Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) geeft een kijkje in de keuken van Noorwegen, om te kijken hoe dat land chatberichten archiveert. Wat houdt de Noorse werkwijze in en is het gras daar daadwerkelijk zoveel groener?
Kamerlid Dassen (Volt) veronderstelt dat telefoons in Noorwegen wekelijks automatisch worden uitgelezen, waarna archivering plaatsvindt. Dit zou voor Nederland ook een oplossing kunnen bieden en daarom deed de Nederlandse overheid navraag bij het Arkiv Verket (Nationaal Archief) van Noorwegen hoe het archiveren van sms- en chatberichten hier wordt uitgevoerd. Hieruit bleek dat het archiveren in Noorwegen op dit moment handmatig gebeurt en dat er duidelijke werkafspraken hierover zijn gemaakt. In onderstaande stappen staan deze afspraken uitgelegd.
- De minister/bewindspersoon gaat na of de ontvangen informatie moet worden opgeslagen. Dit wordt bepaald aan de hand van afspraken rondom archivering en de geldende wet- en regelgeving. Als informatie niet gerelateerd is aan de werkzaamheden van het ministerie of de overheid is archivering bij het ministerie niet nodig.
- Als de informatie moet worden gearchiveerd dan moet de minister/bewindspersoon zelf zorgdragen dat dit gebeurt volgens de methoden die gelden van het betreffende ministerie. De methodes en routines kunnen per ministerie verschillen doordat deze verschillende systemen in gebruik hebben.
- Het archiveren wordt veelal gedaan door de minister/bewindspersoon zelf of door iemand waaraan ze hun telefoon tijdelijk afstaan door middel van het maken van screenshots van de te archiveren informatie, het registreren en het opslaan in het contentmanagement systeem van het betreffende ministerie.
De werkwijze is dus niet geautomatiseerd, maar wordt handmatig uitgevoerd en komt grotendeels overeen met de werkwijze in Nederland. Er wordt geen 4-ogen principe toegepast. De Nederlandse en Noorse archiefdiensten hebben afgesproken om samen te blijven praten over de uitdagingen die het archiveren van sms- en chatberichten met zich meebrengt en de ontwikkelingen in beide landen op dit vlak.
Ondanks dat het wekelijks automatisch uitlezen van telefoons (nog) niet in Noorwegen wordt gebruikt, kan het wel een potentieel scenario zijn voor onze toekomstige werkwijze.
