Hoe Content Strategy de magie van digitaliseren onthulde image

In de Caballero Fabriek in Den haag begeleidde magician Jan Reinder eind 2019 een middag over digitaliseringsprojecten, die georganiseerd is door Content Strategy. Centraal stond de vraag: wat maakt een digitaliseringsproject succesvol? Welke ingrediënten komen samen, hoe kijkt de opdrachtgever aan tegen het project en welke aanpak werkt? 

De adviseurs van Content Strategy gaven samen met hun opdrachtgevers een inkijkje in de magie van succesvolle digitaliseringsprojecten. In dit artikel lees je de highlights van deze middag. 

In de Caballero Fabriek in Den haag begeleidde magician Jan Reinder eind 2019 een middag over digitaliseringsprojecten, die georganiseerd is door Content Strategy. Centraal stond de vraag: wat maakt een digitaliseringsproject succesvol? Welke ingrediënten komen samen, hoe kijkt de opdrachtgever aan tegen het project en welke aanpak werkt? 

De adviseurs van Content Strategy gaven samen met hun opdrachtgevers een inkijkje in de magie van succesvolle digitaliseringsprojecten. In dit artikel lees je de highlights van deze middag. 

Door Miranda Keijzer en Jerry van Ekeren

5 succesvolle digitaliseringsprojecten

Er zijn tijdens dit event 5 digitaliseringsprojecten bij overheidsorganisaties uitgelicht. De opdrachtgever gaf een beeld van de uitdaging waar hij voor stond, waardoor een helder en vaak herkenbaar beeld ontstond voor de deelnemers. Vervolgens gaf de adviseur van Content Strategy een toelichting op de best practice die we hebben toegepast om deze uitdaging op te lossen. Daarbij kwamen zowel aanpak, geleerde lessen en behaalde resultaten aan de orde. 

1.     Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) heeft de informatievoorziening voor ondernemers aanzienlijk verbeterd, terwijl de beheerkosten gedaald zijn. Hoe verbeter je op efficiënte wijze de kwaliteit van je webcontent? 

“Betrouwbare en consistente landeninformatie gerealiseerd samen mét, ván en vóór de (Rijks)overheid.”

Er is gestart met het opstellen van een kwalitatieve en een kwantitatieve business case, waarna het project een prototype heeft gemaakt, het Informatiehuis 1.0. Hierin stond standaardisatie en uitwisseling van informatie centraal. Vervolgens is gezocht naar een manier waarop landeninformatie toekomstbestendig uitgewisseld kan worden. Het onderzoek naar de oplossing is samen met Het Kadaster gedaan. De oplossing is gevonden in het concept linked-open-data, een nieuwe, data-gedreven wijze van beantwoorden van vragen van ondernemers. Door stapsgewijs en in nauwe samenwerking met alle betrokken partijen te zoeken naar een werkbare oplossing is een Informatiehuis 2.0 gerealiseerd, dat voldoet aan de verwachtingen en de eisen van de betrokkenen.​Voor RVO.nl heeft dit geresulteerd in lagere kosten voor het beheer van informatie op de website en de app.​ 

2.     Toen wettelijk bepaald werd dat het mogelijk moest zijn om digitaal te kunnen procederen heeft De Hoge Raad der Nederlanden haar digitale dienstverlening op indrukwekkende wijze vormgegeven. Wat is het geheim van dit succes?  

“Zowel medewerkers bij de Hoge Raad als advocaten zijn tevreden over de werking van het portaal voor digitaal procederen. Advocaten spreken zich lovend uit over de wijze waarop zij betrokken zijn en nog altijd worden in de doorontwikkeling. Zij zien in hoe zich dat vertaald (heeft) in een oplossing die aansluit op hun praktijk”.

Er is gekozen voor een faciliterende aanpak waarbij het projectteam zorgvuldig is samengesteld. Onder leiding van business consultants zijn medewerkers van alle betrokken afdelingen en ontwikkelaars aan het werk gegaan. Dit zorgde voor veel betrokkenheid bij de keuzes die gemaakt zijn. Ook externe groepen, zoals advocaten, zijn intensief betrokken in het maken van keuzes voor de inrichting van het portaal. Dit nam twijfels en zorgen voor een groot deel weg en leverde ook een zinvolle bijdrage aan de ontwikkeling van het webportaal.  

Na het invoeren van verplicht digitaal procederen in civiele vorderingszaken is het portaal doorontwikkeld en is het inmiddels mogelijk om op vrijwillige basis in strafzaken digitaal te procederen. Minister Sander Dekker opende het portaal voor strafzaken op 18 december 2018. Op dit moment bereidt de Hoge Raad zich voor op het digitaal procederen in belastingzaken, waarin ook burgers en rechtspersonen digitaal gaan procederen. 

3.     Het Stadsarchief Amsterdam wil de toenemende volumes aan digitale informatie van de stad duurzaam toegankelijk bewaren en beheren. Ook wil het in de toekomst een brede digitale dienstverlening naar de inwoner en medewerker van de gemeente Amsterdam kunnen garanderen. Maar de huidige digitale infrastructuur voldoet niet meer. Hoe zorg je ervoor dat je de juiste partner voor zo’n digitaal avontuur vindt? 

“Er bestaat geen gouden recept voor vervanging van de infrastructuur. Het werken met zowel open vragen in gunningscriteria als eisen in het PvE heeft geleid tot aanbiedingen waarin de deelnemende leveranciers op creatieve wijzing invulling gaven aan innovatieve vraagstukken.”

Om te komen tot een goede vervanging van de huidige infrastructuur heeft het Stadsarchief, na een uitgebreide analysefase, de gewenste technische specificaties beschreven maar daarbij ook vastgehouden aan een aantal zaken uit de huidige situatie, zoals de inkoopstrategie (Best of Breed), de regierol (bij het Stadsarchief) en de digitale dienstverlening aan de burger.

In een vroeg stadium is een expertteam gevormd voor het opstellen van het programma van eisen, het opstellen van de gunningscriteria en het beantwoorden van de vragen in de nota’s van inlichtingen en bij de beoordeling van de inschrijvingen. Tijdens het gehele traject is nauw samengewerkt met de inkoopafdeling en is op 2 september 2019 het contract met de leverancier getekend. Dit is toevallig dezelfde leverancier voor alle drie de percelen geworden. Dit doet echter niets af aan het selecteren van best of breed voor ieder van de drie omgevingen van de nieuwe infrastructuur, omdat de drie percelen los van elkaar zijn beoordeeld. 

4.     Het DMS is er, de beheerorganisatie is er. Toch is het moeilijk om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Het Ministerie van Justitie & Veiligheid heeft een creatieve aanpak ontwikkeld: de i-Wasstraat. 

“De uitkomsten van deze scan zijn de basis van het daaropvolgende verbetertraject. Dit gaat uit van kortdurende en behapbare verbeteracties, die feitelijk het startpunt zijn van een continue verbetercyclus.”

Binnen het Bestuursdepartement is een programma opgezet ter verbetering van de informatiehuishouding: ‘Samen Digitaal’. Vanuit dit programma worden de organisatieonderdelen ondersteund bij de verbetering van hun informatiehuishouding. Een van de diensten binnen het programma Samen Digitaal is de i-Wasstraat.​
Het doorlopen van de i-Wasstraat draagt bij aan het structureel verbeteren van het i-bewustzijn, de i-vaardigheid en de i-discipline binnen de organisatie. Vooral op het vlak van bewustwording en draagvlak voor verbeteracties zien wij een positieve ontwikkeling. ​
Door periodiek bij directies de i-Wasstraat te doorlopen wordt gewerkt aan de organisatie brede ontwikkeling van het informatiekundige volwassenheidsniveau. Ook levert het de mogelijkheid om hierover integraal te rapporteren. 

Lees hier meer informatie over de i-wasstraat:

5.     Waarom zou je paspoort niet digitaal kunnen zijn? De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens ontwikkelt uw digitale identiteit!  

Binnen de overheid wordt gewerkt aan de ontwikkeling van middelen die de elektronische dienstverlening faciliteren. Een van deze ontwikkelingen is het project vID van de RvIG. Doel van dit project is het onderzoeken van de haalbaarheid van een virtuele versie van de Nederlandse identiteitskaart en paspoort.

Het innovatieve onderzoeksproject wordt vormgegeven rondom een pilot bij twee gemeenten. Door deze opzet worden vele facetten geraakt (wetgeving, beleid, maatschappelijke business case, communicatie, techniek, privacy, security etc.) en zijn er meerdere organisaties aangehaakt, zoals de NVVB, VNG en diverse leveranciers. De adviseur van CS heeft het project zo ingericht dat er 7 afgebakende werkpakketten zijn gedefinieerd met duidelijk op te leveren projectresultaten per werkpakket. Op deze wijze kunnen projectmedewerkers en leveranciers zoveel als mogelijk autonoom werken aan het opleveren van hun projectresultaten. ​

Daarnaast zijn de stakeholders vanaf de start van het project betrokken en zijn gedurende het project steeds nauwer betrokken bij het realiseren van de projectresultaten. ​

Het resultaat bestaat uit 7 adviesrapporten, die per facet van het onderzoek antwoord geven op de vraag of de vID haalbaar is en wat dan de concrete invulling hiervoor zou moeten zijn. De rapporten zijn voor oplevering gereviseerd door de betreffende stakeholders, waardoor er draagvlak is voor een vervolgfase om de voorbereiding van de implementatie van de vID te starten. 

Lees hier meer informatie over de vID 

Rode draad

Het is interessant om te kijken wat deze projecten met elkaar gemeen hebben. Natuurlijk gaan ze allemaal over digitalisering, maar elk in een andere vorm, met een andere uitdaging en bij een andere organisatie. Toch is er een rode draad te herkennen, die iets van de magie onthult. 

In alle gepresenteerde projecten is sprake van een stapsgewijze aanpak​. Dit klinkt als een open deur, maar waar het hier vooral om gaat is het project op te delen in overzichtelijke, haalbare en waar mogelijk op thema ingerichte projectonderdelen. Hiermee wordt de complexiteit gereduceerd, ontstaat er overzicht en kunnen de organisatie en de stakeholders makkelijker worden meegenomen in het traject.

Maak veranderingen niet groter dan nodig. Wanneer er gewerkt wordt aan nieuwe digitale initiatieven worden vaak luchtkastelen gebouwd die gedurende het project verre van haalbaar blijken te zijn. Of dit dan ligt aan het feit dat ICT-projecten bij de overheid sowieso zelden slagen en de reden hiervan in de complexiteit van de IT ligt is de vraag.

Beperk veranderingen tot waar ze noodzakelijk zijn om de bestaande situatie aan te passen, zonder andere doelstellingen zoals optimalisatie van processen of verandering van de organisatie. Dit resulteert in draagvlak bij de interne organisatie en duidelijkheid voor de leverancier. 

Start bij voorkeur met de realisatie van minimaal benodigde functionaliteit die écht goed werkt. Hiermee wordt draagvlak gecreëerd en kan vervolgens functionaliteit worden toegevoegd op basis van de behoefte van de stakeholders.

Digitalisering is vooral een traject dat in samenwerking met alle betrokken partijen gerealiseerd moet worden. ​ ​Stakeholdermanagement wordt in projecten er vaak “even bij gedaan” terwijl het vroegtijdig informeren en betrekken van (zowel interne als externe) stakeholders ervoor zorgt dat de oplevering van het resultaat voldoet aan de verwachtingen en er voldoende acceptatie is.

Daarbij kan een succesvol digitaliseringsproject bijdragen aan de acceptatie van andere digitaliseringsprojecten in de organisatie. Een project is vaak onderdeel van een meerjarig traject van digitale transformatie bij een organisatie en staat daarmee niet geheel op zichzelf. Zowel positieve als negatieve ervaringen van afgeronde projecten kunnen nog lang van invloed zijn op acceptatie van nieuw te starten initiatieven.      

Digitaliseringsprojecten vragen om deskundige projectmanagers die deze drie succesfactoren weten toe te passen op elke situatie. Om dit te kunnen doen heb je als projectmanager ervaring nodig met projectmanagement methodieken, gecombineerd met kennis van digitalisering én de vaardigheden om een verandering in samenwerking met de projectomgeving te realiseren. Content Strategy investeert continu in het op niveau houden van deze skillset, bijvoorbeeld door alle adviseurs te laten certificeren op projectmanagementvaardigheden door IPMA.

Hulp van buitenaf

Jan Reinder sloot de dag af door de deelnemers op magische wijze helder te maken dat “ergens dicht op zitten” niet altijd de beste oplossing is. Hij liet de deelnemers op het podium ervaren dat je soms te dicht op een probleem zit om te kunnen zien wat er gebeurt. Voor het publiek, op enige afstand van de situatie, was glashelder wat er gaande was. Hulp van buitenaf (intern of extern) is vaak een eerste stap om uit de verwarring te komen en te kunnen starten met het inzichtelijk maken van de uitdaging en te komen tot een succesvolle aanpak.  

Deelnemers zochten elkaar aan het einde van de middag nog even op, onder het genot van een hapje en een drankje. Daar sprak men veel over de gepresenteerde projecten en de opgedane lessen. Ook de psychologische trucs van Jan Reinder bleven intrigeren; zouden deze kunnen helpen om ieders eigen projecten tot succesvolle resultaten te brengen?

*Over Content Strategy

Content Strategie is een informatie-adviesbureau en heeft haar thuisbasis in de Caballero Fabriek. Content Strategy is betrokken bij tal van projecten bij de Rijksoverheid, Provincies en gemeenten die erop gericht zijn om informatie op het juiste moment beschikbaar te hebben. De adviseurs van Content Strategy hebben expertise op het gebied van Duurzame toegankelijkheid & Archiving by Design, Digitale transformatie en Digitale dienstverlening & Contentstrategie.

Vakinhoudelijk of in de complexiteit van deze projecten zitten vaak veel raakvlakken met wat in projecten voor andere opdrachtgevers wordt gedaan.

Content Strategy deelt de best practices die de adviseurs ontwikkelen via evenementen op www.contentstrategy.nl.